Condiții de utilizare

1. Părțile contractului

Aceste condiții reprezintă un contract între Tymofii Shevchenko (trabalhador independente, NIF 309697107, R. Tenente Coronel Jorge Vargas Mogo 3DT, 8375-129 São Bartolomeu de Messines (Silves, Faro), Portugal; „noi”) și organizația sau specialistul care își înregistrează clinica în serviciul Odonto Flow („clinica”, „dumneavoastră”).

Prin înregistrarea unei clinici sau prin utilizarea serviciului, acceptați aceste condiții, politica de confidențialitate și acordul de prelucrare a datelor, care face parte din aceste condiții. Persoana care înregistrează clinica confirmă că are dreptul să acționeze în numele acesteia.

Serviciul este destinat exclusiv profesioniștilor. Este destinat cabinetelor și clinicilor stomatologice și medicilor dentiști în activitatea lor profesională, nu consumatorilor. Utilizatorul trebuie să aibă cel puțin 16 ani.

2. Ce este serviciul

Odonto Flow este un CRM în cloud pentru stomatologie: fișe de pacienți cu schemă dentară și fișiere, vizite și calendar, personal cu roluri, remindere pentru pacienți pe WhatsApp. Funcționează în browser și în aplicațiile pentru iOS și Android.

Serviciul nu include: încasarea plăților de la pacienți, programarea online și accesul pacienților la propriile fișe. Funcționalitățile se pot schimba: dezvoltăm serviciul și putem modifica sau elimina funcții, fără a reduce în mod semnificativ ceea ce ați plătit deja.

3. Conturi

Utilizatorul se înregistrează cu e-mail și parolă și confirmă e-mailul. Un utilizator poate face parte din mai multe clinici.
O clinică are trei roluri: proprietar (totul, inclusiv abonamentul), administrator (totul, cu excepția ștergerii clinicii; abonamentul — dacă proprietarul permite), medic (propriile vizite și vizitele fără medic, pacienții clinicii). Personalul este invitat de proprietar sau de un administrator.
Răspundeți pentru cine invitați, ce roluri atribuiți și ce fac aceștia în contul clinicii, precum și pentru păstrarea în siguranță a parolelor. Dacă bănuiți un acces neautorizat, scrieți la support@odontoflow.io.

4. Perioada de probă

O clinică nouă primește 14 zile de probă cu toate funcționalitățile — gratuit și fără card. După încheierea lor, contul se închide până la încheierea unui abonament; datele sunt păstrate (secțiunea 7).

5. Abonament, prețuri și plată

Plan	Preț	Perioadă
Lunar	25 €	1 lună
Anual	250 €	12 luni

Prețurile sunt afișate fără TVA. TVA-ul țării dumneavoastră se adaugă la plată; pentru companiile cu un cod de TVA UE valabil se aplică taxarea inversă (reverse charge). Abonamentul se plătește per clinică; numărul de medici, angajați și pacienți este nelimitat.

Vânzătorul este Paddle. Comenzile sunt procesate de revânzătorul nostru online Paddle.com Market Ltd. Paddle este vânzătorul (Merchant of Record) pentru toate comenzile: încasează plata, emite facturile, calculează taxele și gestionează rambursările și întrebările legate de plăți. În original: „Our order process is conducted by our online reseller Paddle.com. Paddle.com is the Merchant of Record for all our orders. Paddle provides all customer service inquiries and handles returns.” Când plătiți, acceptați și condițiile Paddle pentru cumpărători.
Reînnoire automată. Abonamentul se reînnoiește automat pentru aceeași perioadă și se debitează de pe metoda de plată salvată în Paddle, până când îl anulați.
Schimbarea planului (lunar ↔ anual) intră în vigoare imediat, cu recalculare: diferența pentru restul perioadei se plătește suplimentar sau se creditează.
Debitare eșuată. Paddle reîncearcă timp de câteva zile; accesul rămâne până la sfârșitul perioadei deja plătite. Dacă plata nu reușește, contul se închide (secțiunea 7).
Modificările de preț se aplică perioadelor următoare: îl vom anunța pe proprietar prin e-mail cu cel puțin 30 de zile înainte. Dacă nu sunteți de acord, anulați abonamentul înainte de reînnoire.

6. Anularea abonamentului

Puteți anula abonamentul oricând din „Setări → Abonament” (gestionare prin portalul Paddle). Anularea intră în vigoare la sfârșitul perioadei plătite: până la acea dată contul funcționează, apoi nu se mai reînnoiește. Până la sfârșitul perioadei, puteți renunța la anulare cu butonul „Reia”. Rambursările — conform politicii de rambursare.

7. Încetarea accesului și datele

La încheierea perioadei de probă sau a abonamentului, contul se închide complet (nu există mod „doar citire”); rămâne deschisă doar pagina abonamentului. Mesajele programate către pacienți nu se trimit.
Datele clinicii se păstrează 12 luni după încetarea accesului. Dacă plătiți, totul revine ca înainte. Înainte de ștergere, proprietarul primește remindere (cu 30 și 7 zile înainte).
După 12 luni, datele clinicii se șterg complet: pacienți, vizite, mesaje, fișiere, jurnalul de acțiuni, conexiunea WhatsApp. Ele pot fi șterse mai devreme la cererea proprietarului.
Exportul datelor. Proprietarul clinicii poate exporta toate datele clinicii — cât timp abonamentul este activ și timp de 12 luni după încheierea lui (din pagina abonamentului): pacienți, vizite, schemă dentară, proceduri și mesaje în tabele CSV, fișierele pacienților într-o arhivă. Dacă exportul nu este disponibil în cont, scrieți echipei de asistență — îl pregătim în termen de 30 de zile.
În plus, fișa unui singur pacient poate fi tipărită sau salvată integral în PDF.

8. Datele clinicii și ale pacienților

Datele pe care clinica le introduce în serviciu aparțin clinicii. Pentru datele pacienților, clinica este operatorul, iar noi suntem persoana împuternicită de operator (art. 28 RGPD); condițiile sunt în acordul de prelucrare a datelor.
Clinica răspunde pentru legalitatea prelucrării datelor pacienților: temeiul juridic, informarea pacienților, secretul medical și termenele de păstrare a documentației medicale conform legilor țării sale.
Mesajele WhatsApp pot fi trimise numai pacienților care și-au dat consimțământul; marcarea consimțământului în fișă este obligația clinicii. Fără această marcare, serviciul nu trimite mesaje.
Nu folosim datele clinicii și ale pacienților în scopuri proprii, nu le vindem și nu afișăm reclame.

9. WhatsApp

Reminderele pe WhatsApp sunt o funcție suplimentară: serviciul funcționează și fără ea. Clinica decide dacă conectează sau nu un număr.
Mesajele se trimit de pe numărul de WhatsApp al clinicii, pe care aceasta îl conectează prin cod QR sau prin codul numărului. Contul de WhatsApp aparține clinicii, iar relația cu WhatsApp există între clinică și Meta: clinica acceptă condițiile WhatsApp și le respectă.
Cum funcționează conexiunea. Serviciul se conectează la contul clinicii ca dispozitiv asociat (la fel ca WhatsApp Web), prin software terț. Nu este platforma oficială WhatsApp Business (Cloud API), iar Meta nu acceptă această metodă. Regulile WhatsApp restricționează clienții neoficiali și automatizați, de aceea WhatsApp poate oricând restricționa sau bloca numărul conectat — inclusiv fără vreo încălcare din partea clinicii.
Recomandăm conectarea unui număr de serviciu separat, nu a numărului personal al unui angajat, și trimiterea mesajelor doar pacienților care au acceptat să le primească.
Reducem riscul (formulări diferite ale șabloanelor, ore de trimitere, doar pacienți cu consimțământ marcat), dar nu îl putem elimina. Conectând un număr, clinica își asumă acest risc. Nu răspundem pentru restricționarea sau blocarea numărului, pierderea contului de WhatsApp sau a istoricului său, pentru mesajele care nu au ajuns sau au ajuns cu întârziere și nici pentru consecințele acestora.
Conținutul mesajelor, consimțământul pacienților și respectarea regulilor WhatsApp sunt responsabilitatea clinicii.
Dacă WhatsApp își schimbă regulile sau închide tehnic acest mod de conectare, putem suspenda sau întrerupe această funcție; restul serviciului va continua să funcționeze.

10. Utilizare acceptabilă

Este interzis: să folosiți serviciul pentru spam și trimiteri fără consimțământ; să introduceți date fără temei juridic; să încercați să accesați datele altora sau să ocoliți restricțiile; să încărcați serviciul cu cereri automate peste utilizarea normală; să revindeți accesul; să copiați sau să decompilați serviciul, cu excepția cazurilor permise de lege.

11. Disponibilitate și asistență

Ne străduim ca serviciul să funcționeze fără întreruperi, dar nu garantăm acest lucru: pot exista lucrări planificate (pe cât posibil în afara orelor de lucru și cu anunț) și defecțiuni la furnizori.
Copii de rezervă: zilnic, într-un spațiu de stocare separat în UE (nu pe același server).
Asistența se oferă prin e-mail la support@odontoflow.io în zilele lucrătoare, în limba engleză. De obicei răspundem în termen de 3 zile lucrătoare, dar termenul de răspuns și cel de remediere a erorilor nu sunt garantate.
Respectăm termenele stabilite de lege: cererile privind datele personale — în termen de o lună (politica de confidențialitate, secțiunea 8), notificarea unei încălcări a securității datelor — conform acordului de prelucrare a datelor, secțiunea 10.
Echipa de asistență intră în contul clinicii doar cu permisiunea dumneavoastră: proprietarul activează „Acces pentru asistență” în setări pentru 7 zile (îl poate dezactiva mai devreme). Fiecare intrare este înregistrată într-un jurnal pe care îl puteți vedea.

12. Drepturile asupra serviciului

Serviciul, codul, designul și marca sa ne aparțin. Abonamentul îi dă clinicii dreptul de a folosi serviciul pe durata abonamentului — și nimic mai mult. Putem folosi ideile și opiniile despre serviciu fără obligații față de dumneavoastră.

13. Răspundere

Serviciul este furnizat „ca atare”. Nu răspundem pentru deciziile medicale luate cu ajutorul lui, pentru conținutul datelor introduse de clinică și nici pentru defecțiunile serviciilor terțe (WhatsApp, sisteme de plată, e-mail, furnizori de internet).
Nu răspundem pentru beneficiul nerealizat și nici pentru prejudiciile indirecte. Răspunderea noastră totală în temeiul contractului este limitată la suma plătită de clinică în cele 12 luni dinaintea evenimentului.
Aceste limitări nu se aplică în caz de intenție sau culpă gravă și nici în alte cazuri în care legea le interzice.

14. Suspendare și încetare

Puteți înceta oricând să folosiți serviciul: anulați abonamentul și, dacă doriți, ștergeți datele clinicii (la cerere) și contul dumneavoastră (din profil).
Putem suspenda sau închide accesul unei clinici în cazul unei încălcări grave a acestor condiții, la cererea legii sau dacă serviciul este folosit în dauna altora. Dacă este posibil, vom avertiza dinainte și vom acorda timp pentru remedierea încălcării.

15. Aplicații mobile

Aplicațiile pentru iOS și Android sunt gratuite și oferă acces la contul clinicii cu același cont. Clinica se înregistrează și plătește pe site. Apple și Google nu sunt părți ale acestui contract și nu răspund pentru serviciu.

16. Modificarea condițiilor

Putem modifica aceste condiții. Vom anunța proprietarii clinicilor despre modificările importante prin e-mail și în aplicație cu cel puțin 30 de zile înainte. Dacă nu sunteți de acord, puteți anula abonamentul înainte ca modificările să intre în vigoare.

În prezent, serviciul este furnizat de o persoană fizică. Putem transfera acest contract unei companii pe care o vom înființa pentru serviciu sau unui alt furnizor care va continua serviciul în aceleași condiții. Vom anunța proprietarii clinicilor despre transfer prin e-mail cu cel puțin 30 de zile înainte și vom numi noul furnizor; datele dumneavoastră, abonamentul și perioada plătită se păstrează. Dacă nu sunteți de acord, puteți anula abonamentul și exporta datele înainte de transfer.

17. Legea aplicabilă și litigii

Acest contract este guvernat de legea din Portugalia. Litigiile care nu au putut fi soluționate pe cale amiabilă sunt soluționate de instanțele din Comarca de Faro (Portugalia).

18. Contact

Tymofii Shevchenko, R. Tenente Coronel Jorge Vargas Mogo 3DT, 8375-129 São Bartolomeu de Messines (Silves, Faro), Portugal, support@odontoflow.io.