Conditions d'utilisation

1. Qui conclut le contrat

Ces conditions constituent un contrat entre Tymofii Shevchenko (trabalhador independente, NIF 309697107, R. Tenente Coronel Jorge Vargas Mogo 3DT, 8375-129 São Bartolomeu de Messines (Silves, Faro), Portugal ; « nous ») et l’organisation ou le professionnel qui enregistre sa clinique dans le service Odonto Flow (« la clinique », « vous »).

En enregistrant une clinique ou en utilisant le service, vous acceptez ces conditions, la politique de confidentialité et l’accord de traitement des données, qui fait partie de ces conditions. La personne qui enregistre la clinique confirme qu’elle est habilitée à agir en son nom.

Le service est réservé aux professionnels. Il est destiné aux cabinets et cliniques dentaires et aux chirurgiens-dentistes dans leur activité professionnelle, et non aux consommateurs. L’utilisateur doit avoir au moins 16 ans.

2. Ce qu’est le service

Odonto Flow est un CRM en ligne pour la dentisterie : fiches patients avec schéma dentaire et fichiers, visites et agenda, équipe avec rôles, rappels WhatsApp aux patients. Il fonctionne dans le navigateur et dans les applications iOS et Android.

Le service ne comprend pas : l’encaissement des paiements des patients, la prise de rendez-vous en ligne, ni l’accès des patients à leurs fiches. Les fonctionnalités peuvent évoluer : nous développons le service et pouvons modifier ou retirer des fonctions, sans réduire de façon substantielle ce que vous avez déjà payé.

3. Comptes

L’utilisateur s’inscrit avec un e-mail et un mot de passe et confirme l’e-mail. Un utilisateur peut appartenir à plusieurs cliniques.
Une clinique comporte trois rôles : propriétaire (tout, y compris l’abonnement), administrateur (tout sauf la suppression de la clinique ; l’abonnement — si le propriétaire l’y autorise), médecin (ses visites et les visites sans médecin, les patients de la clinique). L’équipe est invitée par le propriétaire ou un administrateur.
Vous êtes responsable des personnes que vous invitez, des rôles que vous leur attribuez et de ce qu’elles font dans le compte de la clinique, ainsi que de la sécurité des mots de passe. En cas de soupçon d’accès frauduleux, écrivez à support@odontoflow.io.

4. Période d’essai

Une nouvelle clinique bénéficie d’une période d’essai de 14 jours avec toutes les fonctionnalités — gratuitement et sans carte. À son terme, le compte est fermé jusqu’à la souscription d’un abonnement ; les données sont conservées (section 7).

5. Abonnement, prix et paiement

Formule	Prix	Période
Mensuelle	25 €	1 mois
Annuelle	250 €	12 mois

Les prix sont indiqués hors TVA. La TVA de votre pays est ajoutée au paiement ; pour les entreprises disposant d’un numéro de TVA intracommunautaire valide, l’autoliquidation (reverse charge) s’applique. L’abonnement est payé par clinique ; le nombre de médecins, de membres de l’équipe et de patients est illimité.

Le vendeur est Paddle. Les commandes sont traitées par notre revendeur en ligne Paddle.com Market Ltd. Paddle est le vendeur (Merchant of Record) de toutes les commandes : il encaisse le paiement, émet les factures, calcule les taxes et traite les remboursements et les questions de paiement. Dans l’original : « Our order process is conducted by our online reseller Paddle.com. Paddle.com is the Merchant of Record for all our orders. Paddle provides all customer service inquiries and handles returns. » En payant, vous acceptez également les conditions de Paddle pour les acheteurs.
Renouvellement automatique. L’abonnement est renouvelé automatiquement pour la même période et prélevé sur le moyen de paiement enregistré chez Paddle, jusqu’à ce que vous l’annuliez.
Le changement de formule (mensuelle ↔ annuelle) prend effet immédiatement, au prorata : la différence pour le reste de la période est facturée ou créditée.
Échec de paiement. Paddle réessaie pendant plusieurs jours ; l’accès est maintenu jusqu’à la fin de la période déjà payée. Si le paiement échoue, le compte est fermé (section 7).
Les changements de prix s’appliquent aux périodes suivantes : nous en informerons le propriétaire par e-mail au moins 30 jours à l’avance. Si vous n’êtes pas d’accord, annulez l’abonnement avant le renouvellement.

6. Annulation de l’abonnement

Vous pouvez annuler l’abonnement à tout moment dans « Paramètres → Abonnement » (gestion via le portail Paddle). L’annulation prend effet à la fin de la période payée : jusqu’à cette date le compte fonctionne, ensuite il n’est pas renouvelé. Avant la fin de la période, vous pouvez revenir sur l’annulation avec le bouton « Reprendre ». Remboursements : selon la politique de remboursement.

7. Fin de l’accès et données

À la fin de la période d’essai ou de l’abonnement, le compte est entièrement fermé (il n’y a pas de mode « lecture seule ») ; seule la page de l’abonnement reste ouverte. Les messages programmés aux patients ne sont pas envoyés.
Les données de la clinique sont conservées 12 mois après la fin de l’accès. Si vous payez, tout redevient comme avant. Avant la suppression, le propriétaire reçoit des rappels (30 et 7 jours avant).
Au bout de 12 mois, les données de la clinique sont entièrement supprimées : patients, visites, messages, fichiers, journal des actions, connexion WhatsApp. Elles peuvent être supprimées plus tôt à la demande du propriétaire.
Export des données. Le propriétaire de la clinique peut exporter toutes les données de la clinique — tant que l’abonnement est actif et pendant 12 mois après sa fin (depuis la page de l’abonnement) : patients, visites, schéma dentaire, actes et messages en tableaux CSV, fichiers des patients dans une archive. Si l’export n’est pas disponible dans le compte, écrivez au support — nous le préparerons sous 30 jours.
Par ailleurs, la fiche d’un patient peut être imprimée ou enregistrée intégralement en PDF.

8. Données de la clinique et des patients

Les données que la clinique saisit dans le service appartiennent à la clinique. Pour les données des patients, la clinique est le responsable du traitement et nous sommes le sous-traitant (art. 28 RGPD) ; les conditions figurent dans l’accord de traitement des données.
La clinique est responsable de la licéité du traitement des données des patients : la base légale, l’information des patients, le secret médical et les durées de conservation des dossiers médicaux selon les lois de son pays.
Les messages WhatsApp ne peuvent être envoyés qu’aux patients ayant donné leur consentement ; l’indication du consentement dans la fiche incombe à la clinique. Sans elle, le service n’envoie pas de messages.
Nous n’utilisons pas les données de la clinique et des patients à nos propres fins, ne les vendons pas et n’affichons pas de publicité.

9. WhatsApp

Les rappels WhatsApp sont une fonctionnalité optionnelle : le service fonctionne sans elle. Connecter ou non un numéro relève de la décision de la clinique.
Les messages sont envoyés depuis le numéro WhatsApp de la clinique elle-même, qu’elle connecte par code QR ou par code lié au numéro. Le compte WhatsApp appartient à la clinique, et la relation avec WhatsApp est entre la clinique et Meta : la clinique accepte les conditions de WhatsApp et les respecte.
Fonctionnement de la connexion. Le service se connecte au compte de la clinique en tant qu’appareil associé (comme WhatsApp Web), au moyen d’un logiciel tiers. Il ne s’agit pas de la plateforme officielle WhatsApp Business (Cloud API), et Meta ne prend pas en charge cette méthode. Les règles de WhatsApp limitent les clients non officiels et automatisés ; WhatsApp peut donc à tout moment restreindre ou bloquer le numéro connecté — y compris sans aucune infraction de la part de la clinique.
Nous recommandons de connecter un numéro professionnel distinct, et non le numéro personnel d’un employé, et de n’envoyer des messages qu’aux patients qui ont accepté de les recevoir.
Nous réduisons le risque (formulations variées des modèles, horaires d’envoi, uniquement les patients dont le consentement est indiqué), mais nous ne pouvons pas l’éliminer. En connectant un numéro, la clinique accepte ce risque. Nous ne sommes pas responsables de la restriction ou du blocage du numéro, de la perte du compte WhatsApp ou de son historique, des messages non remis ou remis en retard, ni de leurs conséquences.
Le contenu des messages, le consentement des patients et le respect des règles de WhatsApp relèvent de la responsabilité de la clinique.
Si WhatsApp modifie ses règles ou ferme techniquement ce mode de connexion, nous pouvons suspendre ou arrêter cette fonctionnalité ; le reste du service continuera de fonctionner.

10. Utilisation acceptable

Il est interdit : d’utiliser le service pour du spam et des envois sans consentement ; de saisir des données sans base légale ; de tenter d’accéder aux données d’autrui ou de contourner des restrictions ; de surcharger le service de requêtes automatisées au-delà d’un usage normal ; de revendre l’accès ; de copier ou de décompiler le service, sauf dans les cas autorisés par la loi.

11. Disponibilité et support

Nous faisons en sorte que le service fonctionne sans interruption, sans le garantir : des maintenances programmées (si possible en dehors des heures de travail et avec préavis) et des pannes chez nos fournisseurs peuvent survenir.
Sauvegardes : chaque jour, vers un stockage séparé dans l'UE (pas sur le même serveur).
Le support est assuré par e-mail à support@odontoflow.io les jours ouvrés, en anglais. Nous répondons généralement sous 3 jours ouvrés, mais les délais de réponse et de correction des erreurs ne sont pas garantis.
Nous respectons les délais fixés par la loi : demandes relatives aux données personnelles — sous un mois (politique de confidentialité, section 8), notification d’une violation de données — selon l’accord de traitement des données, section 10.
Le support n’entre dans le compte de la clinique qu’avec votre autorisation : le propriétaire active l’« Accès du support » dans les paramètres pour 7 jours (il peut le désactiver plus tôt). Chaque entrée est inscrite dans un journal que vous pouvez consulter.

12. Droits sur le service

Le service, son code, son design et sa marque nous appartiennent. L’abonnement donne à la clinique le droit d’utiliser le service pendant la durée de l’abonnement — et rien de plus. Nous pouvons utiliser les idées et avis sur le service sans obligation envers vous.

13. Responsabilité

Le service est fourni « en l’état ». Nous ne sommes pas responsables des décisions médicales prises à son aide, du contenu des données saisies par la clinique, ni des défaillances de services tiers (WhatsApp, systèmes de paiement, messagerie, fournisseurs d’accès à internet).
Nous ne sommes pas responsables du manque à gagner ni des dommages indirects. Notre responsabilité totale au titre du contrat est limitée au montant payé par la clinique au cours des 12 mois précédant l'événement.
Ces limitations ne s’appliquent pas en cas de faute intentionnelle ou de faute lourde, ni dans les autres cas où la loi les interdit.

14. Suspension et résiliation

Vous pouvez cesser d’utiliser le service à tout moment : annuler l’abonnement et, si vous le souhaitez, supprimer les données de la clinique (sur demande) et votre compte (dans le profil).
Nous pouvons suspendre ou fermer l’accès d’une clinique en cas de manquement grave à ces conditions, sur exigence de la loi ou si le service est utilisé pour nuire à autrui. Dans la mesure du possible, nous préviendrons à l’avance et laisserons le temps de remédier au manquement.

15. Applications mobiles

Les applications iOS et Android sont gratuites et donnent accès au compte de la clinique avec le même compte. La clinique s’inscrit et paie sur le site. Apple et Google ne sont pas parties à ce contrat et ne sont pas responsables du service.

16. Modification des conditions

Nous pouvons modifier ces conditions. Nous informerons les propriétaires des cliniques des modifications importantes par e-mail et dans l’application au moins 30 jours à l’avance. Si vous n’êtes pas d’accord, vous pouvez annuler l’abonnement avant leur entrée en vigueur.

Le service est actuellement fourni par une personne physique. Nous pouvons transférer ce contrat à une société que nous créerons pour le service, ou à un autre fournisseur qui poursuivra le service aux mêmes conditions. Nous informerons les propriétaires des cliniques du transfert par e-mail au moins 30 jours à l’avance et indiquerons le nouveau fournisseur ; vos données, l’abonnement et la période payée sont conservés. Si vous n’êtes pas d’accord, vous pouvez annuler l’abonnement et exporter les données avant le transfert.

17. Droit applicable et litiges

Ce contrat est régi par le droit du Portugal. Les litiges qui n’ont pas pu être résolus à l’amiable sont portés devant les tribunaux de la Comarca de Faro (Portugal).

18. Contact

Tymofii Shevchenko, R. Tenente Coronel Jorge Vargas Mogo 3DT, 8375-129 São Bartolomeu de Messines (Silves, Faro), Portugal, support@odontoflow.io.