Accord de traitement des données

1. Parties et conclusion

L’accord est conclu entre la clinique enregistrée dans Odonto Flow (« la clinique », responsable du traitement) et Tymofii Shevchenko, trabalhador independente, NIF 309697107, R. Tenente Coronel Jorge Vargas Mogo 3DT, 8375-129 São Bartolomeu de Messines (Silves, Faro), Portugal (« nous », sous-traitant).

Si le contrat avec la clinique passe à un nouveau fournisseur (conditions d’utilisation, section 16), cet accord passe avec lui : le nouveau fournisseur devient sous-traitant aux mêmes conditions, et la clinique en est informée à l’avance.

L’accord fait partie des conditions d’utilisation. La clinique l’accepte lors de l’inscription ; il s’applique tant que nous traitons les données de la clinique. Une copie signée peut être demandée à privacy@odontoflow.io.

2. Objet

Nous traitons les données personnelles que la clinique saisit dans le service uniquement pour lui fournir le service : les stocker, les afficher à son équipe, envoyer des messages aux patients sur ses instructions, effectuer des sauvegardes et aider dans le cadre du support. Détails à l’annexe 1.

3. Instructions de la clinique

Nous traitons les données uniquement sur instructions documentées de la clinique. Les instructions sont les conditions d’utilisation, cet accord et les actions de l’équipe de la clinique dans le service (saisir, modifier, envoyer, supprimer).
Si la loi nous oblige à traiter les données autrement, nous en informerons la clinique au préalable, sauf si la loi l’interdit.
Si, à notre avis, une instruction enfreint le RGPD, nous en informerons la clinique.

4. Obligations de la clinique

La clinique est responsable de la licéité du traitement : la base légale (y compris pour les données de santé — art. 9 RGPD), l’information des patients, le consentement aux messages WhatsApp, l’exactitude des données, les durées de conservation des dossiers médicaux et l’accès de son équipe.

5. Confidentialité

Seuls les employés qui en ont besoin pour le fonctionnement du service ont accès aux données de la clinique. Tous sont tenus à la confidentialité.

Accès du support — uniquement avec l’autorisation de la clinique. Sans autorisation, le support n’entre pas dans le compte de la clinique. Le propriétaire de la clinique peut activer l’« Accès du support » dans les paramètres pour 7 jours et le désactiver plus tôt. Tant que l’accès est activé, un employé du support peut entrer dans le compte au nom d’un utilisateur de la clinique — via un lien à usage unique, pour une durée limitée ; chaque entrée est inscrite dans un journal (qui, sous quelle identité, quand), que la clinique voit. Au bout de 7 jours, l’accès se ferme de lui-même. Le panneau d’administration du service affiche le journal des messages envoyés (numéro, texte, statut) — pour le suivi de la remise. Les fiches patients ne sont pas affichées dans le panneau d’administration.

6. Sécurité

Nous prenons les mesures techniques et organisationnelles de l’art. 32 RGPD — énumérées à l’annexe 2 — et les faisons évoluer avec le service sans abaisser le niveau général de protection.

7. Sous-traitants ultérieurs

La clinique donne une autorisation générale pour recourir aux sous-traitants ultérieurs de l’annexe 3.
Nous informerons le propriétaire de la clinique par e-mail de tout sous-traitant ultérieur nouveau ou remplacé au moins 30 jours à l’avance. La clinique peut s’y opposer de manière motivée ; à défaut d’accord, elle peut résilier le contrat et obtenir le remboursement de la période payée non utilisée.
Avec chaque sous-traitant ultérieur, nous avons un contrat comportant des obligations de protection des données au moins équivalentes. Nous sommes responsables de son travail envers la clinique.

8. Transferts hors de l’EEE

Les données de la clinique sont stockées dans l’UE (Allemagne et Finlande). Si un sous-traitant ultérieur transfère des données hors de l’EEE, cela n’est autorisé que sur la base d’une décision d’adéquation de la Commission européenne ou de clauses contractuelles types de l’UE assorties de mesures supplémentaires.

9. Assistance à la clinique

Demandes des patients (accès, rectification, effacement, limitation, portabilité) : si une demande nous parvient, nous la transmettons à la clinique et ne répondons pas nous-mêmes au patient. Outils du service : la fiche patient s’imprime ou s’enregistre intégralement en PDF (export), et le patient peut être supprimé définitivement (« Supprimer définitivement » : fiche, visites, messages, fichiers).
Nous aidons la clinique pour les mesures de sécurité, l’analyse d’impact relative à la protection des données (AIPD) et la consultation de l’autorité de contrôle — pour ce qui concerne le service.

10. Incidents

Nous informons le propriétaire de la clinique de toute violation ou autre incident de sécurité touchant les données de la clinique dans les meilleurs délais — au plus tard 72 heures après en avoir pris connaissance : ce qui s’est passé, quelles données et combien d’enregistrements sont concernés, ce que nous avons fait et ce que nous recommandons. Notifier l’autorité de contrôle et les patients, si nécessaire, incombe à la clinique ; nous l’aidons.

11. Fin de l’accord

Après la fin de l’abonnement, les données de la clinique sont conservées 12 mois (pour que la clinique puisse revenir), puis supprimées entièrement, fichiers compris. À la demande de la clinique — plus tôt.
Avant la suppression, la clinique peut récupérer ses données (art. 28, par. 3, point g), RGPD) : le propriétaire exporte toutes les données de la clinique — CSV et archive des fichiers — dans le compte, y compris après la fin de l’abonnement, ou sur demande au support sous 30 jours (conditions d’utilisation, section 7). La fiche d’un patient peut être imprimée ou enregistrée en PDF.
Les données disparaissent des sauvegardes au fur et à mesure de leur renouvellement — sous 30 jours.
Nous ne conservons plus longtemps que ce que la loi exige — par exemple les documents de paiement (également conservés par Paddle).

12. Audits

À la demande de la clinique, nous fournissons les informations nécessaires pour démontrer le respect de cet accord — description des mesures, réponses aux questionnaires de sécurité. La clinique ou son auditeur peut réaliser un audit sur place au maximum une fois par an, avec un préavis de 30 jours, à ses frais et sous obligation de confidentialité.

13. Responsabilité et primauté

La responsabilité des parties est régie par les conditions d’utilisation et le RGPD (art. 82). Si cet accord contredit les conditions d’utilisation en matière de protection des données, cet accord prévaut.

Annexe 1. Description du traitement


Personnes concernées	patients de la clinique ; équipe de la clinique (utilisateurs du service)
Catégories de données	patients : nom, prénom, date de naissance, sexe, téléphone, adresse, notes, visites, actes, montants, fichiers (radiographies, photos, documents), consentement aux messages WhatsApp et sa date, textes et statuts des messages ; équipe : nom, e-mail, rôle, actions dans le service
Catégories particulières	données de santé : alertes médicales (allergies, contre-indications, maladies chroniques, médicaments), schéma dentaire, historique des soins, radiographies
Opérations	stockage, affichage à l’équipe de la clinique, recherche et tri, envoi de messages aux patients via WhatsApp sur instruction de la clinique, sauvegarde, suppression
Finalité	fourniture du service à la clinique
Durée	tant que l’abonnement est actif, puis 12 mois de conservation et suppression

Annexe 2. Mesures de sécurité

connexions chiffrées (HTTPS) ; mots de passe uniquement sous forme de hash ; clés du système de paiement stockées chiffrées ;
les données de chaque clinique sont isolées des autres, et l’isolement est vérifié par des tests automatisés ;
accès au sein de la clinique par rôles (propriétaire, administrateur, médecin ; le médecin voit ses visites et les visites sans médecin) ;
les fichiers des patients ne sont pas en accès public : ils sont fournis par des liens signés temporaires ;
serveurs dans l’UE ; la base de données et les services internes ne sont pas exposés à internet ; le pare-feu ne laisse passer que HTTPS et SSH ;
sauvegardes : chaque jour, vers un stockage séparé dans l'UE (pas sur le même serveur) ; les sauvegardes sont chiffrées dès le serveur et stockées dans un autre centre de données, et leur restauration est testée automatiquement une fois par mois ;
installation automatique des mises à jour de sécurité sur les serveurs ;
surveillance permanente de la disponibilité du service et de l’envoi des sauvegardes — avec alerte en cas de défaillance ;
journal des actions des utilisateurs, journal des entrées du support et journal des actions dans le panneau d’administration ;
accès aux serveurs réservé aux employés responsables, par clés SSH, sans connexion par mot de passe ; les tentatives de connexion au panneau d’administration sont limitées ;
authentification à deux facteurs sur les comptes d’hébergement, de domaine, de messagerie et du système de paiement.

Annexe 3. Sous-traitants ultérieurs

Qui	Pourquoi	Où
Hetzner Online GmbH	serveurs, base de données, stockage des fichiers, sauvegardes	Allemagne et Finlande
mailbox.org (Heinlein Hosting GmbH)	e-mails de service à l’équipe de la clinique (pas de données de patients dans les e-mails)	Allemagne

WhatsApp n’est pas un sous-traitant ultérieur, mais un service de la clinique elle-même. La clinique connecte son compte WhatsApp et accepte elle-même les conditions de Meta ; nous n’avons pas de contrat avec Meta. Sur instruction de la clinique, nous transmettons à son compte le numéro du patient et le texte du message, qui sont ensuite traités par Meta (WhatsApp Ireland Ltd) selon ses conditions, en tant que fournisseur de la clinique. La connexion se fait en tant qu’appareil associé, et non via la plateforme officielle WhatsApp Business (conditions d’utilisation, section 9).

Paddle n’est pas un sous-traitant ultérieur : il ne reçoit aucune donnée de patient et traite les données de paiement de la clinique en tant que responsable indépendant.

Firebase Cloud Messaging (Google, notifications push dans les applications) figurera dans cette liste lorsque les notifications push seront activées — avec préavis selon la section 7.