Acord de prelucrare a datelor

1. Părți și încheiere

Acordul se încheie între clinica înregistrată în Odonto Flow („clinica”, operatorul) și Tymofii Shevchenko, trabalhador independente, NIF 309697107, R. Tenente Coronel Jorge Vargas Mogo 3DT, 8375-129 São Bartolomeu de Messines (Silves, Faro), Portugal („noi”, persoana împuternicită de operator).

Dacă contractul cu clinica trece la un nou furnizor (condiții de utilizare, secțiunea 16), odată cu el trece și acest acord: noul furnizor devine persoană împuternicită în aceleași condiții, iar clinica află despre aceasta din timp.

Acordul face parte din condițiile de utilizare. Clinica îl acceptă la înregistrare; el este valabil cât timp prelucrăm datele clinicii. Un exemplar semnat poate fi solicitat la privacy@odontoflow.io.

2. Obiect

Prelucrăm datele personale pe care clinica le introduce în serviciu doar pentru a-i furniza serviciul: le stocăm, le afișăm personalului ei, trimitem mesaje pacienților la instrucțiunea ei, facem copii de rezervă și ajutăm în cadrul asistenței. Detalii în anexa 1.

3. Instrucțiunile clinicii

Prelucrăm datele doar pe baza instrucțiunilor documentate ale clinicii. Instrucțiunile sunt condițiile de utilizare, acest acord și acțiunile personalului clinicii în serviciu (introducere, modificare, trimitere, ștergere).
Dacă legea ne obligă să prelucrăm datele altfel, vom anunța clinica dinainte, cu excepția cazului în care legea interzice acest lucru.
Dacă, în opinia noastră, o instrucțiune încalcă RGPD, vom informa clinica.

4. Obligațiile clinicii

Clinica răspunde pentru legalitatea prelucrării: temeiul juridic (inclusiv pentru datele privind sănătatea — art. 9 RGPD), informarea pacienților, consimțământul pentru mesajele WhatsApp, exactitatea datelor, termenele de păstrare a documentației medicale și accesul personalului său.

5. Confidențialitate

Acces la datele clinicii au doar angajații care au nevoie de el pentru funcționarea serviciului. Toți sunt obligați să păstreze confidențialitatea.

Acces pentru asistență — doar cu permisiunea clinicii. Fără permisiune, echipa de asistență nu intră în contul clinicii. Proprietarul clinicii poate activa „Acces pentru asistență” în setări pentru 7 zile și îl poate dezactiva mai devreme. Cât timp accesul este activ, un angajat al asistenței poate intra în cont în numele unui utilizator al clinicii — printr-un link de unică folosință, pentru un timp limitat; fiecare intrare este înregistrată într-un jurnal (cine, în numele cui, când), pe care clinica îl vede. După 7 zile, accesul se închide singur. În panoul de administrare al serviciului este vizibil jurnalul mesajelor trimise (număr, text, stare) — pentru asistența la livrare. Fișele pacienților nu sunt afișate în panoul de administrare.

6. Securitate

Aplicăm măsurile tehnice și organizatorice prevăzute la art. 32 RGPD — enumerate în anexa 2 — și le dezvoltăm odată cu serviciul, fără a reduce nivelul general de protecție.

7. Subîmputerniciți

Clinica acordă o autorizare generală pentru a recurge la subîmputerniciții din anexa 3.
Vom anunța proprietarul clinicii prin e-mail despre un subîmputernicit nou sau înlocuit cu cel puțin 30 de zile înainte. Clinica poate obiecta motivat; dacă nu se ajunge la un acord, poate rezilia contractul și primi rambursarea pentru perioada plătită neutilizată.
Cu fiecare subîmputernicit avem un contract cu obligații de protecție a datelor cel puțin echivalente cu acestea. Răspundem față de clinică pentru activitatea lui.

8. Transferuri în afara SEE

Datele clinicii sunt păstrate în UE (Germania și Finlanda). Dacă un subîmputernicit transferă date în afara SEE, acest lucru este permis doar pe baza unei decizii de adecvare a Comisiei Europene sau a clauzelor contractuale standard ale UE cu măsuri suplimentare.

9. Asistarea clinicii

Cererile pacienților (acces, rectificare, ștergere, restricționare, portabilitate): dacă o cerere ajunge la noi, o transmitem clinicii și nu răspundem noi pacientului. Instrumente în serviciu: fișa pacientului se tipărește sau se salvează integral în PDF (export), iar pacientul poate fi șters definitiv („Șterge definitiv”: fișă, vizite, mesaje, fișiere).
Ajutăm clinica cu măsurile de securitate, evaluarea impactului asupra protecției datelor (DPIA) și consultarea autorității de supraveghere — în partea care privește serviciul.

10. Incidente

Informăm proprietarul clinicii despre o încălcare a securității datelor sau alt incident de securitate care afectează datele clinicii fără întârzieri nejustificate — cel târziu în 72 de ore de la momentul în care am aflat de el: ce s-a întâmplat, ce date și câte înregistrări sunt afectate, ce am făcut și ce recomandăm. Notificarea autorității de supraveghere și a pacienților, dacă este necesară, este obligația clinicii; noi ajutăm.

11. Încetarea acordului

După încheierea abonamentului, datele clinicii se păstrează 12 luni (pentru ca clinica să poată reveni), apoi se șterg complet, inclusiv fișierele. La cererea clinicii — mai devreme.
Înainte de ștergere, clinica își poate recupera datele (art. 28 alin. (3) lit. (g) RGPD): proprietarul exportă toate datele clinicii — CSV și o arhivă a fișierelor — în cont, inclusiv după încheierea abonamentului, sau la cerere către asistență în termen de 30 de zile (condiții de utilizare, secțiunea 7). Fișa unui singur pacient poate fi tipărită sau salvată în PDF.
Datele dispar din copiile de rezervă pe măsură ce acestea se reînnoiesc — în termen de 30 de zile.
Păstrăm mai mult timp doar ceea ce cere legea — de exemplu, documentele de plată (păstrate și de Paddle).

12. Verificări

La cererea clinicii, furnizăm informațiile necesare pentru a demonstra respectarea acestui acord — descrierea măsurilor, răspunsuri la chestionarele de securitate. Clinica sau auditorul ei pot efectua o verificare la fața locului cel mult o dată pe an, cu o notificare prealabilă de 30 de zile, pe cheltuiala proprie și cu obligația de confidențialitate.

13. Răspundere și prioritate

Răspunderea părților este reglementată de condițiile de utilizare și de RGPD (art. 82). Dacă acest acord contrazice condițiile de utilizare în chestiuni de protecție a datelor, prevalează acest acord.

Anexa 1. Descrierea prelucrării


Persoanele vizate	pacienții clinicii; personalul clinicii (utilizatorii serviciului)
Categorii de date	pacienți: prenume, nume, data nașterii, sex, telefon, adresă, notițe, vizite, proceduri, sume, fișiere (radiografii, fotografii, documente), consimțământul pentru mesaje WhatsApp și data acestuia, textele și stările mesajelor; personal: nume, e-mail, rol, acțiuni în serviciu
Categorii speciale	date privind sănătatea: alerte medicale (alergii, contraindicații, boli cronice, medicamente), schemă dentară, istoricul tratamentului, radiografii
Operațiuni	stocare, afișare pentru personalul clinicii, căutare și sortare, trimiterea mesajelor către pacienți prin WhatsApp la instrucțiunea clinicii, copii de rezervă, ștergere
Scop	furnizarea serviciului către clinică
Durată	cât timp abonamentul este activ, apoi 12 luni de păstrare și ștergere

Anexa 2. Măsuri de securitate

conexiuni criptate (HTTPS); parole doar ca hash; cheile sistemului de plată păstrate criptat;
datele fiecărei clinici sunt izolate de celelalte, iar izolarea este verificată prin teste automate;
acces în cadrul clinicii pe roluri (proprietar, administrator, medic; medicul își vede propriile vizite și vizitele fără medic);
fișierele pacienților nu sunt accesibile public: se oferă prin linkuri semnate temporare;
servere în UE; baza de date și serviciile interne nu sunt expuse la internet; firewallul permite doar HTTPS și SSH;
copii de rezervă: zilnic, într-un spațiu de stocare separat în UE (nu pe același server); copiile sunt criptate încă de pe server și păstrate într-un alt centru de date, iar restaurarea din ele este verificată automat o dată pe lună;
instalarea automată a actualizărilor de securitate pe servere;
monitorizare permanentă a disponibilității serviciului și a trimiterii copiilor de rezervă — cu alertă în caz de defecțiune;
jurnalul de acțiuni al utilizatorilor, jurnalul intrărilor asistenței și jurnalul acțiunilor din panoul de administrare;
acces la servere doar pentru angajații responsabili, cu chei SSH, fără autentificare prin parolă; încercările de autentificare în panoul de administrare sunt limitate;
autentificare în doi pași pentru conturile de găzduire, domeniu, e-mail și sistemul de plată.

Anexa 3. Subîmputerniciți

Cine	Pentru ce	Unde
Hetzner Online GmbH	servere, bază de date, stocarea fișierelor, copii de rezervă	Germania și Finlanda
mailbox.org (Heinlein Hosting GmbH)	e-mailuri de serviciu către personalul clinicii (fără date ale pacienților în e-mailuri)	Germania

WhatsApp nu este un subîmputernicit, ci un serviciu al clinicii înseși. Clinica își conectează contul de WhatsApp și acceptă ea însăși condițiile Meta; noi nu avem contract cu Meta. La instrucțiunea clinicii, transmitem în contul ei numărul pacientului și textul mesajului, care sunt apoi prelucrate de Meta (WhatsApp Ireland Ltd) conform propriilor condiții, ca furnizor al clinicii. Conectarea se face ca dispozitiv asociat, nu prin platforma oficială WhatsApp Business (condiții de utilizare, secțiunea 9).

Paddle nu este un subîmputernicit: nu primește date ale pacienților și prelucrează datele de plată ale clinicii ca operator independent.

Firebase Cloud Messaging (Google, notificări push în aplicații) va apărea în această listă când notificările push vor fi activate — cu notificare conform secțiunii 7.