Accordo sul trattamento dei dati

1. Parti e conclusione

L’accordo è concluso tra la clinica registrata in Odonto Flow («la clinica», titolare del trattamento) e Tymofii Shevchenko, trabalhador independente, NIF 309697107, R. Tenente Coronel Jorge Vargas Mogo 3DT, 8375-129 São Bartolomeu de Messines (Silves, Faro), Portugal («noi», responsabile del trattamento).

Se il contratto con la clinica passa a un nuovo fornitore (condizioni d’uso, sezione 16), questo accordo passa insieme ad esso: il nuovo fornitore diventa responsabile del trattamento alle stesse condizioni, e la clinica ne è informata in anticipo.

L’accordo fa parte delle condizioni d’uso. La clinica lo accetta al momento della registrazione; è valido finché trattiamo i dati della clinica. Una copia firmata può essere richiesta a privacy@odontoflow.io.

2. Oggetto

Trattiamo i dati personali che la clinica inserisce nel servizio solo per fornirle il servizio: conservarli, mostrarli al suo personale, inviare messaggi ai pazienti su sua indicazione, eseguire backup e aiutare nell’assistenza. Dettagli nell’allegato 1.

3. Istruzioni della clinica

Trattiamo i dati solo su istruzioni documentate della clinica. Le istruzioni sono le condizioni d’uso, questo accordo e le azioni del personale della clinica nel servizio (inserire, modificare, inviare, eliminare).
Se la legge ci obbliga a trattare i dati diversamente, informeremo prima la clinica, salvo che la legge lo vieti.
Se, a nostro parere, un’istruzione viola il GDPR, lo comunicheremo alla clinica.

4. Obblighi della clinica

La clinica risponde della liceità del trattamento: base giuridica (anche per i dati relativi alla salute, art. 9 GDPR), informativa ai pazienti, consenso ai messaggi WhatsApp, esattezza dei dati, tempi di conservazione della documentazione clinica e accesso del proprio personale.

5. Riservatezza

Hanno accesso ai dati della clinica solo i collaboratori che ne hanno bisogno per il funzionamento del servizio. Tutti sono tenuti alla riservatezza.

Accesso dell’assistenza: solo con il permesso della clinica. Senza permesso, l’assistenza non entra nell’account della clinica. Il titolare della clinica può attivare l’«Accesso dell’assistenza» nelle impostazioni per 7 giorni e disattivarlo prima. Finché l’accesso è attivo, un collaboratore dell’assistenza può entrare nell’account per conto di un utente della clinica, tramite un link monouso e per un tempo limitato; ogni accesso viene registrato (chi, come chi, quando), e la clinica vede questo registro. Dopo 7 giorni l’accesso si chiude da solo. Nel pannello di gestione del servizio è visibile il registro dei messaggi inviati (numero, testo, stato), per l’assistenza alla consegna. Le schede dei pazienti non sono mostrate nel pannello di gestione.

6. Sicurezza

Adottiamo le misure tecniche e organizzative dell’art. 32 GDPR, elencate nell’allegato 2, e le sviluppiamo insieme al servizio senza ridurre il livello complessivo di protezione.

7. Sub-responsabili

La clinica concede un’autorizzazione generale a ricorrere ai sub-responsabili dell’allegato 3.
Comunicheremo al titolare della clinica via e-mail un sub-responsabile nuovo o sostituito con almeno 30 giorni di anticipo. La clinica può opporsi in modo motivato; se non si raggiunge un accordo, può recedere dal contratto e ottenere il rimborso del periodo pagato non utilizzato.
Con ogni sub-responsabile abbiamo un contratto con obblighi di protezione dei dati non inferiori a questi. Rispondiamo del suo operato nei confronti della clinica.

8. Trasferimenti al di fuori del SEE

I dati della clinica sono conservati nell’UE (Germania e Finlandia). Se un sub-responsabile trasferisce dati al di fuori del SEE, ciò è consentito solo sulla base di una decisione di adeguatezza della Commissione europea o di clausole contrattuali tipo dell’UE con misure supplementari.

9. Assistenza alla clinica

Richieste dei pazienti (accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità): se una richiesta arriva a noi, la inoltriamo alla clinica e non rispondiamo noi al paziente. Strumenti del servizio: la scheda del paziente si stampa o si salva integralmente in PDF (esportazione), e il paziente può essere eliminato per sempre («Elimina per sempre»: scheda, visite, messaggi, file).
Aiutiamo la clinica con le misure di sicurezza, la valutazione d’impatto sulla protezione dei dati (DPIA) e la consultazione dell’autorità di controllo, per la parte che riguarda il servizio.

10. Incidenti

Comunichiamo al titolare della clinica una violazione o un altro incidente di sicurezza che riguardi i dati della clinica senza ingiustificato ritardo, al più tardi entro 72 ore da quando ne veniamo a conoscenza: cosa è successo, quali dati e quanti record sono coinvolti, cosa abbiamo fatto e cosa raccomandiamo. Notificare l’autorità di controllo e i pazienti, se necessario, è un obbligo della clinica; noi la aiutiamo.

11. Fine dell’accordo

Dopo la fine dell’abbonamento, i dati della clinica sono conservati per 12 mesi (perché la clinica possa tornare), poi eliminati completamente, file compresi. Su richiesta della clinica, prima.
Prima dell’eliminazione, la clinica può riavere i propri dati (art. 28, par. 3, lett. g, GDPR): il titolare esporta tutti i dati della clinica (CSV e archivio dei file) nell’account, anche dopo la fine dell’abbonamento, oppure su richiesta all’assistenza entro 30 giorni (condizioni d’uso, sezione 7). La scheda di un paziente può essere stampata o salvata in PDF.
I dati scompaiono dai backup man mano che questi vengono rinnovati, entro 30 giorni.
Conserviamo più a lungo solo ciò che richiede la legge, ad esempio i documenti di pagamento (conservati anche da Paddle).

12. Verifiche

Su richiesta della clinica forniamo le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto di questo accordo: descrizione delle misure, risposte ai questionari di sicurezza. La clinica o il suo revisore possono effettuare una verifica in loco non più di una volta all’anno, con preavviso di 30 giorni, a proprie spese e con obbligo di riservatezza.

13. Responsabilità e prevalenza

La responsabilità delle parti è regolata dalle condizioni d’uso e dal GDPR (art. 82). Se questo accordo contrasta con le condizioni d’uso in materia di protezione dei dati, prevale questo accordo.

Allegato 1. Descrizione del trattamento


Interessati	pazienti della clinica; personale della clinica (utenti del servizio)
Categorie di dati	pazienti: nome, cognome, data di nascita, sesso, telefono, indirizzo, note, visite, prestazioni, importi, file (radiografie, foto, documenti), consenso ai messaggi WhatsApp e relativa data, testi e stati dei messaggi; personale: nome, e-mail, ruolo, azioni nel servizio
Categorie particolari	dati relativi alla salute: avvisi medici (allergie, controindicazioni, malattie croniche, farmaci), schema dentale, storico dei trattamenti, radiografie
Operazioni	conservazione, visualizzazione da parte del personale della clinica, ricerca e ordinamento, invio di messaggi ai pazienti tramite WhatsApp su indicazione della clinica, backup, eliminazione
Finalità	fornitura del servizio alla clinica
Durata	finché l’abbonamento è attivo, poi 12 mesi di conservazione ed eliminazione

Allegato 2. Misure di sicurezza

connessioni cifrate (HTTPS); password solo come hash; chiavi del sistema di pagamento conservate cifrate;
i dati di ogni clinica sono isolati dagli altri, e l’isolamento è verificato da test automatici;
accesso all’interno della clinica per ruoli (titolare, amministratore, medico; il medico vede le proprie visite e le visite senza medico);
i file dei pazienti non sono pubblicamente accessibili: vengono forniti tramite link firmati temporanei;
server nell’UE; il database e i servizi interni non sono esposti a internet; il firewall lascia passare solo HTTPS e SSH;
backup: ogni giorno, in uno storage separato nell'UE (non sullo stesso server); i backup sono cifrati già sul server e conservati in un altro data center, e il ripristino da essi viene verificato automaticamente una volta al mese;
installazione automatica degli aggiornamenti di sicurezza sui server;
monitoraggio continuo della disponibilità del servizio e dell’invio dei backup, con avviso in caso di guasto;
registro delle azioni degli utenti, registro degli accessi dell’assistenza e registro delle azioni nel pannello di gestione;
accesso ai server solo per i collaboratori responsabili, con chiavi SSH, senza accesso tramite password; i tentativi di accesso al pannello di gestione sono limitati;
autenticazione a due fattori sugli account di hosting, dominio, posta elettronica e sistema di pagamento.

Allegato 3. Sub-responsabili

Chi	Perché	Dove
Hetzner Online GmbH	server, database, archiviazione dei file, backup	Germania e Finlandia
mailbox.org (Heinlein Hosting GmbH)	e-mail di servizio al personale della clinica (senza dati dei pazienti nelle e-mail)	Germania

WhatsApp non è un sub-responsabile, ma un servizio della clinica stessa. La clinica collega il proprio account WhatsApp e accetta essa stessa le condizioni di Meta; noi non abbiamo un contratto con Meta. Su indicazione della clinica trasmettiamo al suo account il numero del paziente e il testo del messaggio, che poi vengono trattati da Meta (WhatsApp Ireland Ltd) secondo le sue condizioni, come fornitore della clinica. Il collegamento avviene come dispositivo collegato, non tramite la piattaforma ufficiale WhatsApp Business (condizioni d’uso, sezione 9).

Paddle non è un sub-responsabile: non riceve dati dei pazienti e tratta i dati di pagamento della clinica come titolare autonomo.

Firebase Cloud Messaging (Google, notifiche push nelle app) comparirà in questo elenco quando le notifiche push saranno attivate, con preavviso secondo la sezione 7.