Informativa sulla privacy

1. Chi siamo

Odonto Flow è un servizio in cloud per studi e cliniche odontoiatriche private: pazienti, schema dentale, agenda delle visite, file e promemoria ai pazienti su WhatsApp.

Il servizio e questo sito sono forniti da Tymofii Shevchenko, trabalhador independente, NIF 309697107, R. Tenente Coronel Jorge Vargas Mogo 3DT, 8375-129 São Bartolomeu de Messines (Silves, Faro), Portugal («noi»). Domande sui dati: privacy@odontoflow.io. Responsabile della protezione dei dati (DPO): non designato.

2. Due ruoli: di chi sono i dati

Dati degli account e delle cliniche: dati delle persone che lavorano nel servizio (titolari, amministratori, medici) e informazioni sulla clinica. Per questi dati siamo il titolare del trattamento: decidiamo perché e come vengono trattati. Questa informativa descrive soprattutto questi dati.
Dati dei pazienti delle cliniche (schede, visite, immagini, messaggi): li inserisce e li usa la clinica. Il titolare di questi dati è la clinica, noi siamo il responsabile del trattamento: li trattiamo solo su incarico della clinica e solo per il funzionamento del servizio. Le condizioni sono nell’accordo sul trattamento dei dati. Un paziente con domande sui propri dati si rivolge alla propria clinica; se la richiesta arriva a noi, la inoltriamo alla clinica.

3. Quali dati trattiamo

Account: nome e cognome, e-mail, telefono (se indicato), password (solo come hash: non conosciamo la password), lingua dell’interfaccia, conferma dell’e-mail, aziende e ruoli in esse, accettazione delle condizioni e relativa data; se la registrazione è arrivata da un link con etichette UTM (per esempio, da un annuncio), queste etichette, che vengono copiate anche nella clinica creata.

Clinica: nome, indirizzo, telefono, coordinate per la mappa, lingua, fuso orario, orari di invio dei messaggi; il numero WhatsApp e il nome del profilo, se la clinica lo ha collegato.

Abbonamento e pagamento: piano, durata, stato dell’abbonamento, storico dei pagamenti e link alle fatture. I dati di pagamento (numero di carta ecc.) vengono inseriti presso Paddle: noi non li abbiamo.

Uso del servizio: registro delle azioni (chi ha creato, modificato o eliminato un elemento e quando, con i dati inseriti, senza password), log tecnici e sessioni (indirizzo IP e browser all’accesso al pannello di gestione), centro notifiche.

Dati dei pazienti (come responsabile del trattamento): nome, data di nascita, sesso, telefono, indirizzo; avvisi medici (allergie, controindicazioni, malattie croniche, farmaci) e note; schema dentale; visite, prestazioni, prezzi, note dei medici; file (radiografie, foto, documenti); consenso ai messaggi WhatsApp e relativa data; testi e stati dei messaggi. Una parte di questi dati sono dati relativi alla salute (categoria particolare, art. 9 GDPR): la clinica li tratta sulla propria base giuridica (cure sanitarie), noi solo su suo incarico.

Richieste all’assistenza: tramite il modulo del sito, nome, e-mail, clinica (se indicata), argomento e testo; dall’app, argomento e testo, mentre nome, e-mail, clinica, lingua e piattaforma (web, iOS, Android) sono presi dall’account. Una copia della richiesta arriva al nostro indirizzo di assistenza.

Visitatori del sito: il server web tiene un registro tecnico delle richieste (indirizzo IP, browser, indirizzo della pagina, ora) e lo conserva per 30 giorni, per la sicurezza e la ricerca degli errori. Le statistiche delle visite sono calcolate da Umami, sul nostro stesso server, senza cookie e senza conservare l’indirizzo IP: pagine viste, provenienza del visitatore (comprese le etichette UTM), paese, browser, sistema e tipo di dispositivo, clic sui pulsanti principali, profondità di scorrimento e blocchi visti (senza dati personali). Allo stesso modo sono contate le pagine del servizio prima dell’accesso (versione web): accesso, registrazione, recupero della password, conferma dell’e-mail; i loro indirizzi sono registrati senza parametri tranne le etichette UTM (gli e-mail e i codici dei link inviati per e-mail non sono inclusi). All’interno del servizio, dopo l’accesso, non ci sono statistiche. Da questi dati non si può sapere chi ha visitato il sito; guardiamo solo numeri complessivi per capire quali pagine sono utili. I font e gli script del sito sono caricati dal nostro server; sul sito non ci sono contatori di terzi né reti pubblicitarie.

4. Finalità e basi giuridiche

Finalità	Base giuridica (GDPR, art. 6)
Registrazione, accesso, funzionamento del servizio, assistenza	esecuzione del contratto
Risposte alle richieste all’assistenza	legittimo interesse (rispondere alla domanda); per i clienti, esecuzione del contratto
Conferma dell’e-mail, recupero della password, e-mail di servizio (inviti, stato dell’abbonamento, scollegamento di WhatsApp, eliminazione dei dati)	esecuzione del contratto
Pagamento dell’abbonamento, fatture, contabilità	esecuzione del contratto; obbligo legale (contabilità fiscale)
Sicurezza, registro delle azioni, log del server web, prevenzione degli abusi	legittimo interesse
Statistiche delle visite al sito e alle pagine del servizio prima dell’accesso (senza cookie, anonimizzate)	legittimo interesse
Origine della registrazione (etichette UTM): quale pubblicità porta clienti	legittimo interesse
Promemoria ai pazienti su WhatsApp	incarico della clinica; la clinica raccoglie il consenso del paziente; senza indicazione del consenso i messaggi non vengono inviati

Nome, e-mail e password sono necessari per concludere ed eseguire il contratto: senza di essi il servizio non può essere usato. Gli altri dati sono facoltativi. Non adottiamo decisioni automatizzate che producono effetti giuridici nei vostri confronti né effettuiamo profilazione.

Non vendiamo i dati, non li usiamo per pubblicità e non mostriamo pubblicità. I dati dei pazienti non vengono usati per alcuno scopo nostro, se non per il funzionamento del servizio per la clinica.

5. A chi vengono comunicati i dati

Solo a chi è necessario per il funzionamento del servizio (sub-responsabili):

Hosting: Hetzner Online GmbH, Germania e Finlandia: server, archiviazione dei file e backup.
Posta elettronica: mailbox.org (Heinlein Hosting GmbH) (Germania): invio delle e-mail di servizio e ricezione delle e-mail ai nostri indirizzi (assistenza, domande sui dati).
Paddle (Paddle.com Market Ltd, Regno Unito): venditore dell’abbonamento (Merchant of Record): pagamento, imposte, fatture, rimborsi. Paddle è titolare autonomo dei propri dati di pagamento; la sua informativa: paddle.com/legal/privacy.
In futuro, Firebase Cloud Messaging (Google): notifiche push nelle app, se attivate. Le notifiche push non contengono dati dei pazienti.

WhatsApp è un servizio della clinica stessa, non un nostro sub-responsabile. La clinica collega il proprio account WhatsApp; su sua indicazione, il servizio trasmette a quell’account il numero del paziente e il testo del promemoria, che poi vengono trattati da WhatsApp Ireland Ltd (Meta) secondo le sue condizioni e la sua informativa sulla privacy, accettate dalla clinica.

Assistenza: solo se il titolare della clinica ha attivato l’«Accesso dell’assistenza» (per 7 giorni), un collaboratore di Odonto Flow può entrare nell’account per conto di un utente (tramite un link monouso, registrato in un registro che la clinica vede) e vede il registro dei messaggi inviati (numero, testo, stato). Le schede dei pazienti non sono mostrate nel pannello di gestione.

I dati vengono comunicati alle autorità solo su richiesta legittima.

Trasferimenti al di fuori del SEE: i dati principali sono conservati nell’UE (Germania e Finlandia). Paddle (Regno Unito): decisione di adeguatezza della Commissione europea; Google: clausole contrattuali tipo dell’UE; i trasferimenti dei dati di WhatsApp sono garantiti da Meta secondo le sue condizioni.

6. Tempi di conservazione

Account: finché esiste. Un account che non appartiene a nessuna clinica viene cancellato subito e completamente quando lo si elimina. Un account eliminato che appartiene a una clinica viene disattivato (può essere ripristinato con una nuova registrazione con la stessa e-mail) e cancellato completamente non appena non ha più cliniche. Una registrazione non confermata entro 30 giorni viene cancellata.
Dati della clinica e dei suoi pazienti: finché l’abbonamento è attivo. Dopo la sua fine l’account viene chiuso e i dati sono conservati per 12 mesi (30 e 7 giorni prima dell’eliminazione, promemoria al titolare e agli amministratori), poi eliminati completamente, file compresi. Su richiesta della clinica, prima.
Un paziente eliminato dalla clinica («Elimina per sempre») viene eliminato subito e completamente: scheda, visite, messaggi, file; nel registro delle azioni restano solo annotazioni senza dati.
Backup: i dati eliminati ne scompaiono dopo 30 giorni.
Pagamenti e fatture: per il tempo richiesto dalla normativa fiscale (in Portogallo, 10 anni; le fatture sono conservate da Paddle).
Registro delle azioni: 24 mesi.
Richieste all’assistenza e la relativa corrispondenza: 24 mesi.
Log del server web: 30 giorni.

7. Sicurezza

Connessioni cifrate (HTTPS), password solo come hash, chiavi del sistema di pagamento conservate cifrate; i dati di ogni clinica sono isolati dagli altri (verificato da test automatici); l’accesso all’interno della clinica è per ruoli (titolare, amministratore, medico: il medico vede le proprie visite); i file vengono forniti tramite link firmati temporanei; backup: ogni giorno, in uno storage separato nell'UE (non sullo stesso server). Nessuna misura offre una garanzia totale; comunicheremo una violazione che riguardi i vostri dati nei termini del GDPR.

8. I vostri diritti

Accesso ai dati, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento, portabilità, opposizione al trattamento basato sul legittimo interesse, revoca del consenso. La maggior parte si può fare nell’app (profilo: dati, password, uscita dall’azienda, eliminazione dell’account; come eliminare l’account); il resto su richiesta a privacy@odontoflow.io, risponderemo entro un mese. Potete proporre reclamo a un’autorità di controllo: in Portogallo è la CNPD (www.cnpd.pt); in Italia, il Garante per la protezione dei dati personali; oppure l’autorità del vostro paese dell’UE.

I pazienti delle cliniche esercitano i propri diritti tramite la clinica: questa può stampare o salvare in PDF tutto ciò che riguarda il paziente (esportazione) e cancellarne i dati.

Non usiamo cookie pubblicitari né analitici (le statistiche di Umami funzionano senza), perciò il sito non chiede il consenso per essi. Nel browser vengono conservati solo i dati necessari al funzionamento: il token di accesso, la lingua e il tema scelti, le etichette UTM di arrivo (sul sito, fino alla chiusura della scheda; nel servizio, fino alla registrazione, per salvarle con l’account); nelle app iOS e Android il token è conservato nell’archivio sicuro del dispositivo (Keychain / Keystore). Il pannello di gestione del servizio usa un cookie di sessione.

10. Minori

Il servizio è destinato ai professionisti e non è pensato per utenti di età inferiore a 16 anni. I dati dei pazienti minorenni vengono inseriti dalla clinica in qualità di titolare del trattamento.

11. Modifiche

Comunicheremo le modifiche sostanziali di questa informativa ai titolari delle cliniche via e-mail e nell’app con almeno 30 giorni di anticipo. Avviseremo con anticipo anche se il servizio passerà a un altro fornitore, ad esempio a una società che costituiremo per il servizio: questo continuerà a trattare i dati secondo questa informativa. La versione in vigore è sempre in questa pagina; la data di entrata in vigore è riportata all’inizio.

12. Contatti

Tymofii Shevchenko, R. Tenente Coronel Jorge Vargas Mogo 3DT, 8375-129 São Bartolomeu de Messines (Silves, Faro), Portugal, privacy@odontoflow.io.