Політика конфіденційності
1. Хто ми
Odonto Flow — хмарний сервіс для приватних стоматологічних кабінетів і клінік: пацієнти, зубна формула, календар візитів, файли та нагадування пацієнтам у WhatsApp.
Сервіс і цей сайт надає Tymofii Shevchenko, trabalhador independente, NIF 309697107, R. Tenente Coronel Jorge Vargas Mogo 3DT, 8375-129 São Bartolomeu de Messines (Silves, Faro), Portugal («ми»). Питання щодо даних: privacy@odontoflow.io. Відповідальний за захист даних (DPO): не призначено.
2. Дві ролі: чиї це дані
- Дані акаунтів і клінік — дані людей, які працюють у сервісі (власники, адміністратори, лікарі), і відомості про клініку. Для них ми — контролер: визначаємо, навіщо і як вони обробляються. Ця політика описує насамперед їх.
- Дані пацієнтів клінік (картки, візити, знімки, повідомлення) вносить і використовує клініка. Контролер цих даних — клініка, ми — обробник: обробляємо їх лише за дорученням клініки і лише для роботи сервісу. Умови — у договорі про обробку даних. Пацієнт із питанням про свої дані звертається до своєї клініки; якщо запит надійде до нас, ми передамо його клініці.
3. Які дані ми обробляємо
Акаунт: ім’я та прізвище, e-mail, телефон (якщо вказано), пароль (лише у вигляді хешу — самого пароля ми не знаємо), мова інтерфейсу, позначка про підтвердження e-mail, компанії та ролі в них, згода з умовами та її дата; якщо реєстрація прийшла за посиланням з UTM-мітками (наприклад, з реклами), — ці мітки, вони копіюються і в створену клініку.
Клініка: назва, адреса, телефон, координати для карти, мова, часовий пояс, години надсилання повідомлень; номер WhatsApp та ім’я профілю, якщо клініка його підключила.
Підписка та оплата: тариф, строк дії, статус підписки, історія платежів і посилання на рахунки. Платіжні дані (номер картки тощо) вводяться на боці Paddle — у нас їх немає.
Робота в сервісі: журнал дій (хто і коли створив, змінив або видалив запис — із введеними даними, без паролів), технічні журнали та сесії (IP-адреса і браузер під час входу в панель керування), центр сповіщень.
Дані пацієнтів (як обробник): ім’я, дата народження, стать, телефон, адреса; медичні попередження (алергії, протипоказання, хронічні захворювання, препарати) і нотатки; зубна формула; візити, процедури, ціни, нотатки лікарів; файли (знімки, фото, документи); згода на повідомлення WhatsApp та її дата; тексти й статуси повідомлень. Частина цих даних — дані про здоров’я (особлива категорія, ст. 9 GDPR): їх обробляє клініка на своїй законній підставі (надання медичної допомоги), ми — лише за її дорученням.
Звернення до підтримки: через форму на сайті — ім’я, e-mail, клініка (якщо вказана), тема і текст; із застосунку — тема і текст, а ім’я, e-mail, клініка, мова і платформа (веб, iOS, Android) беруться з акаунта. Копія звернення надходить на нашу адресу підтримки.
Відвідувачі сайту: вебсервер записує технічний журнал запитів (IP-адреса, браузер, адреса сторінки, час) і зберігає його 30 днів — для безпеки та пошуку помилок. Статистику відвідувань рахує Umami — на нашому ж сервері, без cookies і без зберігання IP-адреси: перегляди сторінок, звідки прийшов відвідувач (зокрема UTM-мітки), країна, браузер, система і тип пристрою, натискання на основні кнопки, глибина прокручування і переглянуті блоки (без персональних даних). Так само рахуються сторінки сервісу до входу (вебверсія): вхід, реєстрація, відновлення пароля, підтвердження e-mail; їхні адреси — без параметрів, крім UTM-міток (e-mail і коди з посилань у листах не потрапляють). Усередині сервісу, після входу, статистики немає. За цими даними неможливо дізнатися, хто саме заходив; ми дивимося лише на загальні цифри, щоб розуміти, які сторінки корисні. Шрифти і скрипти сайту завантажуються з нашого сервера, сторонніх лічильників і рекламних мереж на сайті немає.
4. Навіщо і на якій підставі
| Мета | Підстава (GDPR, ст. 6) |
|---|---|
| Реєстрація, вхід, робота сервісу, підтримка | виконання договору |
| Відповіді на звернення до підтримки | законний інтерес (відповісти на питання); для клієнтів — виконання договору |
| Підтвердження e-mail, відновлення пароля, службові листи (запрошення, стан підписки, відключення WhatsApp, видалення даних) | виконання договору |
| Оплата підписки, рахунки, облік | виконання договору; юридичний обов’язок (податковий облік) |
| Безпека, журнал дій, журнал вебсервера, запобігання зловживанням | законний інтерес |
| Статистика відвідувань сайту і сторінок сервісу до входу (без cookies, знеособлена) | законний інтерес |
| Джерело реєстрації (UTM-мітки): яка реклама приводить клієнтів | законний інтерес |
| Нагадування пацієнтам у WhatsApp | доручення клініки; клініка отримує згоду пацієнта — без позначки згоди повідомлення не надсилаються |
Ім’я, e-mail і пароль потрібні, щоб укласти й виконувати договір: без них користуватися сервісом не можна. Решта даних — за бажанням. Автоматизованих рішень, які мають для вас юридичні наслідки, і профілювання ми не застосовуємо.
Ми не продаємо дані, не використовуємо їх для реклами і не показуємо рекламу. Дані пацієнтів не використовуються для жодних наших цілей, крім роботи сервісу для клініки.
5. Кому передаються дані
Лише тим, хто потрібен для роботи сервісу (субобробникам):
- Хостинг: Hetzner Online GmbH, Німеччина та Фінляндія — сервери, сховище файлів і резервні копії.
- Пошта: mailbox.org (Heinlein Hosting GmbH) (Німеччина) — надсилання службових листів і отримання листів на наші адреси (підтримка, питання щодо даних).
- Paddle (Paddle.com Market Ltd, Велика Британія) — продавець підписки (Merchant of Record): оплата, податки, рахунки, повернення. Paddle — самостійний контролер своїх даних про оплату; його політика: paddle.com/legal/privacy.
- Згодом — Firebase Cloud Messaging (Google) — push-сповіщення в застосунках, якщо ввімкнені. Даних пацієнтів у push-сповіщеннях немає.
WhatsApp — сервіс самої клініки, не наш субобробник. Клініка підключає свій акаунт WhatsApp; за її вказівкою сервіс передає в цей акаунт номер пацієнта і текст нагадування, далі їх обробляє WhatsApp Ireland Ltd (Meta) за своїми умовами та політикою конфіденційності, які приймає клініка.
Підтримка: лише якщо власник клініки ввімкнув «Доступ підтримки» (на 7 днів), співробітник Odonto Flow може увійти в кабінет від імені користувача (вхід за одноразовим посиланням, записується в журнал, клініка його бачить) і бачить журнал надісланих повідомлень (номер, текст, статус). Картки пацієнтів у панелі керування не показуються.
Дані розкриваються органам влади лише на законну вимогу.
Передача за межі ЄЕЗ: основні дані зберігаються в ЄС (Німеччина та Фінляндія). Paddle (Велика Британія) — рішення Єврокомісії про адекватність; Google — стандартні договірні положення ЄС; передачу даних WhatsApp забезпечує Meta за своїми умовами.
6. Строки зберігання
- Акаунт — доки він існує. Акаунт, який не належить до жодної клініки, у разі видалення стирається одразу й повністю. Видалений акаунт, який належить до клініки, деактивується (його можна відновити повторною реєстрацією з тим самим e-mail) і стирається повністю, щойно в нього не залишиться клінік. Реєстрація, не підтверджена за 30 днів, стирається.
- Дані клініки та її пацієнтів — доки діє підписка. Після її закінчення кабінет закривається, дані зберігаються 12 місяців (за 30 і 7 днів до видалення — нагадування власнику й адміністраторам), потім видаляються повністю, включно з файлами. На запит клініки — раніше.
- Пацієнт, видалений клінікою назавжди («Видалити назавжди»), видаляється одразу й повністю: картка, візити, повідомлення, файли; у журналі дій залишаються лише позначки без даних.
- Резервні копії — видалені дані зникають із них через 30 днів.
- Платежі та рахунки — стільки, скільки вимагає податкове законодавство (у Португалії — 10 років; рахунки зберігає Paddle).
- Журнал дій — 24 місяці.
- Звернення до підтримки та листування щодо них — 24 місяці.
- Журнал вебсервера — 30 днів.
7. Безпека
Шифрування з’єднань (HTTPS), паролі — лише хешами, ключі платіжної системи — у зашифрованому вигляді; дані кожної клініки ізольовані від інших (це перевіряється автоматичними тестами); доступ усередині клініки — за ролями (власник, адміністратор, лікар: лікар бачить свої візити); файли видаються за тимчасовими підписаними посиланнями; резервні копії — щодня, в окреме сховище в ЄС (не на тому самому сервері). Жоден захід не дає повної гарантії; про витік, що стосується ваших даних, ми повідомимо в строки GDPR.
8. Ваші права
Доступ до даних, виправлення, видалення, обмеження обробки, перенесення, заперечення проти обробки на підставі законного інтересу, відкликання згоди. Більшість можна зробити в застосунку (профіль: дані, пароль, вихід із компанії, видалення акаунта — як видалити акаунт); решту — на запит на privacy@odontoflow.io, відповімо протягом місяця. Скаргу можна подати до наглядового органу — у Португалії це CNPD (www.cnpd.pt), або до органу вашої країни ЄС.
Пацієнти клінік реалізують свої права через клініку: вона може роздрукувати або зберегти в PDF усе про пацієнта (експорт) і стерти його дані.
9. Cookies і зберігання в браузері
Ми не використовуємо рекламні та аналітичні cookies (статистика Umami працює без них), тому сайт не запитує згоди на них. У браузері зберігаються лише потрібні для роботи дані: токен входу, вибрані мова і тема оформлення, UTM-мітки приходу (на сайті — до закриття вкладки, у сервісі — до реєстрації, щоб зберегти їх з акаунтом); у застосунках iOS і Android токен зберігається в захищеному сховищі пристрою (Keychain / Keystore). Панель керування сервісу використовує сесійний cookie.
10. Діти
Сервіс призначений для фахівців і не розрахований на користувачів, молодших за 16 років. Дані неповнолітніх пацієнтів вносить клініка як їхній контролер.
11. Зміни
Про суттєві зміни політики ми повідомимо листом власників клінік і в застосунку не пізніше ніж за 30 днів. Так само заздалегідь повідомимо, якщо сервіс перейде до іншого постачальника — наприклад, до компанії, яку ми створимо для сервісу: він продовжить обробляти дані за цією політикою. Чинна версія — завжди на цій сторінці, дата набрання чинності — на її початку.
12. Контакти
Tymofii Shevchenko, R. Tenente Coronel Jorge Vargas Mogo 3DT, 8375-129 São Bartolomeu de Messines (Silves, Faro), Portugal, privacy@odontoflow.io.