Privacybeleid

1. Wie wij zijn

Odonto Flow is een clouddienst voor particuliere tandartspraktijken en klinieken: patiënten, tandenschema, afsprakenkalender, bestanden en WhatsApp-herinneringen aan patiënten.

De dienst en deze website worden aangeboden door Tymofii Shevchenko, trabalhador independente, NIF 309697107, R. Tenente Coronel Jorge Vargas Mogo 3DT, 8375-129 São Bartolomeu de Messines (Silves, Faro), Portugal („wij”). Vragen over gegevens: privacy@odontoflow.io. Functionaris voor gegevensbescherming (FG/DPO): niet aangesteld.

2. Twee rollen: van wie de gegevens zijn

• Gegevens van accounts en praktijken — gegevens van de mensen die in de dienst werken (eigenaren, beheerders, tandartsen) en informatie over de praktijk. Voor deze gegevens zijn wij verwerkingsverantwoordelijke: wij bepalen waarom en hoe ze worden verwerkt. Dit beleid beschrijft vooral deze gegevens.
• Patiëntgegevens van de praktijken (kaarten, afspraken, beelden, berichten) worden door de praktijk ingevoerd en gebruikt. Verwerkingsverantwoordelijke voor deze gegevens is de praktijk, wij zijn verwerker: wij verwerken ze alleen in opdracht van de praktijk en alleen voor de werking van de dienst. De voorwaarden staan in de verwerkersovereenkomst. Een patiënt met een vraag over zijn gegevens wendt zich tot zijn praktijk; komt het verzoek bij ons binnen, dan sturen wij het door naar de praktijk.

3. Welke gegevens wij verwerken

Account: voor- en achternaam, e-mail, telefoon (indien opgegeven), wachtwoord (alleen als hash — het wachtwoord zelf kennen wij niet), taal van de interface, bevestiging van het e-mailadres, bedrijven en rollen daarin, aanvaarding van de voorwaarden en de datum daarvan; als de registratie via een link met UTM-tags kwam (bijvoorbeeld uit een advertentie), die tags — ze worden ook overgenomen in de aangemaakte praktijk.

Praktijk: naam, adres, telefoon, coördinaten voor de kaart, taal, tijdzone, verzendtijden van berichten; het WhatsApp-nummer en de profielnaam, als de praktijk het heeft gekoppeld.

Abonnement en betaling: abonnement, looptijd, status van het abonnement, betaalgeschiedenis en links naar facturen. Betaalgegevens (kaartnummer enz.) worden bij Paddle ingevoerd — wij hebben ze niet.

Gebruik van de dienst: actielogboek (wie wanneer een item heeft aangemaakt, gewijzigd of verwijderd — met de ingevoerde gegevens, zonder wachtwoorden), technische logboeken en sessies (IP-adres en browser bij het inloggen in het beheerpaneel), meldingencentrum.

Patiëntgegevens (als verwerker): naam, geboortedatum, geslacht, telefoon, adres; medische waarschuwingen (allergieën, contra-indicaties, chronische aandoeningen, medicatie) en notities; tandenschema; afspraken, behandelingen, prijzen, notities van tandartsen; bestanden (röntgenfoto’s, foto’s, documenten); toestemming voor WhatsApp-berichten en de datum daarvan; teksten en statussen van berichten. Een deel van deze gegevens zijn gezondheidsgegevens (bijzondere categorie, art. 9 AVG): de praktijk verwerkt ze op haar eigen grondslag (gezondheidszorg), wij alleen in haar opdracht.

Supportverzoeken: via het formulier op de website — naam, e-mail, praktijk (indien opgegeven), onderwerp en tekst; vanuit de app — onderwerp en tekst, terwijl naam, e-mail, praktijk, taal en platform (web, iOS, Android) uit het account worden overgenomen. Een kopie van het verzoek gaat naar ons supportadres.

Bezoekers van de website: de webserver houdt een technisch logboek bij van verzoeken (IP-adres, browser, paginaadres, tijd) en bewaart het 30 dagen — voor de beveiliging en het opsporen van fouten. De bezoekersstatistieken worden bijgehouden door Umami — op onze eigen server, zonder cookies en zonder het IP-adres op te slaan: paginaweergaven, waar de bezoeker vandaan kwam (inclusief UTM-tags), land, browser, besturingssysteem en type apparaat, klikken op de belangrijkste knoppen, scrolldiepte en bekeken blokken (zonder persoonsgegevens). Op dezelfde manier worden de pagina’s van de dienst vóór het inloggen geteld (webversie): inloggen, registratie, wachtwoordherstel, bevestiging van het e-mailadres; hun adressen worden vastgelegd zonder parameters behalve UTM-tags (e-mailadressen en codes uit de links in e-mails komen er niet in). Binnen de dienst, na het inloggen, zijn er geen statistieken. Uit deze gegevens is niet af te leiden wie de website heeft bezocht; wij kijken alleen naar totaalcijfers om te zien welke pagina’s nuttig zijn. Lettertypen en scripts van de website worden van onze server geladen; op de website staan geen trackers van derden en geen advertentienetwerken.

4. Doeleinden en grondslagen

Doel	Grondslag (AVG, art. 6)
Registratie, inloggen, werking van de dienst, support	uitvoering van de overeenkomst
Beantwoorden van supportverzoeken	gerechtvaardigd belang (de vraag beantwoorden); voor klanten — uitvoering van de overeenkomst
Bevestiging van het e-mailadres, wachtwoordherstel, service-e-mails (uitnodigingen, status van het abonnement, ontkoppeling van WhatsApp, verwijdering van gegevens)	uitvoering van de overeenkomst
Betaling van het abonnement, facturen, boekhouding	uitvoering van de overeenkomst; wettelijke verplichting (fiscale administratie)
Beveiliging, actielogboek, webserverlogboek, voorkomen van misbruik	gerechtvaardigd belang
Bezoekersstatistieken van de website en van de pagina’s van de dienst vóór het inloggen (zonder cookies, geanonimiseerd)	gerechtvaardigd belang
Herkomst van de registratie (UTM-tags): welke reclame klanten oplevert	gerechtvaardigd belang
WhatsApp-herinneringen aan patiënten	opdracht van de praktijk; de praktijk verkrijgt de toestemming van de patiënt — zonder vermelding van toestemming worden geen berichten verstuurd

Naam, e-mail en wachtwoord zijn nodig om de overeenkomst te sluiten en uit te voeren: zonder deze gegevens kan de dienst niet worden gebruikt. Alle andere gegevens zijn vrijwillig. Wij nemen geen geautomatiseerde besluiten met rechtsgevolgen voor u en doen niet aan profilering.

Wij verkopen geen gegevens, gebruiken ze niet voor reclame en tonen geen advertenties. Patiëntgegevens worden voor geen enkel eigen doel gebruikt, behalve voor de werking van de dienst voor de praktijk.

5. Aan wie gegevens worden verstrekt

Alleen aan wie nodig is voor de werking van de dienst (subverwerkers):

• Hosting: Hetzner Online GmbH, Duitsland en Finland — servers, bestandsopslag en back-ups.
• E-mail: mailbox.org (Heinlein Hosting GmbH) (Duitsland) — verzenden van service-e-mails en ontvangen van e-mails op onze adressen (support, vragen over gegevens).
• Paddle (Paddle.com Market Ltd, Verenigd Koninkrijk) — verkoper van het abonnement (Merchant of Record): betaling, belastingen, facturen, terugbetalingen. Paddle is zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke voor zijn betaalgegevens; zijn beleid: paddle.com/legal/privacy.
• Later — Firebase Cloud Messaging (Google) — pushmeldingen in de apps, als ze zijn ingeschakeld. Pushmeldingen bevatten geen patiëntgegevens.

WhatsApp is een dienst van de praktijk zelf, niet onze subverwerker. De praktijk koppelt haar WhatsApp-account; op haar aanwijzing geeft de dienst het nummer van de patiënt en de tekst van de herinnering door aan dat account, waarna ze worden verwerkt door WhatsApp Ireland Ltd (Meta) volgens zijn eigen voorwaarden en privacybeleid, die de praktijk aanvaardt.

Support: alleen als de eigenaar van de praktijk „Toegang voor support” heeft ingeschakeld (voor 7 dagen), kan een medewerker van Odonto Flow namens een gebruiker in het account komen (via een eenmalige link, vastgelegd in een logboek dat de praktijk ziet) en ziet hij het logboek van verzonden berichten (nummer, tekst, status). Patiëntkaarten worden in het beheerpaneel niet getoond.

Gegevens worden alleen op wettelijk verzoek aan autoriteiten verstrekt.

Doorgifte buiten de EER: de belangrijkste gegevens worden in de EU opgeslagen (Duitsland en Finland). Paddle (Verenigd Koninkrijk) — adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie; Google — EU-standaardcontractbepalingen; de doorgifte van gegevens door WhatsApp regelt Meta volgens zijn eigen voorwaarden.

6. Bewaartermijnen

• Account — zolang het bestaat. Een account dat bij geen enkele praktijk hoort, wordt bij verwijdering direct en volledig gewist. Een verwijderd account dat bij een praktijk hoort, wordt gedeactiveerd (het kan worden hersteld door opnieuw te registreren met hetzelfde e-mailadres) en volledig gewist zodra het geen praktijken meer heeft. Een registratie die niet binnen 30 dagen wordt bevestigd, wordt gewist.
• Gegevens van de praktijk en haar patiënten — zolang het abonnement actief is. Na het einde ervan wordt het account gesloten en worden de gegevens 12 maanden bewaard (30 en 7 dagen vóór de verwijdering — herinnering aan de eigenaar en de beheerders), daarna volledig verwijderd, inclusief bestanden. Op verzoek van de praktijk — eerder.
• Een patiënt die de praktijk definitief verwijdert („Definitief verwijderen”), wordt direct en volledig verwijderd: kaart, afspraken, berichten, bestanden; in het actielogboek blijven alleen vermeldingen zonder gegevens.
• Back-ups — verwijderde gegevens verdwijnen daaruit na 30 dagen.
• Betalingen en facturen — zo lang als de belastingwetgeving vereist (in Portugal 10 jaar; facturen worden door Paddle bewaard).
• Actielogboek — 24 maanden.
• Supportverzoeken en de correspondentie daarover — 24 maanden.
• Webserverlogboek — 30 dagen.

7. Beveiliging

Versleutelde verbindingen (HTTPS), wachtwoorden alleen als hash, sleutels van het betaalsysteem versleuteld opgeslagen; de gegevens van elke praktijk zijn gescheiden van andere (gecontroleerd door geautomatiseerde tests); toegang binnen de praktijk op basis van rollen (eigenaar, beheerder, tandarts: een tandarts ziet zijn eigen afspraken); bestanden worden verstrekt via tijdelijke ondertekende links; back-ups — dagelijks, naar aparte opslag in de EU (niet op dezelfde server). Geen enkele maatregel biedt een volledige garantie; een datalek dat uw gegevens raakt, melden wij binnen de termijnen van de AVG.

8. Uw rechten

Inzage, rectificatie, wissing, beperking van de verwerking, overdraagbaarheid, bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang, intrekking van toestemming. Het meeste kunt u in de app doen (profiel: gegevens, wachtwoord, een bedrijf verlaten, het account verwijderen — hoe u het account verwijdert); de rest op verzoek via privacy@odontoflow.io, wij antwoorden binnen een maand. U kunt een klacht indienen bij een toezichthoudende autoriteit — in Portugal is dat de CNPD (www.cnpd.pt), in Nederland de Autoriteit Persoonsgegevens, in België de Gegevensbeschermingsautoriteit, of de autoriteit van uw EU-land.

Patiënten van de praktijken oefenen hun rechten uit via de praktijk: zij kan alles over de patiënt afdrukken of als PDF opslaan (export) en zijn gegevens wissen.

9. Cookies en opslag in de browser

Wij gebruiken geen advertentie- of analysecookies (de Umami-statistieken werken zonder), daarom vraagt de website daar geen toestemming voor. In de browser worden alleen gegevens opgeslagen die nodig zijn voor de werking: het inlogtoken, de gekozen taal en het thema, de UTM-tags van de komst (op de website tot het tabblad wordt gesloten, in de dienst tot de registratie, om ze bij het account op te slaan); in de apps voor iOS en Android wordt het token opgeslagen in de beveiligde opslag van het apparaat (Keychain / Keystore). Het beheerpaneel van de dienst gebruikt een sessiecookie.

10. Kinderen

De dienst is bedoeld voor professionals en niet voor gebruikers jonger dan 16 jaar. Gegevens van minderjarige patiënten worden ingevoerd door de praktijk als verwerkingsverantwoordelijke.

11. Wijzigingen

Over wezenlijke wijzigingen van dit beleid informeren wij de eigenaren van de praktijken per e-mail en in de app ten minste 30 dagen van tevoren. Ook laten wij het vooraf weten als de dienst overgaat naar een andere aanbieder — bijvoorbeeld een bedrijf dat wij voor de dienst oprichten: die blijft de gegevens volgens dit beleid verwerken. De geldende versie staat altijd op deze pagina; de ingangsdatum staat bovenaan.

12. Contact

Tymofii Shevchenko, R. Tenente Coronel Jorge Vargas Mogo 3DT, 8375-129 São Bartolomeu de Messines (Silves, Faro), Portugal, privacy@odontoflow.io.