Datenschutzerklärung — Odonto Flow

1. Wer wir sind

Odonto Flow ist ein Cloud-Dienst für private Zahnarztpraxen und Kliniken: Patienten, Zahnschema, Terminkalender, Dateien und WhatsApp-Erinnerungen an Patienten.

Der Dienst und diese Website werden bereitgestellt von Tymofii Shevchenko, trabalhador independente, NIF 309697107, R. Tenente Coronel Jorge Vargas Mogo 3DT, 8375-129 São Bartolomeu de Messines (Silves, Faro), Portugal („wir“). Fragen zum Datenschutz: privacy@odontoflow.io. Datenschutzbeauftragter (DPO): nicht benannt.

2. Zwei Rollen: Wessen Daten es sind

Konto- und Praxisdaten — Daten der Personen, die im Dienst arbeiten (Inhaber, Administratoren, Ärzte), und Angaben zur Praxis. Für diese Daten sind wir Verantwortlicher: Wir entscheiden, wozu und wie sie verarbeitet werden. Diese Erklärung beschreibt vor allem diese Daten.
Patientendaten der Praxen (Karten, Termine, Bilder, Nachrichten) gibt die Praxis ein und nutzt sie. Verantwortlicher für diese Daten ist die Praxis, wir sind Auftragsverarbeiter: Wir verarbeiten sie nur im Auftrag der Praxis und nur für den Betrieb des Dienstes. Die Bedingungen stehen im Auftragsverarbeitungsvertrag. Patienten mit Fragen zu ihren Daten wenden sich an ihre Praxis; erreicht uns eine Anfrage, leiten wir sie an die Praxis weiter.

3. Welche Daten wir verarbeiten

Konto: Vor- und Nachname, E-Mail, Telefon (falls angegeben), Passwort (nur als Hash — das Passwort selbst kennen wir nicht), Sprache der Oberfläche, Bestätigung der E-Mail, Unternehmen und Rollen darin, Zustimmung zu den Bedingungen und deren Datum; kam die Registrierung über einen Link mit UTM-Parametern (zum Beispiel aus einer Anzeige), diese Parameter — sie werden auch in die angelegte Praxis übernommen.

Praxis: Name, Adresse, Telefon, Koordinaten für die Karte, Sprache, Zeitzone, Sendezeiten für Nachrichten; WhatsApp-Nummer und Profilname, falls die Praxis sie verbunden hat.

Abonnement und Zahlung: Tarif, Laufzeit, Status des Abonnements, Zahlungsverlauf und Links zu Rechnungen. Zahlungsdaten (Kartennummer usw.) werden bei Paddle eingegeben — wir haben sie nicht.

Nutzung des Dienstes: Aktionsprotokoll (wer wann einen Eintrag erstellt, geändert oder gelöscht hat — mit den eingegebenen Daten, ohne Passwörter), technische Protokolle und Sitzungen (IP-Adresse und Browser bei der Anmeldung im Verwaltungsbereich), Benachrichtigungszentrale.

Patientendaten (als Auftragsverarbeiter): Name, Geburtsdatum, Geschlecht, Telefon, Adresse; medizinische Hinweise (Allergien, Kontraindikationen, chronische Erkrankungen, Medikamente) und Notizen; Zahnschema; Termine, Behandlungen, Preise, Notizen der Ärzte; Dateien (Röntgenbilder, Fotos, Dokumente); Einwilligung in WhatsApp-Nachrichten und deren Datum; Texte und Status der Nachrichten. Ein Teil dieser Daten sind Gesundheitsdaten (besondere Kategorie, Art. 9 DSGVO): Die Praxis verarbeitet sie auf ihrer eigenen Rechtsgrundlage (Gesundheitsversorgung), wir nur in ihrem Auftrag.

Supportanfragen: über das Formular der Website — Name, E-Mail, Praxis (falls angegeben), Thema und Text; aus der App — Thema und Text, während Name, E-Mail, Praxis, Sprache und Plattform (Web, iOS, Android) aus dem Konto übernommen werden. Eine Kopie der Anfrage geht an unsere Support-Adresse.

Besucher der Website: Der Webserver führt ein technisches Protokoll der Anfragen (IP-Adresse, Browser, Seitenadresse, Uhrzeit) und speichert es 30 Tage — für die Sicherheit und die Fehlersuche. Die Besucherstatistik erstellt Umami — auf unserem eigenen Server, ohne Cookies und ohne Speicherung der IP-Adresse: Seitenaufrufe, Herkunft des Besuchers (einschließlich UTM-Parametern), Land, Browser, Betriebssystem und Gerätetyp, Klicks auf die wichtigsten Schaltflächen, Scrolltiefe und angesehene Abschnitte (ohne personenbezogene Daten). Ebenso gezählt werden die Seiten des Dienstes vor der Anmeldung (Webversion): Anmeldung, Registrierung, Passwort-Wiederherstellung, E-Mail-Bestätigung; ihre Adressen werden ohne Parameter außer UTM-Parametern erfasst (E-Mail-Adressen und Codes aus den Links in E-Mails gelangen nicht hinein). Innerhalb des Dienstes, nach der Anmeldung, gibt es keine Statistik. Aus diesen Daten lässt sich nicht erkennen, wer die Website besucht hat; wir sehen nur Gesamtzahlen, um zu verstehen, welche Seiten nützlich sind. Schriften und Skripte der Website werden von unserem Server geladen; auf der Website gibt es keine Tracker von Drittanbietern und keine Werbenetzwerke.

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Zweck	Rechtsgrundlage (DSGVO, Art. 6)
Registrierung, Anmeldung, Betrieb des Dienstes, Support	Vertragserfüllung
Beantwortung von Supportanfragen	berechtigtes Interesse (die Frage beantworten); für Kunden — Vertragserfüllung
Bestätigung der E-Mail, Wiederherstellung des Passworts, Service-E-Mails (Einladungen, Status des Abonnements, Trennung von WhatsApp, Löschung von Daten)	Vertragserfüllung
Zahlung des Abonnements, Rechnungen, Buchhaltung	Vertragserfüllung; rechtliche Verpflichtung (steuerliche Buchführung)
Sicherheit, Aktionsprotokoll, Webserver-Protokoll, Missbrauchsverhinderung	berechtigtes Interesse
Besucherstatistik der Website und der Seiten des Dienstes vor der Anmeldung (ohne Cookies, anonymisiert)	berechtigtes Interesse
Herkunft der Registrierung (UTM-Parameter): welche Werbung Kunden bringt	berechtigtes Interesse
WhatsApp-Erinnerungen an Patienten	Auftrag der Praxis; die Praxis holt die Einwilligung des Patienten ein — ohne Einwilligungsvermerk werden keine Nachrichten gesendet

Name, E-Mail und Passwort sind erforderlich, um den Vertrag zu schließen und zu erfüllen: Ohne sie kann der Dienst nicht genutzt werden. Alle anderen Daten sind freiwillig. Wir treffen keine automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung Ihnen gegenüber und betreiben kein Profiling.

Wir verkaufen keine Daten, nutzen sie nicht für Werbung und zeigen keine Werbung. Patientendaten werden für keine eigenen Zwecke genutzt, außer für den Betrieb des Dienstes für die Praxis.

5. An wen Daten weitergegeben werden

Nur an diejenigen, die für den Betrieb des Dienstes nötig sind (Unterauftragsverarbeiter):

Hosting: Hetzner Online GmbH, Deutschland und Finnland — Server, Dateispeicher und Backups.
E-Mail: mailbox.org (Heinlein Hosting GmbH) (Deutschland) — Versand von Service-E-Mails und Empfang von E-Mails an unsere Adressen (Support, Datenschutzfragen).
Paddle (Paddle.com Market Ltd, Vereinigtes Königreich) — Verkäufer des Abonnements (Merchant of Record): Zahlung, Steuern, Rechnungen, Erstattungen. Paddle ist eigenständiger Verantwortlicher für seine Zahlungsdaten; seine Erklärung: paddle.com/legal/privacy.
Später — Firebase Cloud Messaging (Google) — Push-Benachrichtigungen in den Apps, falls aktiviert. Push-Benachrichtigungen enthalten keine Patientendaten.

WhatsApp ist ein Dienst der Praxis selbst, nicht unser Unterauftragsverarbeiter. Die Praxis verbindet ihr WhatsApp-Konto; auf ihre Anweisung übermittelt der Dienst die Nummer des Patienten und den Text der Erinnerung an dieses Konto, danach verarbeitet sie WhatsApp Ireland Ltd (Meta) nach eigenen Bedingungen und eigener Datenschutzrichtlinie, die die Praxis akzeptiert.

Support: Nur wenn der Inhaber der Praxis den „Support-Zugang“ aktiviert hat (für 7 Tage), kann ein Mitarbeiter von Odonto Flow im Namen eines Nutzers auf das Konto zugreifen (über einen Einmal-Link, protokolliert in einem Verlauf, den die Praxis sieht) und sieht das Protokoll der gesendeten Nachrichten (Nummer, Text, Status). Patientenkarten werden im Verwaltungsbereich nicht angezeigt.

Behörden erhalten Daten nur auf rechtmäßige Anforderung.

Übermittlungen außerhalb des EWR: Die wesentlichen Daten werden in der EU gespeichert (Deutschland und Finnland). Paddle (Vereinigtes Königreich) — Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission; Google — EU-Standardvertragsklauseln; Datenübermittlungen von WhatsApp sichert Meta nach eigenen Bedingungen ab.

6. Speicherdauer

Konto — solange es besteht. Ein Konto, das keiner Praxis angehört, wird beim Löschen sofort und vollständig entfernt. Ein gelöschtes Konto, das einer Praxis angehört, wird deaktiviert (es lässt sich durch erneute Registrierung mit derselben E-Mail wiederherstellen) und vollständig entfernt, sobald es keiner Praxis mehr angehört. Eine Registrierung, die nicht innerhalb von 30 Tagen bestätigt wird, wird entfernt.
Daten der Praxis und ihrer Patienten — solange das Abonnement aktiv ist. Nach dessen Ende wird das Konto geschlossen, und die Daten werden 12 Monate aufbewahrt (30 und 7 Tage vor der Löschung — Erinnerung an Inhaber und Administratoren), danach vollständig gelöscht, einschließlich der Dateien. Auf Wunsch der Praxis — früher.
Ein Patient, den die Praxis endgültig löscht („Endgültig löschen“), wird sofort und vollständig gelöscht: Karte, Termine, Nachrichten, Dateien; im Aktionsprotokoll bleiben nur Vermerke ohne Daten.
Backups — gelöschte Daten verschwinden daraus nach 30 Tagen.
Zahlungen und Rechnungen — so lange, wie das Steuerrecht es verlangt (in Portugal 10 Jahre; Rechnungen bewahrt Paddle auf).
Aktionsprotokoll — 24 Monate.
Supportanfragen und die Korrespondenz dazu — 24 Monate.
Webserver-Protokoll — 30 Tage.

7. Sicherheit

Verschlüsselte Verbindungen (HTTPS), Passwörter nur als Hash, Schlüssel des Zahlungssystems verschlüsselt gespeichert; die Daten jeder Praxis sind von anderen isoliert (durch automatisierte Tests geprüft); der Zugriff innerhalb der Praxis erfolgt nach Rollen (Inhaber, Administrator, Arzt: Ein Arzt sieht seine eigenen Termine); Dateien werden über zeitlich begrenzte signierte Links bereitgestellt; Backups — täglich, in einen getrennten Speicher in der EU (nicht auf demselben Server). Keine Maßnahme bietet eine vollständige Garantie; eine Datenpanne, die Ihre Daten betrifft, melden wir innerhalb der Fristen der DSGVO.

8. Ihre Rechte

Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch gegen eine Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen, Widerruf der Einwilligung. Das meiste lässt sich in der App erledigen (Profil: Daten, Passwort, Austritt aus einem Unternehmen, Löschen des Kontos — wie Sie das Konto löschen); alles andere auf Anfrage an privacy@odontoflow.io, wir antworten innerhalb eines Monats. Sie können sich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren — in Portugal ist das die CNPD (www.cnpd.pt), in Deutschland die Datenschutzbehörde Ihres Bundeslandes, oder die Behörde Ihres EU-Landes.

Patienten der Praxen üben ihre Rechte über die Praxis aus: Sie kann alles über den Patienten drucken oder als PDF speichern (Export) und seine Daten löschen.

9. Cookies und Speicherung im Browser

Wir verwenden keine Werbe- oder Analyse-Cookies (die Umami-Statistik funktioniert ohne sie), daher fragt die Website nicht nach einer Einwilligung dafür. Im Browser werden nur für den Betrieb nötige Daten gespeichert: das Anmelde-Token, die gewählte Sprache und das Design, die UTM-Parameter des Besuchs (auf der Website bis zum Schließen des Tabs, im Dienst bis zur Registrierung, um sie mit dem Konto zu speichern); in den Apps für iOS und Android liegt das Token im sicheren Speicher des Geräts (Keychain / Keystore). Der Verwaltungsbereich des Dienstes nutzt ein Sitzungs-Cookie.

10. Kinder

Der Dienst richtet sich an Fachleute und ist nicht für Nutzer unter 16 Jahren gedacht. Daten minderjähriger Patienten gibt die Praxis als Verantwortlicher ein.

11. Änderungen

Über wesentliche Änderungen dieser Erklärung informieren wir die Inhaber der Praxen per E-Mail und in der App mindestens 30 Tage im Voraus. Ebenso informieren wir vorab, wenn der Dienst auf einen anderen Anbieter übergeht — zum Beispiel auf ein Unternehmen, das wir für den Dienst gründen: Er verarbeitet die Daten weiter nach dieser Erklärung. Die geltende Fassung steht immer auf dieser Seite; das Datum des Inkrafttretens steht an ihrem Anfang.

12. Kontakt

Tymofii Shevchenko, R. Tenente Coronel Jorge Vargas Mogo 3DT, 8375-129 São Bartolomeu de Messines (Silves, Faro), Portugal, privacy@odontoflow.io.