Política de privacidad
1. Quiénes somos
Odonto Flow es un servicio en la nube para consultorios y clínicas dentales privadas: pacientes, odontograma, agenda de visitas, archivos y recordatorios a los pacientes por WhatsApp.
El servicio y este sitio web los presta Tymofii Shevchenko, trabalhador independente, NIF 309697107, R. Tenente Coronel Jorge Vargas Mogo 3DT, 8375-129 São Bartolomeu de Messines (Silves, Faro), Portugal («nosotros»). Consultas sobre datos: privacy@odontoflow.io. Delegado de protección de datos (DPD): no designado.
2. Dos papeles: de quién son los datos
- Datos de las cuentas y de las clínicas: datos de las personas que trabajan en el servicio (propietarios, administradores, médicos) e información sobre la clínica. Para estos datos somos el responsable del tratamiento: decidimos para qué y cómo se tratan. Esta política describe sobre todo estos datos.
- Datos de los pacientes de las clínicas (fichas, visitas, imágenes, mensajes): los introduce y usa la clínica. El responsable de estos datos es la clínica y nosotros somos el encargado del tratamiento: los tratamos solo por encargo de la clínica y solo para el funcionamiento del servicio. Las condiciones figuran en el contrato de encargo del tratamiento. Un paciente con preguntas sobre sus datos debe dirigirse a su clínica; si la solicitud nos llega a nosotros, la remitiremos a la clínica.
3. Qué datos tratamos
Cuenta: nombre y apellidos, e-mail, teléfono (si se indica), contraseña (solo como hash: no conocemos la contraseña), idioma de la interfaz, confirmación del e-mail, empresas y roles en ellas, aceptación de las condiciones y su fecha; si el registro llegó por un enlace con etiquetas UTM (por ejemplo, de un anuncio), esas etiquetas, que también se copian a la clínica creada.
Clínica: nombre, dirección, teléfono, coordenadas para el mapa, idioma, zona horaria, horario de envío de mensajes; el número de WhatsApp y el nombre del perfil, si la clínica lo ha conectado.
Suscripción y pago: plan, vigencia, estado de la suscripción, historial de pagos y enlaces a las facturas. Los datos de pago (número de tarjeta, etc.) se introducen en Paddle: nosotros no los tenemos.
Uso del servicio: registro de acciones (quién creó, modificó o eliminó un registro y cuándo, con los datos introducidos, sin contraseñas), registros técnicos y sesiones (dirección IP y navegador al entrar en el panel de gestión), centro de notificaciones.
Datos de los pacientes (como encargado): nombre, fecha de nacimiento, sexo, teléfono, dirección; alertas médicas (alergias, contraindicaciones, enfermedades crónicas, medicación) y notas; odontograma; visitas, procedimientos, precios, notas de los médicos; archivos (radiografías, fotos, documentos); consentimiento para mensajes de WhatsApp y su fecha; textos y estados de los mensajes. Parte de estos datos son datos de salud (categoría especial, art. 9 RGPD): los trata la clínica con su propia base jurídica (asistencia sanitaria) y nosotros solo por su encargo.
Solicitudes al soporte: a través del formulario del sitio web, nombre, e-mail, clínica (si se indica), tema y texto; desde la aplicación, tema y texto, mientras que el nombre, el e-mail, la clínica, el idioma y la plataforma (web, iOS, Android) se toman de la cuenta. Una copia de la solicitud llega a nuestra dirección de soporte.
Visitantes del sitio web: el servidor web guarda un registro técnico de las solicitudes (dirección IP, navegador, dirección de la página, hora) durante 30 días, por seguridad y para detectar errores. Las estadísticas de visitas las calcula Umami, en nuestro propio servidor, sin cookies y sin guardar la dirección IP: páginas vistas, de dónde llegó el visitante (incluidas las etiquetas UTM), país, navegador, sistema y tipo de dispositivo, clics en los botones principales, profundidad de desplazamiento y bloques vistos (sin datos personales). Del mismo modo se cuentan las páginas del servicio antes de iniciar sesión (versión web): inicio de sesión, registro, recuperación de la contraseña, confirmación del e-mail; sus direcciones se registran sin parámetros salvo las etiquetas UTM (los e-mails y los códigos de los enlaces de los correos no se incluyen). Dentro del servicio, después de iniciar sesión, no hay estadísticas. Con estos datos no se puede saber quién ha visitado; solo vemos cifras globales para entender qué páginas son útiles. Las fuentes y los scripts del sitio se cargan desde nuestro servidor; en el sitio no hay contadores de terceros ni redes publicitarias.
4. Finalidades y bases jurídicas
| Finalidad | Base jurídica (RGPD, art. 6) |
|---|---|
| Registro, inicio de sesión, funcionamiento del servicio, soporte | ejecución del contrato |
| Respuesta a las solicitudes al soporte | interés legítimo (responder a la consulta); para clientes, ejecución del contrato |
| Confirmación del e-mail, recuperación de la contraseña, correos de servicio (invitaciones, estado de la suscripción, desconexión de WhatsApp, eliminación de datos) | ejecución del contrato |
| Pago de la suscripción, facturas, contabilidad | ejecución del contrato; obligación legal (contabilidad fiscal) |
| Seguridad, registro de acciones, registro del servidor web, prevención de abusos | interés legítimo |
| Estadísticas de visitas al sitio web y a las páginas del servicio antes de iniciar sesión (sin cookies, anonimizadas) | interés legítimo |
| Origen del registro (etiquetas UTM): qué publicidad trae clientes | interés legítimo |
| Recordatorios a pacientes por WhatsApp | encargo de la clínica; la clínica obtiene el consentimiento del paciente; sin marca de consentimiento no se envían mensajes |
El nombre, el e-mail y la contraseña son necesarios para celebrar y ejecutar el contrato: sin ellos no se puede usar el servicio. Los demás datos son voluntarios. No tomamos decisiones automatizadas con efectos jurídicos para usted ni elaboramos perfiles.
No vendemos datos, no los usamos para publicidad y no mostramos publicidad. Los datos de los pacientes no se usan para ningún fin propio, salvo el funcionamiento del servicio para la clínica.
5. A quién se comunican los datos
Solo a quienes son necesarios para el funcionamiento del servicio (subencargados):
- Alojamiento: Hetzner Online GmbH, Alemania y Finlandia: servidores, almacenamiento de archivos y copias de seguridad.
- Correo: mailbox.org (Heinlein Hosting GmbH) (Alemania): envío de correos de servicio y recepción de correos en nuestras direcciones (soporte, consultas sobre datos).
- Paddle (Paddle.com Market Ltd, Reino Unido): vendedor de la suscripción (Merchant of Record): pago, impuestos, facturas, reembolsos. Paddle es responsable independiente de sus datos de pago; su política: paddle.com/legal/privacy.
- Más adelante, Firebase Cloud Messaging (Google): notificaciones push en las aplicaciones, si están activadas. Las notificaciones push no contienen datos de pacientes.
WhatsApp es un servicio de la propia clínica, no un subencargado nuestro. La clínica conecta su cuenta de WhatsApp; por indicación suya, el servicio transmite a esa cuenta el número del paciente y el texto del recordatorio, que después trata WhatsApp Ireland Ltd (Meta) según sus condiciones y su política de privacidad, que la clínica acepta.
Soporte: solo si el propietario de la clínica ha activado el «Acceso del soporte» (durante 7 días), un empleado de Odonto Flow puede entrar en la cuenta en nombre de un usuario (mediante un enlace de un solo uso, registrado en un historial que la clínica ve) y ve el registro de mensajes enviados (número, texto, estado). Las fichas de los pacientes no se muestran en el panel de gestión.
Los datos solo se comunican a las autoridades previo requerimiento legal.
Transferencias fuera del EEE: los datos principales se guardan en la UE (Alemania y Finlandia). Paddle (Reino Unido): decisión de adecuación de la Comisión Europea; Google: cláusulas contractuales tipo de la UE; las transferencias de datos de WhatsApp las garantiza Meta según sus condiciones.
6. Plazos de conservación
- Cuenta: mientras exista. Una cuenta que no pertenece a ninguna clínica se borra de inmediato y por completo al eliminarla. Una cuenta eliminada que pertenece a una clínica se desactiva (puede recuperarse registrándose de nuevo con el mismo e-mail) y se borra por completo en cuanto deja de tener clínicas. Un registro no confirmado en 30 días se borra.
- Datos de la clínica y de sus pacientes: mientras la suscripción esté activa. Tras su fin, la cuenta se cierra y los datos se conservan durante 12 meses (30 y 7 días antes de la eliminación, recordatorio al propietario y a los administradores) y después se eliminan por completo, incluidos los archivos. A petición de la clínica, antes.
- Un paciente eliminado por la clínica («Eliminar para siempre») se elimina de inmediato y por completo: ficha, visitas, mensajes, archivos; en el registro de acciones solo quedan marcas sin datos.
- Copias de seguridad: los datos eliminados desaparecen de ellas al cabo de 30 días.
- Pagos y facturas: el tiempo que exija la legislación fiscal (en Portugal, 10 años; las facturas las conserva Paddle).
- Registro de acciones: 24 meses.
- Solicitudes al soporte y la correspondencia sobre ellas: 24 meses.
- Registro del servidor web: 30 días.
7. Seguridad
Conexiones cifradas (HTTPS), contraseñas solo como hash, claves del sistema de pago guardadas cifradas; los datos de cada clínica están aislados de los demás (lo verifican pruebas automáticas); el acceso dentro de la clínica es por roles (propietario, administrador, médico: el médico ve sus visitas); los archivos se entregan mediante enlaces firmados temporales; copias de seguridad: a diario, en un almacenamiento separado en la UE (no en el mismo servidor). Ninguna medida ofrece una garantía total; comunicaremos una violación que afecte a sus datos en los plazos del RGPD.
8. Sus derechos
Acceso a los datos, rectificación, supresión, limitación del tratamiento, portabilidad, oposición al tratamiento basado en el interés legítimo, retirada del consentimiento. La mayor parte puede hacerse en la aplicación (perfil: datos, contraseña, salir de la empresa, eliminar la cuenta; cómo eliminar la cuenta); lo demás, a petición en privacy@odontoflow.io; responderemos en el plazo de un mes. Puede presentar una reclamación ante la autoridad de control: en Portugal es la CNPD (www.cnpd.pt); en España, la AEPD; o la autoridad de su país de la UE.
Los pacientes de las clínicas ejercen sus derechos a través de la clínica: esta puede imprimir o guardar en PDF todo lo relativo al paciente (exportación) y borrar sus datos.
9. Cookies y almacenamiento en el navegador
No usamos cookies publicitarias ni analíticas (las estadísticas de Umami funcionan sin ellas), por eso el sitio no pide consentimiento para ellas. En el navegador solo se guardan los datos necesarios para el funcionamiento: el token de sesión, el idioma y el tema elegidos, las etiquetas UTM de llegada (en el sitio, hasta cerrar la pestaña; en el servicio, hasta el registro, para guardarlas con la cuenta); en las aplicaciones de iOS y Android el token se guarda en el almacenamiento seguro del dispositivo (Keychain / Keystore). El panel de gestión del servicio usa una cookie de sesión.
10. Menores
El servicio está destinado a profesionales y no está pensado para usuarios menores de 16 años. Los datos de pacientes menores los introduce la clínica como responsable del tratamiento.
11. Cambios
Comunicaremos los cambios sustanciales de esta política a los propietarios de las clínicas por e-mail y en la aplicación con al menos 30 días de antelación. También avisaremos con antelación si el servicio pasa a otro proveedor, por ejemplo a una empresa que creemos para el servicio: este seguirá tratando los datos conforme a esta política. La versión vigente está siempre en esta página; la fecha de entrada en vigor figura al principio.
12. Contacto
Tymofii Shevchenko, R. Tenente Coronel Jorge Vargas Mogo 3DT, 8375-129 São Bartolomeu de Messines (Silves, Faro), Portugal, privacy@odontoflow.io.