Condiciones de uso — Odonto Flow

1. Quién celebra el contrato

Estas condiciones son un contrato entre Tymofii Shevchenko (trabalhador independente, NIF 309697107, R. Tenente Coronel Jorge Vargas Mogo 3DT, 8375-129 São Bartolomeu de Messines (Silves, Faro), Portugal; «nosotros») y la organización o el profesional que registra su clínica en el servicio Odonto Flow («la clínica», «usted»).

Al registrar una clínica o usar el servicio, acepta estas condiciones, la política de privacidad y el contrato de encargo del tratamiento, que forma parte de estas condiciones. Quien registra la clínica confirma que está facultado para actuar en su nombre.

El servicio es solo para profesionales. Está destinado a consultorios y clínicas dentales y a dentistas en su actividad profesional, no a consumidores. El usuario debe tener al menos 16 años.

2. Qué es el servicio

Odonto Flow es un CRM en la nube para odontología: fichas de pacientes con odontograma y archivos, visitas y agenda, personal con roles, recordatorios a pacientes por WhatsApp. Funciona en el navegador y en las aplicaciones para iOS y Android.

El servicio no incluye: cobro a pacientes, reserva online ni acceso de los pacientes a sus fichas. Las funciones pueden cambiar: desarrollamos el servicio y podemos modificar o retirar funciones, sin reducir de forma sustancial aquello por lo que ya ha pagado.

3. Cuentas

El usuario se registra con e-mail y contraseña y confirma el e-mail. Un usuario puede pertenecer a varias clínicas.
La clínica tiene tres roles: propietario (todo, incluida la suscripción), administrador (todo salvo eliminar la clínica; la suscripción, si el propietario lo autoriza), médico (sus visitas y las visitas sin médico, los pacientes de la clínica). Al personal lo invita el propietario o un administrador.
Usted responde de a quién invita, qué roles le asigna y qué hace en la cuenta de la clínica, así como de la custodia de las contraseñas. Si sospecha un acceso indebido, escriba a support@odontoflow.io.

4. Periodo de prueba

Una clínica nueva recibe 14 días de prueba con todas las funciones, gratis y sin tarjeta. Cuando terminan, la cuenta se cierra hasta contratar la suscripción; los datos se conservan (sección 7).

5. Suscripción, precios y pago

Plan	Precio	Periodo
Mensual	25 €	1 mes
Anual	250 €	12 meses

Los precios se indican sin IVA. El IVA de su país se añade al pagar; para empresas con un NIF-IVA de la UE válido se aplica la inversión del sujeto pasivo (reverse charge). La suscripción se paga por clínica; el número de médicos, personal y pacientes es ilimitado.

El vendedor es Paddle. Los pedidos los tramita nuestro revendedor online Paddle.com Market Ltd. Paddle es el vendedor (Merchant of Record) de todos los pedidos: cobra el pago, emite las facturas, calcula los impuestos y gestiona los reembolsos y las consultas sobre pagos. En el original: «Our order process is conducted by our online reseller Paddle.com. Paddle.com is the Merchant of Record for all our orders. Paddle provides all customer service inquiries and handles returns.» Al pagar, acepta también las condiciones de Paddle para compradores.
Renovación automática. La suscripción se renueva automáticamente por el mismo periodo y se carga al medio de pago indicado en Paddle hasta que la cancele.
Cambio de plan (mensual ↔ anual): surte efecto de inmediato, con prorrateo; la diferencia por el resto del periodo se cobra o se abona.
Cobro fallido. Paddle reintenta durante varios días; el acceso se mantiene hasta el final del periodo ya pagado. Si no se logra el pago, la cuenta se cierra (sección 7).
Los cambios de precio se aplican a los periodos siguientes: avisaremos al propietario por e-mail con al menos 30 días de antelación. Si no está de acuerdo, cancele la suscripción antes de la renovación.

6. Cancelación de la suscripción

Puede cancelar la suscripción en cualquier momento en «Ajustes → Suscripción» (gestión a través del portal de Paddle). La cancelación surte efecto al final del periodo pagado: hasta esa fecha la cuenta funciona y después no se renueva. Antes de que termine el periodo, puede deshacer la cancelación con el botón «Reanudar». Reembolsos: según la política de reembolsos.

7. Fin del acceso y datos

Al terminar el periodo de prueba o la suscripción, la cuenta se cierra por completo (no hay modo «solo lectura»); solo queda abierta la página de la suscripción. Los mensajes programados a pacientes no se envían.
Los datos de la clínica se conservan durante 12 meses tras el fin del acceso. Si paga, todo vuelve a estar como estaba. Antes de la eliminación, el propietario recibe recordatorios (30 y 7 días antes).
Transcurridos 12 meses, los datos de la clínica se eliminan por completo: pacientes, visitas, mensajes, archivos, registro de acciones, conexión de WhatsApp. Pueden eliminarse antes a petición del propietario.
Exportación de datos. El propietario de la clínica puede exportar todos los datos de la clínica, mientras la suscripción esté activa y durante 12 meses tras su fin (desde la página de la suscripción): pacientes, visitas, odontograma, procedimientos y mensajes en tablas CSV, y los archivos de los pacientes en un archivo comprimido. Si la exportación no está disponible en la cuenta, escriba al soporte: la prepararemos en un plazo de 30 días.
Además, la ficha de un paciente puede imprimirse o guardarse completa en PDF.

8. Datos de la clínica y de los pacientes

Los datos que la clínica introduce en el servicio pertenecen a la clínica. Respecto a los datos de los pacientes, la clínica es el responsable del tratamiento y nosotros el encargado del tratamiento (art. 28 RGPD); las condiciones figuran en el contrato de encargo del tratamiento.
La clínica responde de la licitud del tratamiento de los datos de los pacientes: la base jurídica, la información a los pacientes, el secreto médico y los plazos de conservación de la documentación clínica según las leyes de su país.
Los mensajes de WhatsApp solo pueden enviarse a pacientes que hayan dado su consentimiento; marcar el consentimiento en la ficha es obligación de la clínica. Sin esa marca, el servicio no envía mensajes.
No usamos los datos de la clínica ni de los pacientes para fines propios, no los vendemos y no mostramos publicidad.

9. WhatsApp

Los recordatorios por WhatsApp son una función adicional: el servicio funciona sin ella. Conectar o no un número lo decide la clínica.
Los mensajes se envían desde el número de WhatsApp de la propia clínica, que esta conecta mediante código QR o código del número. La cuenta de WhatsApp pertenece a la clínica, y la relación con WhatsApp es entre la clínica y Meta: la clínica acepta las condiciones de WhatsApp y las cumple.
Cómo funciona la conexión. El servicio se conecta a la cuenta de la clínica como dispositivo vinculado (igual que WhatsApp Web) mediante software de terceros. No es la plataforma oficial WhatsApp Business (Cloud API), y Meta no admite este método. Las normas de WhatsApp restringen los clientes no oficiales y automatizados, por lo que WhatsApp puede en cualquier momento restringir o bloquear el número conectado, incluso sin infracción alguna por parte de la clínica.
Recomendamos conectar un número de trabajo independiente, no el número personal de un empleado, y enviar mensajes solo a pacientes que hayan aceptado recibirlos.
Reducimos el riesgo (distintas redacciones de las plantillas, horario de envío, solo pacientes con consentimiento marcado), pero no podemos eliminarlo. Al conectar un número, la clínica asume este riesgo. No respondemos de la restricción o el bloqueo del número, de la pérdida de la cuenta de WhatsApp o de su historial, de mensajes que no lleguen o lleguen con retraso, ni de sus consecuencias.
El contenido de los mensajes, el consentimiento de los pacientes y el cumplimiento de las normas de WhatsApp son responsabilidad de la clínica.
Si WhatsApp cambia sus normas o cierra técnicamente este modo de conexión, podemos suspender o retirar esta función; el resto del servicio seguirá funcionando.

10. Uso aceptable

No está permitido: usar el servicio para spam y envíos sin consentimiento; introducir datos sin base jurídica; intentar acceder a datos ajenos o eludir restricciones; sobrecargar el servicio con solicitudes automáticas más allá del uso normal; revender el acceso; copiar o descompilar el servicio, salvo en los casos que permita la ley.

11. Disponibilidad y soporte

Procuramos que el servicio funcione sin interrupciones, pero no lo garantizamos: puede haber mantenimientos programados (a ser posible fuera del horario laboral y con aviso) y fallos de los proveedores.
Copias de seguridad: a diario, en un almacenamiento separado en la UE (no en el mismo servidor).
Soporte por e-mail en support@odontoflow.io en días laborables, en inglés. Normalmente respondemos en un plazo de 3 días hábiles, pero el plazo de respuesta y el de corrección de errores no están garantizados.
Cumplimos los plazos que fija la ley: solicitudes sobre datos personales, en el plazo de un mes (política de privacidad, sección 8); notificación de violaciones de datos, según el contrato de encargo del tratamiento, sección 10.
El soporte solo entra en la cuenta de la clínica con su permiso: el propietario activa el «Acceso del soporte» en los ajustes durante 7 días (puede desactivarlo antes). Cada entrada queda registrada en un historial que usted puede ver.

12. Derechos sobre el servicio

El servicio, su código, diseño y marca nos pertenecen. La suscripción da a la clínica el derecho a usar el servicio mientras dure la suscripción, y nada más. Podemos usar ideas y opiniones sobre el servicio sin obligaciones hacia usted.

13. Responsabilidad

El servicio se presta «tal cual». No respondemos de las decisiones médicas tomadas con su ayuda, del contenido de los datos introducidos por la clínica ni de los fallos de servicios de terceros (WhatsApp, sistemas de pago, correo, proveedores de internet).
No respondemos del lucro cesante ni de daños indirectos. Nuestra responsabilidad total en virtud del contrato se limita al importe pagado por la clínica en los 12 meses anteriores al hecho.
Estas limitaciones no se aplican en caso de dolo o culpa grave, ni en otros casos en que la ley las prohíba.

14. Suspensión y terminación

Puede dejar de usar el servicio en cualquier momento: cancelar la suscripción y, si lo desea, eliminar los datos de la clínica (a petición) y su cuenta (en el perfil).
Podemos suspender o cerrar el acceso de una clínica en caso de incumplimiento grave de estas condiciones, por exigencia legal o si el servicio se usa para perjudicar a otros. Siempre que sea posible, avisaremos con antelación y daremos tiempo para subsanar el incumplimiento.

15. Aplicaciones móviles

Las aplicaciones para iOS y Android son gratuitas y dan acceso a la cuenta de la clínica con la misma cuenta. La clínica se registra y paga en el sitio web. Apple y Google no son partes de este contrato y no responden del servicio.

16. Cambios en estas condiciones

Podemos modificar estas condiciones. Comunicaremos los cambios sustanciales a los propietarios de las clínicas por e-mail y en la aplicación con al menos 30 días de antelación. Si no está de acuerdo, puede cancelar la suscripción antes de que entren en vigor.

Actualmente el servicio lo presta una persona física. Podemos ceder este contrato a una empresa que creemos para el servicio o a otro proveedor que continúe el servicio en las mismas condiciones. Comunicaremos la cesión a los propietarios de las clínicas por e-mail con al menos 30 días de antelación e indicaremos el nuevo proveedor; sus datos, la suscripción y el periodo pagado se mantienen. Si no está de acuerdo, puede cancelar la suscripción y exportar los datos antes de la cesión.

17. Ley aplicable y litigios

Este contrato se rige por la ley de Portugal. Los litigios que no se resuelvan mediante negociación se someten a los tribunales de la Comarca de Faro (Portugal).

18. Contacto

Tymofii Shevchenko, R. Tenente Coronel Jorge Vargas Mogo 3DT, 8375-129 São Bartolomeu de Messines (Silves, Faro), Portugal, support@odontoflow.io.