Termos de utilização

1. Quem celebra o contrato

Estes termos são um contrato entre Tymofii Shevchenko (trabalhador independente, NIF 309697107, R. Tenente Coronel Jorge Vargas Mogo 3DT, 8375-129 São Bartolomeu de Messines (Silves, Faro), Portugal; «nós») e a organização ou o profissional que regista a sua clínica no serviço Odonto Flow («a clínica», «você»).

Ao registar uma clínica ou ao usar o serviço, aceita estes termos, a política de privacidade e o acordo de tratamento de dados, que faz parte destes termos. Quem regista a clínica confirma que tem poderes para agir em nome dela.

O serviço destina-se apenas a profissionais. Destina-se a consultórios e clínicas dentárias e a médicos dentistas no exercício da sua atividade profissional, e não a consumidores. O utilizador deve ter pelo menos 16 anos.

2. O que é o serviço

Odonto Flow é um CRM na nuvem para medicina dentária: fichas de pacientes com odontograma e ficheiros, visitas e agenda, equipa com funções, lembretes aos pacientes no WhatsApp. Funciona no navegador e nas aplicações para iOS e Android.

O serviço não inclui: receção de pagamentos dos pacientes, marcação online, nem acesso dos pacientes às suas fichas. As funcionalidades podem mudar: desenvolvemos o serviço e podemos alterar ou retirar funções, sem reduzir de forma substancial aquilo por que já pagou.

3. Contas

O utilizador regista-se com e-mail e palavra-passe e confirma o e-mail. Um utilizador pode pertencer a várias clínicas.
A clínica tem três funções: proprietário (tudo, incluindo a subscrição), administrador (tudo, exceto eliminar a clínica; a subscrição — se o proprietário o permitir), médico (as suas visitas e as visitas sem médico, os pacientes da clínica). A equipa é convidada pelo proprietário ou por um administrador.
É responsável por quem convida, pelas funções que lhes atribui e pelo que fazem na conta da clínica, bem como pela segurança das palavras-passe. Em caso de suspeita de acesso indevido, escreva para support@odontoflow.io.

4. Período de teste

Uma nova clínica recebe 14 dias de teste com todas as funcionalidades — gratuitamente e sem cartão. Quando terminam, a conta fecha até ser feita a subscrição; os dados são mantidos (secção 7).

5. Subscrição, preços e pagamento

Plano	Preço	Período
Mensal	25 €	1 mês
Anual	250 €	12 meses

Os preços são apresentados sem IVA. O IVA do seu país é adicionado no pagamento; para empresas com número de IVA da UE válido aplica-se a autoliquidação (reverse charge). A subscrição é paga por clínica; o número de médicos, membros da equipa e pacientes é ilimitado.

O vendedor é a Paddle. As encomendas são processadas pelo nosso revendedor online Paddle.com Market Ltd. A Paddle é o vendedor (Merchant of Record) de todas as encomendas: recebe o pagamento, emite as faturas, calcula os impostos e trata dos reembolsos e das questões de pagamento. No original: «Our order process is conducted by our online reseller Paddle.com. Paddle.com is the Merchant of Record for all our orders. Paddle provides all customer service inquiries and handles returns.» Ao pagar, aceita também os termos da Paddle para compradores.
Renovação automática. A subscrição renova-se automaticamente pelo mesmo período e é cobrada no meio de pagamento indicado na Paddle, até a cancelar.
Mudança de plano (mensal ↔ anual) produz efeitos de imediato, com acerto proporcional: a diferença relativa ao resto do período é cobrada ou creditada.
Falha de cobrança. A Paddle volta a tentar durante alguns dias; o acesso mantém-se até ao fim do período já pago. Se o pagamento não for possível, a conta fecha (secção 7).
Alterações de preço aplicam-se aos períodos seguintes: avisaremos o proprietário por e-mail com pelo menos 30 dias de antecedência. Se não concordar, cancele a subscrição antes da renovação.

6. Cancelamento da subscrição

Pode cancelar a subscrição a qualquer momento em «Definições → Subscrição» (gestão através do portal da Paddle). O cancelamento produz efeitos no fim do período pago: até essa data a conta funciona, depois não é renovada. Até ao fim do período, pode anular o cancelamento com o botão «Retomar». Reembolsos — de acordo com a política de reembolsos.

7. Fim do acesso e dados

Quando termina o período de teste ou a subscrição, a conta fecha totalmente (não existe modo «só leitura»); fica aberta apenas a página da subscrição. As mensagens agendadas para pacientes não são enviadas.
Os dados da clínica são guardados durante 12 meses após o fim do acesso. Se pagar, tudo volta a estar como estava. Antes da eliminação, o proprietário recebe lembretes (30 e 7 dias antes).
Decorridos 12 meses, os dados da clínica são eliminados por completo: pacientes, visitas, mensagens, ficheiros, registo de ações, ligação ao WhatsApp. Podem ser eliminados mais cedo a pedido do proprietário.
Exportação de dados. O proprietário da clínica pode exportar todos os dados da clínica — enquanto a subscrição estiver ativa e durante 12 meses após o seu fim (na página da subscrição): pacientes, visitas, odontograma, procedimentos e mensagens em tabelas CSV, ficheiros dos pacientes num arquivo. Se a exportação não estiver disponível na conta, escreva ao suporte — preparamo-la no prazo de 30 dias.
Além disso, a ficha de um paciente pode ser impressa ou guardada em PDF na íntegra.

8. Dados da clínica e dos pacientes

Os dados que a clínica introduz no serviço pertencem à clínica. Quanto aos dados dos pacientes, a clínica é o responsável pelo tratamento e nós somos o subcontratante (art. 28.º do RGPD); as condições constam do acordo de tratamento de dados.
A clínica é responsável pela licitude do tratamento dos dados dos pacientes: o fundamento, a informação aos pacientes, o sigilo médico e os prazos de conservação da documentação clínica segundo as leis do seu país.
As mensagens no WhatsApp só podem ser enviadas a pacientes que deram consentimento; registar o consentimento na ficha é obrigação da clínica. Sem esse registo, o serviço não envia mensagens.
Não usamos os dados da clínica e dos pacientes para fins próprios, não os vendemos e não mostramos publicidade.

9. WhatsApp

Os lembretes no WhatsApp são uma funcionalidade adicional: o serviço funciona sem ela. Ligar ou não um número é decisão da clínica.
As mensagens são enviadas a partir do número de WhatsApp da própria clínica, que esta liga por código QR ou por código do número. A conta de WhatsApp pertence à clínica, e a relação com o WhatsApp é entre a clínica e a Meta: a clínica aceita os termos do WhatsApp e cumpre-os.
Como funciona a ligação. O serviço liga-se à conta da clínica como dispositivo associado (tal como o WhatsApp Web), através de software de terceiros. Não se trata da plataforma oficial WhatsApp Business (Cloud API), e a Meta não suporta este método. As regras do WhatsApp restringem clientes não oficiais e automatizados, pelo que o WhatsApp pode, a qualquer momento, restringir ou bloquear o número ligado — inclusive sem qualquer violação por parte da clínica.
Recomendamos ligar um número profissional separado, e não o número pessoal de um funcionário, e enviar mensagens apenas a pacientes que aceitaram recebê-las.
Reduzimos o risco (formulações variadas dos modelos, horários de envio, apenas pacientes com consentimento registado), mas não podemos eliminá-lo. Ao ligar um número, a clínica aceita este risco. Não somos responsáveis pela restrição ou bloqueio do número, pela perda da conta de WhatsApp ou do seu histórico, por mensagens que não chegaram ou chegaram com atraso, nem pelas consequências disso.
O conteúdo das mensagens, o consentimento dos pacientes e o cumprimento das regras do WhatsApp são da responsabilidade da clínica.
Se o WhatsApp alterar as regras ou fechar tecnicamente esta forma de ligação, podemos suspender ou terminar esta funcionalidade; o resto do serviço continuará a funcionar.

10. Utilização aceitável

Não é permitido: usar o serviço para spam e envios sem consentimento; introduzir dados sem fundamento legal; tentar aceder a dados alheios ou contornar restrições; sobrecarregar o serviço com pedidos automáticos para além da utilização normal; revender o acesso; copiar ou desmontar o serviço, exceto nos casos permitidos por lei.

11. Disponibilidade e suporte

Procuramos que o serviço funcione sem interrupções, mas não o garantimos: pode haver manutenções programadas (se possível fora do horário de trabalho e com aviso) e falhas nos fornecedores.
Cópias de segurança: diariamente, para um armazenamento separado na UE (não no mesmo servidor).
Suporte por e-mail em support@odontoflow.io em dias úteis, em inglês. Normalmente respondemos no prazo de 3 dias úteis, mas o prazo de resposta e o prazo de correção de erros não são garantidos.
Cumprimos os prazos fixados por lei: pedidos sobre dados pessoais — no prazo de um mês (política de privacidade, secção 8), notificação de violação de dados — de acordo com o acordo de tratamento de dados, secção 10.
O suporte só entra na conta da clínica com a sua autorização: o proprietário ativa o «Acesso do suporte» nas definições durante 7 dias (pode desativá-lo antes). Cada entrada fica registada num histórico que pode consultar.

12. Direitos sobre o serviço

O serviço, o seu código, o design e a marca pertencem-nos. A subscrição dá à clínica o direito de usar o serviço durante a subscrição — e apenas isso. Podemos usar ideias e opiniões sobre o serviço sem obrigações para consigo.

13. Responsabilidade

O serviço é prestado «tal como está». Não somos responsáveis por decisões médicas tomadas com a sua ajuda, pelo conteúdo dos dados introduzidos pela clínica, nem por falhas de serviços de terceiros (WhatsApp, sistemas de pagamento, e-mail, fornecedores de internet).
Não somos responsáveis por lucros cessantes nem por danos indiretos. A nossa responsabilidade total ao abrigo do contrato está limitada ao montante pago pela clínica nos 12 meses anteriores ao facto.
Estas limitações não se aplicam em caso de dolo ou negligência grave, nem noutros casos em que a lei as proíba.

14. Suspensão e cessação

Pode deixar de usar o serviço a qualquer momento: cancelar a subscrição e, se quiser, eliminar os dados da clínica (a pedido) e a sua conta (no perfil).
Podemos suspender ou encerrar o acesso de uma clínica em caso de violação grave destes termos, por exigência legal ou se o serviço for usado para prejudicar terceiros. Sempre que possível, avisaremos antes e daremos tempo para corrigir a violação.

15. Aplicações móveis

As aplicações para iOS e Android são gratuitas e dão acesso à conta da clínica com a mesma conta. A clínica regista-se e paga no site. A Apple e a Google não são partes neste contrato e não respondem pelo serviço.

16. Alterações aos termos

Podemos alterar estes termos. Comunicaremos as alterações relevantes aos proprietários das clínicas por e-mail e na aplicação com pelo menos 30 dias de antecedência. Se não concordar, pode cancelar a subscrição antes de as alterações entrarem em vigor.

Atualmente o serviço é prestado por uma pessoa singular. Podemos transmitir este contrato a uma empresa que venhamos a criar para o serviço, ou a outro fornecedor que dê continuidade ao serviço nas mesmas condições. Comunicaremos a transmissão aos proprietários das clínicas por e-mail com pelo menos 30 dias de antecedência e indicaremos o novo fornecedor; os seus dados, a subscrição e o período pago mantêm-se. Se não concordar, pode cancelar a subscrição e exportar os dados antes da transmissão.

17. Lei aplicável e litígios

Este contrato rege-se pela lei de Portugal. Os litígios que não sejam resolvidos por negociação são decididos pelos tribunais da Comarca de Faro.

18. Contactos

Tymofii Shevchenko, R. Tenente Coronel Jorge Vargas Mogo 3DT, 8375-129 São Bartolomeu de Messines (Silves, Faro), Portugal, support@odontoflow.io.