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Nutzungsbedingungen

Gültig ab: 30. Oktober 2026

1. Vertragsparteien

Diese Bedingungen sind ein Vertrag zwischen Tymofii Shevchenko (trabalhador independente, NIF 309697107, R. Tenente Coronel Jorge Vargas Mogo 3DT, 8375-129 São Bartolomeu de Messines (Silves, Faro), Portugal; „wir“) und der Organisation oder Fachperson, die ihre Praxis im Dienst Odonto Flow registriert („die Praxis“, „Sie“).

Mit der Registrierung einer Praxis oder der Nutzung des Dienstes akzeptieren Sie diese Bedingungen, die Datenschutzerklärung und den Auftragsverarbeitungsvertrag, der Teil dieser Bedingungen ist. Wer die Praxis registriert, bestätigt, berechtigt zu sein, in ihrem Namen zu handeln.

Der Dienst richtet sich nur an Fachleute. Er ist für Zahnarztpraxen, Kliniken und Zahnärzte in ihrer beruflichen Tätigkeit bestimmt, nicht für Verbraucher. Nutzer müssen mindestens 16 Jahre alt sein.

2. Was der Dienst ist

Odonto Flow ist ein Cloud-CRM für die Zahnmedizin: Patientenkarten mit Zahnschema und Dateien, Termine und Kalender, Mitarbeiter mit Rollen, WhatsApp-Erinnerungen an Patienten. Es funktioniert im Browser und in den Apps für iOS und Android.

Nicht zum Dienst gehören: die Entgegennahme von Zahlungen der Patienten, Online-Terminbuchung und der Zugriff von Patienten auf ihre Karten. Funktionen können sich ändern: Wir entwickeln den Dienst weiter und können Funktionen ändern oder entfernen, ohne das, wofür Sie bereits bezahlt haben, wesentlich einzuschränken.

3. Konten

  • Nutzer registrieren sich mit E-Mail und Passwort und bestätigen die E-Mail. Ein Nutzer kann mehreren Praxen angehören.
  • Eine Praxis hat drei Rollen: Inhaber (alles, einschließlich des Abonnements), Administrator (alles außer dem Löschen der Praxis; das Abonnement, wenn der Inhaber es erlaubt), Arzt (eigene Termine und Termine ohne Arzt, die Patienten der Praxis). Mitarbeiter lädt der Inhaber oder ein Administrator ein.
  • Sie sind dafür verantwortlich, wen Sie einladen, welche Rollen Sie vergeben und was diese Personen im Konto der Praxis tun, sowie für die sichere Aufbewahrung der Passwörter. Bei Verdacht auf unbefugten Zugriff schreiben Sie an support@odontoflow.io.

4. Testphase

Eine neue Praxis erhält 14 Tage Testphase mit allen Funktionen — kostenlos und ohne Kreditkarte. Danach wird das Konto bis zum Abschluss eines Abonnements geschlossen; die Daten bleiben erhalten (Abschnitt 7).

5. Abonnement, Preise und Zahlung

Tarif Preis Zeitraum
Monatlich 25 € 1 Monat
Jährlich 250 € 12 Monate
  • Die Preise verstehen sich ohne MwSt. Die MwSt. Ihres Landes wird bei der Zahlung hinzugefügt; für Unternehmen mit gültiger EU-USt-IdNr. gilt das Reverse-Charge-Verfahren. Das Abonnement wird pro Praxis bezahlt; die Zahl der Ärzte, Mitarbeiter und Patienten ist unbegrenzt.
  • Verkäufer ist Paddle. Bestellungen wickelt unser Online-Wiederverkäufer Paddle.com Market Ltd ab. Paddle ist Verkäufer (Merchant of Record) aller Bestellungen: Paddle nimmt die Zahlung entgegen, stellt Rechnungen aus, berechnet Steuern und bearbeitet Erstattungen und Zahlungsfragen. Im Original: „Our order process is conducted by our online reseller Paddle.com. Paddle.com is the Merchant of Record for all our orders. Paddle provides all customer service inquiries and handles returns.“ Mit der Zahlung akzeptieren Sie außerdem die Käuferbedingungen von Paddle.
  • Automatische Verlängerung. Das Abonnement verlängert sich automatisch um denselben Zeitraum und wird über die in Paddle hinterlegte Zahlungsmethode abgerechnet, bis Sie es kündigen.
  • Ein Tarifwechsel (monatlich ↔ jährlich) gilt sofort, anteilig berechnet: Die Differenz für den restlichen Zeitraum wird nachberechnet oder gutgeschrieben.
  • Fehlgeschlagene Abbuchung. Paddle versucht es mehrere Tage erneut; der Zugang bleibt bis zum Ende des bereits bezahlten Zeitraums bestehen. Gelingt die Zahlung nicht, wird das Konto geschlossen (Abschnitt 7).
  • Preisänderungen gelten für die folgenden Zeiträume: Wir informieren den Inhaber mindestens 30 Tage im Voraus per E-Mail. Wenn Sie nicht einverstanden sind, kündigen Sie das Abonnement vor der Verlängerung.

6. Kündigung des Abonnements

Sie können das Abonnement jederzeit unter „Einstellungen → Abonnement“ kündigen (Verwaltung über das Paddle-Portal). Die Kündigung wird zum Ende des bezahlten Zeitraums wirksam: Bis dahin funktioniert das Konto, danach wird es nicht verlängert. Bis zum Ende des Zeitraums können Sie die Kündigung mit der Schaltfläche „Fortsetzen“ zurücknehmen. Erstattungen richten sich nach der Erstattungsrichtlinie.

7. Ende des Zugangs und Daten

  • Endet die Testphase oder das Abonnement, wird das Konto vollständig geschlossen (einen Nur-Lese-Modus gibt es nicht); nur die Abonnementseite bleibt offen. Geplante Nachrichten an Patienten werden nicht gesendet.
  • Die Daten der Praxis werden nach Ende des Zugangs 12 Monate aufbewahrt. Nach Zahlung ist alles wieder wie vorher. Vor der Löschung erhält der Inhaber Erinnerungen (30 und 7 Tage vorher).
  • Nach 12 Monaten werden die Daten der Praxis vollständig gelöscht: Patienten, Termine, Nachrichten, Dateien, Aktionsprotokoll, WhatsApp-Verbindung. Auf Wunsch des Inhabers können sie früher gelöscht werden.
  • Datenexport. Der Inhaber der Praxis kann alle Daten der Praxis exportieren — solange das Abonnement aktiv ist und 12 Monate nach dessen Ende (über die Abonnementseite): Patienten, Termine, Zahnschema, Behandlungen und Nachrichten als CSV-Tabellen, Patientendateien als Archiv. Ist der Export im Konto nicht verfügbar, schreiben Sie dem Support — wir erstellen ihn innerhalb von 30 Tagen.
  • Außerdem kann die Karte eines einzelnen Patienten vollständig gedruckt oder als PDF gespeichert werden.

8. Daten der Praxis und der Patienten

  • Die Daten, die die Praxis in den Dienst eingibt, gehören der Praxis. Für die Patientendaten ist die Praxis Verantwortlicher, wir sind Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO); die Bedingungen stehen im Auftragsverarbeitungsvertrag.
  • Die Praxis ist für die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung der Patientendaten verantwortlich: Rechtsgrundlage, Information der Patienten, ärztliche Schweigepflicht und Aufbewahrungsfristen der Patientenakten nach dem Recht ihres Landes.
  • WhatsApp-Nachrichten dürfen nur an Patienten gesendet werden, die eingewilligt haben; die Einwilligung in der Karte zu vermerken, ist Pflicht der Praxis. Ohne diesen Vermerk sendet der Dienst keine Nachrichten.
  • Wir nutzen die Daten der Praxis und der Patienten nicht für eigene Zwecke, verkaufen sie nicht und zeigen keine Werbung.

9. WhatsApp

  • WhatsApp-Erinnerungen sind eine Zusatzfunktion: Der Dienst funktioniert auch ohne sie. Ob eine Nummer verbunden wird, entscheidet die Praxis.
  • Nachrichten werden von der eigenen WhatsApp-Nummer der Praxis gesendet, die sie per QR-Code oder Nummern-Code verbindet. Das WhatsApp-Konto gehört der Praxis, und das Verhältnis zu WhatsApp besteht zwischen der Praxis und Meta: Die Praxis akzeptiert die Bedingungen von WhatsApp und hält sie ein.
  • So funktioniert die Verbindung. Der Dienst verbindet sich mit dem Konto der Praxis als verknüpftes Gerät (wie WhatsApp Web) über Software von Drittanbietern. Dies ist nicht die offizielle WhatsApp Business Platform (Cloud API), und Meta unterstützt dieses Verfahren nicht. Die Regeln von WhatsApp schränken inoffizielle und automatisierte Clients ein, daher kann WhatsApp die verbundene Nummer jederzeit einschränken oder sperren — auch ohne Verstoß der Praxis.
  • Wir empfehlen, eine separate geschäftliche Nummer zu verbinden, nicht die private Nummer eines Mitarbeiters, und Nachrichten nur an Patienten zu senden, die dem Empfang zugestimmt haben.
  • Wir verringern das Risiko (unterschiedliche Formulierungen der Vorlagen, Sendezeiten, nur Patienten mit vermerkter Einwilligung), können es aber nicht ausschließen. Mit der Verbindung einer Nummer übernimmt die Praxis dieses Risiko. Wir haften nicht für die Einschränkung oder Sperrung der Nummer, den Verlust des WhatsApp-Kontos oder seines Verlaufs, für nicht oder verspätet zugestellte Nachrichten und deren Folgen.
  • Inhalt der Nachrichten, Einwilligung der Patienten und Einhaltung der WhatsApp-Regeln liegen in der Verantwortung der Praxis.
  • Ändert WhatsApp seine Regeln oder schließt diese Verbindungsart technisch, können wir diese Funktion aussetzen oder einstellen; der übrige Dienst funktioniert weiter.

10. Zulässige Nutzung

Nicht erlaubt ist: den Dienst für Spam und Sendungen ohne Einwilligung zu nutzen; Daten ohne Rechtsgrundlage einzugeben; zu versuchen, auf fremde Daten zuzugreifen oder Beschränkungen zu umgehen; den Dienst über die normale Nutzung hinaus mit automatisierten Anfragen zu belasten; den Zugang weiterzuverkaufen; den Dienst zu kopieren oder zurückzuentwickeln, außer wo das Gesetz es erlaubt.

11. Verfügbarkeit und Support

  • Wir bemühen uns um einen unterbrechungsfreien Betrieb, garantieren ihn aber nicht: Es kann geplante Wartungen (möglichst außerhalb der Arbeitszeit und mit Ankündigung) und Störungen bei Anbietern geben.
  • Backups: täglich, in einen getrennten Speicher in der EU (nicht auf demselben Server).
  • Support per E-Mail an support@odontoflow.io an Werktagen, auf Englisch. In der Regel antworten wir innerhalb von 3 Werktagen, Antwort- und Fehlerbehebungszeiten sind jedoch nicht garantiert.
  • Gesetzliche Fristen halten wir ein: Anfragen zu personenbezogenen Daten innerhalb eines Monats (Datenschutzerklärung, Abschnitt 8), Meldung einer Datenpanne nach dem Auftragsverarbeitungsvertrag, Abschnitt 10.
  • Der Support betritt das Konto der Praxis nur mit Ihrer Erlaubnis: Der Inhaber aktiviert den „Support-Zugang“ in den Einstellungen für 7 Tage (er kann ihn früher deaktivieren). Jeder Zugriff wird in einem Protokoll vermerkt, das Sie einsehen können.

12. Rechte am Dienst

Der Dienst, sein Code, Design und seine Marke gehören uns. Das Abonnement gibt der Praxis das Recht, den Dienst für die Dauer des Abonnements zu nutzen — und nur das. Ideen und Feedback zum Dienst dürfen wir ohne Verpflichtungen Ihnen gegenüber verwenden.

13. Haftung

  • Der Dienst wird „wie besehen“ bereitgestellt. Wir haften nicht für medizinische Entscheidungen, die mit seiner Hilfe getroffen werden, für den Inhalt der von der Praxis eingegebenen Daten und für Ausfälle von Diensten Dritter (WhatsApp, Zahlungssysteme, E-Mail, Internetanbieter).
  • Wir haften nicht für entgangenen Gewinn und mittelbare Schäden. Unsere Gesamthaftung aus dem Vertrag ist beschränkt auf den Betrag, den die Praxis in den 12 Monaten vor dem Ereignis gezahlt hat.
  • Diese Beschränkungen gelten nicht bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit und in anderen Fällen, in denen das Gesetz sie verbietet.

14. Sperrung und Beendigung

  • Sie können die Nutzung des Dienstes jederzeit beenden: das Abonnement kündigen und auf Wunsch die Daten der Praxis (auf Anfrage) und Ihr Konto (im Profil) löschen.
  • Wir können den Zugang einer Praxis bei schwerem Verstoß gegen diese Bedingungen, auf gesetzliche Anordnung oder wenn der Dienst zum Schaden anderer genutzt wird, sperren oder schließen. Wenn möglich, warnen wir vorher und geben Zeit, den Verstoß zu beheben.

15. Mobile Apps

Die Apps für iOS und Android sind kostenlos und geben mit demselben Konto Zugang zum Konto der Praxis. Die Praxis wird auf der Website registriert und bezahlt. Apple und Google sind nicht Partei dieses Vertrags und haften nicht für den Dienst.

16. Änderungen dieser Bedingungen

Wir können diese Bedingungen ändern. Über wesentliche Änderungen informieren wir die Inhaber der Praxen per E-Mail und in der App mindestens 30 Tage im Voraus. Wenn Sie nicht einverstanden sind, können Sie das Abonnement vor Inkrafttreten der Änderungen kündigen.

Derzeit wird der Dienst von einer Privatperson erbracht. Wir können diesen Vertrag auf ein Unternehmen übertragen, das wir für den Dienst gründen, oder auf einen anderen Anbieter, der den Dienst zu denselben Bedingungen fortführt. Über die Übertragung informieren wir die Inhaber der Praxen per E-Mail mindestens 30 Tage im Voraus und nennen den neuen Anbieter; Ihre Daten, das Abonnement und der bezahlte Zeitraum bleiben erhalten. Wenn Sie nicht einverstanden sind, können Sie das Abonnement kündigen und die Daten vor der Übertragung exportieren.

17. Anwendbares Recht und Streitigkeiten

Für diesen Vertrag gilt das Recht von Portugal. Für Streitigkeiten, die nicht durch Verhandlungen beigelegt werden können, sind die Gerichte der Comarca de Faro (Portugal) zuständig.

18. Kontakt

Tymofii Shevchenko, R. Tenente Coronel Jorge Vargas Mogo 3DT, 8375-129 São Bartolomeu de Messines (Silves, Faro), Portugal, support@odontoflow.io.