Kullanım koşulları — Odonto Flow

1. Sözleşmenin tarafları

Bu koşullar, Tymofii Shevchenko (trabalhador independente, NIF 309697107, R. Tenente Coronel Jorge Vargas Mogo 3DT, 8375-129 São Bartolomeu de Messines (Silves, Faro), Portugal; „biz”) ile kliniğini Odonto Flow hizmetine kaydeden kuruluş veya uzman („klinik”, „siz”) arasında bir sözleşmedir.

Bir klinik kaydederek veya hizmeti kullanarak bu koşulları, gizlilik politikasını ve bu koşulların bir parçası olan veri işleme sözleşmesini kabul etmiş olursunuz. Kliniği kaydeden kişi, klinik adına hareket etmeye yetkili olduğunu onaylar.

Hizmet yalnızca profesyoneller içindir. Mesleki faaliyetleri kapsamında diş hekimliği muayenehaneleri, klinikler ve diş hekimleri için tasarlanmıştır, tüketiciler için değildir. Kullanıcı en az 16 yaşında olmalıdır.

2. Hizmet nedir

Odonto Flow, diş hekimliği için bulut tabanlı bir CRM’dir: diş şeması ve dosyalarla hasta kartları, randevular ve takvim, rollere sahip personel, hastalara WhatsApp hatırlatmaları. Tarayıcıda ve iOS ile Android uygulamalarında çalışır.

Hizmete dahil değildir: hastalardan ödeme alınması, çevrimiçi randevu ve hastaların kendi kartlarına erişimi. Özellikler değişebilir: hizmeti geliştiriyoruz ve halihazırda ödediğiniz şeyi önemli ölçüde azaltmadan özellikleri değiştirebilir veya kaldırabiliriz.

3. Hesaplar

Kullanıcı e-posta ve şifreyle kaydolur ve e-postasını onaylar. Bir kullanıcı birden fazla kliniğe dahil olabilir.
Klinikte üç rol vardır: sahip (abonelik dahil her şey), yönetici (kliniği silmek dışında her şey; sahip izin verirse abonelik), hekim (kendi randevuları ve hekimsiz randevular, kliniğin hastaları). Personeli sahip veya bir yönetici davet eder.
Kimi davet ettiğinizden, hangi rolleri verdiğinizden ve bu kişilerin klinik hesabında ne yaptığından, ayrıca şifrelerin güvenliğinden siz sorumlusunuz. Yetkisiz erişimden şüphelenirseniz support@odontoflow.io adresine yazın.

4. Deneme süresi

Yeni bir klinik, tüm özelliklerle 14 günlük deneme süresi alır — ücretsiz ve kart gerekmeden. Süre bittiğinde hesap, abonelik başlatılana kadar kapanır; veriler saklanır (bölüm 7).

5. Abonelik, fiyatlar ve ödeme

Plan	Fiyat	Dönem
Aylık	25 €	1 ay
Yıllık	250 €	12 ay

Fiyatlar KDV hariç gösterilir. Ülkenizin KDV’si ödeme sırasında eklenir; geçerli bir AB KDV numarasına sahip şirketler için ters ibraz (reverse charge) uygulanır. Abonelik klinik başına ödenir; hekim, personel ve hasta sayısı sınırsızdır.

Satıcı Paddle’dır. Siparişler çevrimiçi bayimiz Paddle.com Market Ltd tarafından işlenir. Paddle tüm siparişlerin satıcısıdır (Merchant of Record): ödemeyi alır, faturaları düzenler, vergileri hesaplar, iadeleri ve ödeme sorularını yönetir. Orijinali: „Our order process is conducted by our online reseller Paddle.com. Paddle.com is the Merchant of Record for all our orders. Paddle provides all customer service inquiries and handles returns.” Ödeme yaparak Paddle’ın alıcı koşullarını da kabul edersiniz.
Otomatik yenileme. Abonelik, siz iptal edene kadar aynı dönem için otomatik olarak yenilenir ve Paddle’da kayıtlı ödeme yönteminden tahsil edilir.
Plan değişikliği (aylık ↔ yıllık) hemen geçerli olur ve orantılı hesaplanır: dönemin kalan kısmının farkı tahsil edilir veya alacak olarak yansıtılır.
Başarısız tahsilat. Paddle birkaç gün boyunca yeniden dener; erişim, ödenmiş dönemin sonuna kadar devam eder. Ödeme gerçekleşmezse hesap kapanır (bölüm 7).
Fiyat değişiklikleri sonraki dönemler için geçerlidir: sahibi en az 30 gün önceden e-postayla bilgilendiririz. Kabul etmiyorsanız, yenilemeden önce aboneliği iptal edin.

6. Aboneliğin iptali

Aboneliği istediğiniz zaman „Ayarlar → Abonelik” bölümünden iptal edebilirsiniz (yönetim Paddle portalı üzerinden). İptal, ödenen dönemin sonunda geçerli olur: o tarihe kadar hesap çalışır, sonra yenilenmez. Dönem bitmeden „Devam ettir” düğmesiyle iptali geri alabilirsiniz. İadeler iade politikasına göre yapılır.

7. Erişimin sona ermesi ve veriler

Deneme süresi veya abonelik sona erdiğinde hesap tamamen kapanır („salt okunur” mod yoktur); yalnızca abonelik sayfası açık kalır. Hastalara planlanmış mesajlar gönderilmez.
Kliniğin verileri, erişim sona erdikten sonra 12 ay saklanır. Ödeme yaparsanız her şey eskisi gibi geri gelir. Silmeden önce sahip hatırlatmalar alır (30 ve 7 gün önce).
12 ay sonra kliniğin verileri tamamen silinir: hastalar, randevular, mesajlar, dosyalar, işlem kaydı, WhatsApp bağlantısı. Sahibin talebiyle daha önce silinebilir.
Veri dışa aktarma. Klinik sahibi, abonelik devam ettiği sürece ve sona erdikten sonra 12 ay boyunca kliniğin tüm verilerini dışa aktarabilir (abonelik sayfasından): hastalar, randevular, diş şeması, işlemler ve mesajlar CSV tabloları olarak, hasta dosyaları bir arşiv olarak. Dışa aktarma hesapta kullanılamıyorsa desteğe yazın — 30 gün içinde hazırlarız.
Ayrıca tek bir hastanın kartı eksiksiz olarak yazdırılabilir veya PDF olarak kaydedilebilir.

8. Klinik ve hasta verileri

Kliniğin hizmete girdiği veriler kliniğe aittir. Hasta verileri için klinik veri sorumlusu, biz ise veri işleyeniz (GDPR md. 28); koşullar veri işleme sözleşmesinde yer alır.
Klinik, hasta verilerinin işlenmesinin hukuka uygunluğundan sorumludur: hukuki dayanak, hastaların bilgilendirilmesi, hekim sır saklama yükümlülüğü ve kendi ülkesinin yasalarına göre tıbbi kayıtların saklama süreleri.
WhatsApp mesajları yalnızca onay vermiş hastalara gönderilebilir; onayı kartta işaretlemek kliniğin yükümlülüğüdür. Bu işaret olmadan hizmet mesaj göndermez.
Klinik ve hasta verilerini kendi amaçlarımız için kullanmayız, satmayız ve reklam göstermeyiz.

9. WhatsApp

WhatsApp hatırlatmaları ek bir özelliktir: hizmet onsuz da çalışır. Numara bağlayıp bağlamamaya klinik karar verir.
Mesajlar, kliniğin QR kodu veya numara koduyla bağladığı kendi WhatsApp numarasından gönderilir. WhatsApp hesabı kliniğe aittir ve WhatsApp ile ilişki klinik ile Meta arasındadır: klinik WhatsApp koşullarını kabul eder ve bunlara uyar.
Bağlantı nasıl çalışır. Hizmet, kliniğin hesabına üçüncü taraf yazılım aracılığıyla bağlı cihaz olarak (WhatsApp Web gibi) bağlanır. Bu, resmi WhatsApp Business Platformu (Cloud API) değildir ve Meta bu yöntemi desteklemez. WhatsApp kuralları resmi olmayan ve otomatik istemcileri kısıtlar; bu nedenle WhatsApp, bağlı numarayı her an kısıtlayabilir veya engelleyebilir — kliniğin herhangi bir ihlali olmasa bile.
Bir çalışanın kişisel numarası yerine ayrı bir iş numarası bağlamanızı ve yalnızca mesaj almayı kabul etmiş hastalara mesaj göndermenizi öneririz.
Riski azaltırız (şablonların farklı ifadeleri, gönderim saatleri, yalnızca onayı işaretli hastalar), ancak tamamen ortadan kaldıramayız. Klinik, bir numara bağlayarak bu riski kabul eder. Numaranın kısıtlanmasından veya engellenmesinden, WhatsApp hesabının veya geçmişinin kaybından, ulaşmayan veya geç ulaşan mesajlardan ve bunların sonuçlarından sorumlu değiliz.
Mesajların içeriği, hastaların onayı ve WhatsApp kurallarına uyum kliniğin sorumluluğundadır.
WhatsApp kurallarını değiştirirse veya bu bağlantı yöntemini teknik olarak kapatırsa, bu özelliği askıya alabilir veya sonlandırabiliriz; hizmetin geri kalanı çalışmaya devam eder.

10. Kabul edilebilir kullanım

Şunlar yasaktır: hizmeti spam ve onaysız gönderimler için kullanmak; hukuki dayanak olmadan veri girmek; başkalarının verilerine erişmeye veya kısıtlamaları aşmaya çalışmak; hizmeti olağan kullanımın ötesinde otomatik isteklerle yüklemek; erişimi yeniden satmak; yasanın izin verdiği durumlar dışında hizmeti kopyalamak veya kaynak koduna dönüştürmek.

11. Erişilebilirlik ve destek

Hizmetin kesintisiz çalışması için çaba gösteririz, ancak bunu garanti etmeyiz: planlı bakımlar (mümkünse mesai saatleri dışında ve önceden bildirimle) ve sağlayıcılarda arızalar olabilir.
Yedekler: her gün, AB'de ayrı bir depolama alanına (aynı sunucuda değil).
Destek, iş günlerinde support@odontoflow.io adresine e-postayla, İngilizce olarak verilir. Genellikle 3 iş günü içinde yanıt veririz, ancak yanıt ve hata giderme süreleri garanti edilmez.
Yasal sürelere uyarız: kişisel verilerle ilgili talepler bir ay içinde (gizlilik politikası, bölüm 8), veri ihlali bildirimi veri işleme sözleşmesine göre, bölüm 10.
Destek, klinik hesabına yalnızca sizin izninizle girer: sahip, ayarlardan „Destek erişimi”ni 7 günlüğüne açar (daha önce kapatabilir). Her giriş, görebileceğiniz bir kayda yazılır.

12. Hizmet üzerindeki haklar

Hizmet, kodu, tasarımı ve markası bize aittir. Abonelik, kliniğe yalnızca abonelik süresince hizmeti kullanma hakkı verir — fazlasını değil. Hizmetle ilgili fikirleri ve geri bildirimleri size karşı bir yükümlülük doğmadan kullanabiliriz.

13. Sorumluluk

Hizmet „olduğu gibi” sunulur. Hizmetin yardımıyla alınan tıbbi kararlardan, kliniğin girdiği verilerin içeriğinden ve üçüncü taraf hizmetlerindeki arızalardan (WhatsApp, ödeme sistemleri, e-posta, internet sağlayıcıları) sorumlu değiliz.
Kâr kaybından ve dolaylı zararlardan sorumlu değiliz. Sözleşme kapsamındaki toplam sorumluluğumuz kliniğin olaydan önceki 12 ayda ödediği tutarla sınırlıdır.
Bu sınırlamalar kast veya ağır ihmal hallerinde ve yasanın bunları yasakladığı diğer durumlarda uygulanmaz.

14. Askıya alma ve sona erdirme

Hizmeti kullanmayı istediğiniz zaman bırakabilirsiniz: aboneliği iptal edip isterseniz kliniğin verilerini (talep üzerine) ve kendi hesabınızı (profilden) silebilirsiniz.
Bu koşulların ciddi şekilde ihlali, yasal zorunluluk veya hizmetin başkalarına zarar vermek için kullanılması durumunda bir kliniğin erişimini askıya alabilir veya kapatabiliriz. Mümkünse önceden uyarır ve ihlali gidermek için süre veririz.

15. Mobil uygulamalar

iOS ve Android uygulamaları ücretsizdir ve aynı hesapla klinik hesabına erişim sağlar. Klinik web sitesinde kaydolur ve ödeme yapar. Apple ve Google bu sözleşmenin tarafı değildir ve hizmetten sorumlu değildir.

16. Koşullardaki değişiklikler

Bu koşulları değiştirebiliriz. Önemli değişiklikleri klinik sahiplerine en az 30 gün önceden e-postayla ve uygulamada bildiririz. Kabul etmiyorsanız, değişiklikler yürürlüğe girmeden önce aboneliği iptal edebilirsiniz.

Hizmet şu anda bir gerçek kişi tarafından sunulmaktadır. Bu sözleşmeyi, hizmet için kuracağımız bir şirkete veya hizmeti aynı koşullarla sürdürecek başka bir sağlayıcıya devredebiliriz. Devri klinik sahiplerine en az 30 gün önceden e-postayla bildirir ve yeni sağlayıcıyı belirtiriz; verileriniz, aboneliğiniz ve ödenmiş döneminiz korunur. Kabul etmiyorsanız, devirden önce aboneliği iptal edip verileri dışa aktarabilirsiniz.

17. Uygulanacak hukuk ve uyuşmazlıklar

Bu sözleşmeye Portekiz hukuku uygulanır. Müzakereyle çözülemeyen uyuşmazlıklarda Comarca de Faro (Portekiz) mahkemeleri yetkilidir.

18. İletişim

Tymofii Shevchenko, R. Tenente Coronel Jorge Vargas Mogo 3DT, 8375-129 São Bartolomeu de Messines (Silves, Faro), Portugal, support@odontoflow.io.