Warunki korzystania — Odonto Flow

1. Strony umowy

Niniejsze warunki stanowią umowę między Tymofii Shevchenko (trabalhador independente, NIF 309697107, R. Tenente Coronel Jorge Vargas Mogo 3DT, 8375-129 São Bartolomeu de Messines (Silves, Faro), Portugal; „my”) a organizacją lub specjalistą, który rejestruje swoją klinikę w serwisie Odonto Flow („klinika”, „Państwo”).

Rejestrując klinikę lub korzystając z serwisu, akceptują Państwo niniejsze warunki, politykę prywatności oraz umowę powierzenia przetwarzania danych, która stanowi część tych warunków. Osoba rejestrująca klinikę potwierdza, że jest uprawniona do działania w jej imieniu.

Serwis jest przeznaczony wyłącznie dla profesjonalistów. Służy gabinetom i klinikom stomatologicznym oraz lekarzom dentystom w ich działalności zawodowej, a nie konsumentom. Użytkownik musi mieć co najmniej 16 lat.

2. Czym jest serwis

Odonto Flow to chmurowy CRM dla stomatologii: karty pacjentów ze schematem zębów i plikami, wizyty i kalendarz, personel z rolami, przypomnienia dla pacjentów na WhatsApp. Działa w przeglądarce oraz w aplikacjach na iOS i Androida.

Serwis nie obejmuje: przyjmowania płatności od pacjentów, rejestracji online ani dostępu pacjentów do ich kart. Funkcje mogą się zmieniać: rozwijamy serwis i możemy zmieniać lub usuwać funkcje, nie ograniczając istotnie tego, za co już Państwo zapłacili.

3. Konta

Użytkownik rejestruje się za pomocą e-maila i hasła i potwierdza e-mail. Jeden użytkownik może należeć do kilku klinik.
W klinice są trzy role: właściciel (wszystko, w tym subskrypcja), administrator (wszystko oprócz usunięcia kliniki; subskrypcja — jeśli właściciel na to pozwoli), lekarz (własne wizyty i wizyty bez lekarza, pacjenci kliniki). Personel zaprasza właściciel lub administrator.
Odpowiadają Państwo za to, kogo zapraszają, jakie role nadają i co te osoby robią na koncie kliniki, a także za bezpieczeństwo haseł. W razie podejrzenia nieuprawnionego dostępu prosimy pisać na support@odontoflow.io.

4. Okres próbny

Nowa klinika otrzymuje 14 dni okresu próbnego ze wszystkimi funkcjami — bezpłatnie i bez karty. Po jego zakończeniu konto zostaje zamknięte do czasu wykupienia subskrypcji; dane są przechowywane (punkt 7).

5. Subskrypcja, ceny i płatność

Plan	Cena	Okres
Miesięczny	25 €	1 miesiąc
Roczny	250 €	12 miesięcy

Ceny podane są bez VAT. VAT Państwa kraju jest doliczany przy płatności; dla firm z ważnym unijnym numerem VAT stosuje się odwrotne obciążenie (reverse charge). Subskrypcja jest opłacana za klinikę; liczba lekarzy, pracowników i pacjentów jest nieograniczona.

Sprzedawcą jest Paddle. Zamówienia obsługuje nasz sprzedawca internetowy Paddle.com Market Ltd. Paddle jest sprzedawcą (Merchant of Record) wszystkich zamówień: przyjmuje płatność, wystawia faktury, nalicza podatki i obsługuje zwroty oraz pytania dotyczące płatności. W oryginale: „Our order process is conducted by our online reseller Paddle.com. Paddle.com is the Merchant of Record for all our orders. Paddle provides all customer service inquiries and handles returns.” Dokonując płatności, akceptują Państwo również warunki Paddle dla kupujących.
Automatyczne odnowienie. Subskrypcja odnawia się automatycznie na ten sam okres i jest pobierana z metody płatności zapisanej w Paddle, dopóki jej Państwo nie anulują.
Zmiana planu (miesięczny ↔ roczny) działa od razu, z przeliczeniem: różnica za pozostałą część okresu jest dopłacana lub zaliczana na poczet płatności.
Nieudane obciążenie. Paddle ponawia próbę przez kilka dni; dostęp pozostaje do końca już opłaconego okresu. Jeśli płatność się nie powiedzie, konto zostaje zamknięte (punkt 7).
Zmiany cen dotyczą kolejnych okresów: uprzedzimy właściciela e-mailem co najmniej 30 dni wcześniej. Jeśli się Państwo nie zgadzają, prosimy anulować subskrypcję przed odnowieniem.

6. Anulowanie subskrypcji

Subskrypcję można anulować w każdej chwili w „Ustawienia → Subskrypcja” (zarządzanie przez portal Paddle). Anulowanie działa z końcem opłaconego okresu: do tego dnia konto działa, potem nie jest odnawiane. Do końca okresu anulowanie można cofnąć przyciskiem „Wznów”. Zwroty — zgodnie z polityką zwrotów.

7. Koniec dostępu i dane

Po zakończeniu okresu próbnego lub subskrypcji konto zostaje całkowicie zamknięte (nie ma trybu „tylko do odczytu”); otwarta pozostaje tylko strona subskrypcji. Zaplanowane wiadomości do pacjentów nie są wysyłane.
Dane kliniki są przechowywane przez 12 miesięcy po zakończeniu dostępu. Po opłaceniu wszystko wraca do poprzedniego stanu. Przed usunięciem właściciel otrzymuje przypomnienia (30 i 7 dni wcześniej).
Po 12 miesiącach dane kliniki są usuwane w całości: pacjenci, wizyty, wiadomości, pliki, dziennik działań, połączenie z WhatsApp. Na prośbę właściciela można je usunąć wcześniej.
Eksport danych. Właściciel kliniki może wyeksportować wszystkie dane kliniki — dopóki subskrypcja jest aktywna i przez 12 miesięcy po jej zakończeniu (ze strony subskrypcji): pacjentów, wizyty, schemat zębów, zabiegi i wiadomości w tabelach CSV, pliki pacjentów w archiwum. Jeśli eksport nie jest dostępny na koncie, prosimy napisać do wsparcia — przygotujemy go w ciągu 30 dni.
Ponadto kartę pojedynczego pacjenta można w całości wydrukować lub zapisać jako PDF.

8. Dane kliniki i pacjentów

Dane, które klinika wprowadza do serwisu, należą do kliniki. W odniesieniu do danych pacjentów klinika jest administratorem danych, a my — podmiotem przetwarzającym (art. 28 RODO); warunki określa umowa powierzenia przetwarzania danych.
Klinika odpowiada za zgodność z prawem przetwarzania danych pacjentów: podstawę prawną, informowanie pacjentów, tajemnicę lekarską i okresy przechowywania dokumentacji medycznej zgodnie z prawem swojego kraju.
Wiadomości WhatsApp można wysyłać tylko do pacjentów, którzy wyrazili zgodę; zaznaczenie zgody w karcie jest obowiązkiem kliniki. Bez tego zaznaczenia serwis nie wysyła wiadomości.
Nie wykorzystujemy danych kliniki i pacjentów do własnych celów, nie sprzedajemy ich i nie wyświetlamy reklam.

9. WhatsApp

Przypomnienia na WhatsApp to funkcja dodatkowa: serwis działa także bez niej. O podłączeniu numeru decyduje klinika.
Wiadomości są wysyłane z numeru WhatsApp samej kliniki, który klinika podłącza kodem QR lub kodem dla numeru. Konto WhatsApp należy do kliniki, a relacja z WhatsApp istnieje między kliniką a Meta: klinika akceptuje warunki WhatsApp i ich przestrzega.
Jak działa połączenie. Serwis łączy się z kontem kliniki jako połączone urządzenie (tak jak WhatsApp Web) za pomocą oprogramowania firm trzecich. Nie jest to oficjalna platforma WhatsApp Business (Cloud API), a Meta nie wspiera tej metody. Zasady WhatsApp ograniczają nieoficjalnych i zautomatyzowanych klientów, dlatego WhatsApp może w każdej chwili ograniczyć lub zablokować podłączony numer — również bez naruszeń ze strony kliniki.
Zalecamy podłączenie osobnego numeru służbowego, a nie prywatnego numeru pracownika, i wysyłanie wiadomości tylko do pacjentów, którzy zgodzili się je otrzymywać.
Ograniczamy ryzyko (różne sformułowania szablonów, godziny wysyłki, tylko pacjenci z zaznaczoną zgodą), ale nie możemy go wyeliminować. Podłączając numer, klinika przyjmuje to ryzyko. Nie odpowiadamy za ograniczenie lub zablokowanie numeru, utratę konta WhatsApp lub jego historii, za wiadomości, które nie dotarły lub dotarły z opóźnieniem, ani za tego skutki.
Treść wiadomości, zgoda pacjentów i przestrzeganie zasad WhatsApp są odpowiedzialnością kliniki.
Jeśli WhatsApp zmieni zasady lub technicznie zamknie taki sposób połączenia, możemy zawiesić lub zakończyć tę funkcję; pozostała część serwisu będzie działać dalej.

10. Dozwolone korzystanie

Zabrania się: wykorzystywania serwisu do spamu i wysyłek bez zgody; wprowadzania danych bez podstawy prawnej; prób uzyskania dostępu do cudzych danych lub obchodzenia ograniczeń; obciążania serwisu automatycznymi zapytaniami ponad zwykłe użytkowanie; odsprzedaży dostępu; kopiowania lub dekompilacji serwisu, z wyjątkiem przypadków dozwolonych przez prawo.

11. Dostępność i wsparcie

Dążymy do tego, aby serwis działał bez przerw, ale tego nie gwarantujemy: możliwe są planowane prace (w miarę możliwości poza godzinami pracy i z uprzedzeniem) oraz awarie u dostawców.
Kopie zapasowe: codziennie, do osobnego magazynu w UE (nie na tym samym serwerze).
Wsparcie — e-mailem na support@odontoflow.io w dni robocze, w języku angielskim. Zwykle odpowiadamy w ciągu 3 dni roboczych, ale czas odpowiedzi i czas usunięcia błędów nie są gwarantowane.
Terminów ustawowych dotrzymujemy: wnioski dotyczące danych osobowych — w ciągu miesiąca (polityka prywatności, punkt 8), zgłoszenie naruszenia ochrony danych — zgodnie z umową powierzenia przetwarzania danych, punkt 10.
Wsparcie wchodzi na konto kliniki tylko za Państwa zgodą: właściciel włącza „Dostęp wsparcia” w ustawieniach na 7 dni (można go wyłączyć wcześniej). Każde wejście jest zapisywane w dzienniku, który Państwo widzą.

12. Prawa do serwisu

Serwis, jego kod, projekt i marka należą do nas. Subskrypcja daje klinice prawo do korzystania z serwisu w czasie trwania subskrypcji — i tylko tyle. Pomysły i opinie o serwisie możemy wykorzystywać bez zobowiązań wobec Państwa.

13. Odpowiedzialność

Serwis jest świadczony „w stanie, w jakim jest”. Nie odpowiadamy za decyzje medyczne podjęte z jego pomocą, za treść danych wprowadzonych przez klinikę ani za awarie usług firm trzecich (WhatsApp, systemy płatności, poczta, dostawcy internetu).
Nie odpowiadamy za utracone korzyści ani szkody pośrednie. Nasza łączna odpowiedzialność z tytułu umowy jest ograniczona do kwoty zapłaconej przez klinikę w ciągu 12 miesięcy przed zdarzeniem.
Ograniczenia te nie mają zastosowania w przypadku winy umyślnej lub rażącego niedbalstwa oraz w innych przypadkach, w których prawo ich zakazuje.

14. Zawieszenie i rozwiązanie

Mogą Państwo w każdej chwili przestać korzystać z serwisu: anulować subskrypcję i w razie potrzeby usunąć dane kliniki (na wniosek) oraz swoje konto (w profilu).
Możemy zawiesić lub zamknąć dostęp kliniki w przypadku poważnego naruszenia niniejszych warunków, na żądanie wynikające z prawa lub jeśli serwis jest wykorzystywany na szkodę innych. Jeśli to możliwe, uprzedzimy wcześniej i damy czas na usunięcie naruszenia.

15. Aplikacje mobilne

Aplikacje na iOS i Androida są bezpłatne i dają dostęp do konta kliniki tym samym kontem. Klinikę rejestruje się i opłaca na stronie internetowej. Apple i Google nie są stronami tej umowy i nie odpowiadają za serwis.

16. Zmiany warunków

Możemy zmieniać niniejsze warunki. O istotnych zmianach poinformujemy właścicieli klinik e-mailem i w aplikacji co najmniej 30 dni wcześniej. Jeśli się Państwo nie zgadzają, można anulować subskrypcję przed wejściem zmian w życie.

Obecnie serwis świadczy osoba fizyczna. Możemy przenieść niniejszą umowę na spółkę, którą utworzymy dla serwisu, lub na innego dostawcę, który będzie kontynuował serwis na tych samych warunkach. O przeniesieniu poinformujemy właścicieli klinik e-mailem co najmniej 30 dni wcześniej i podamy nowego dostawcę; Państwa dane, subskrypcja i opłacony okres zostają zachowane. Jeśli się Państwo nie zgadzają, można anulować subskrypcję i wyeksportować dane przed przeniesieniem.

17. Prawo właściwe i spory

Umowa podlega prawu Portugalii. Spory, których nie udało się rozwiązać w drodze negocjacji, rozstrzygają sądy Comarca de Faro (Portugalia).

18. Kontakt

Tymofii Shevchenko, R. Tenente Coronel Jorge Vargas Mogo 3DT, 8375-129 São Bartolomeu de Messines (Silves, Faro), Portugal, support@odontoflow.io.