Polityka prywatności

1. Kim jesteśmy

Odonto Flow to serwis w chmurze dla prywatnych gabinetów i klinik stomatologicznych: pacjenci, schemat zębów, kalendarz wizyt, pliki i przypomnienia dla pacjentów na WhatsApp.

Serwis i tę stronę udostępnia Tymofii Shevchenko, trabalhador independente, NIF 309697107, R. Tenente Coronel Jorge Vargas Mogo 3DT, 8375-129 São Bartolomeu de Messines (Silves, Faro), Portugal („my”). Pytania dotyczące danych: privacy@odontoflow.io. Inspektor ochrony danych (IOD/DPO): nie wyznaczono.

2. Dwie role: czyje to dane

• Dane kont i klinik — dane osób pracujących w serwisie (właścicieli, administratorów, lekarzy) oraz informacje o klinice. W odniesieniu do nich jesteśmy administratorem danych: decydujemy, w jakim celu i jak są przetwarzane. Niniejsza polityka opisuje przede wszystkim te dane.
• Dane pacjentów klinik (karty, wizyty, zdjęcia, wiadomości) wprowadza i wykorzystuje klinika. Administratorem tych danych jest klinika, a my jesteśmy podmiotem przetwarzającym: przetwarzamy je wyłącznie na polecenie kliniki i wyłącznie w celu działania serwisu. Warunki określa umowa powierzenia przetwarzania danych. Pacjent z pytaniem o swoje dane zwraca się do swojej kliniki; jeśli wniosek trafi do nas, przekażemy go klinice.

3. Jakie dane przetwarzamy

Konto: imię i nazwisko, e-mail, telefon (jeśli podany), hasło (wyłącznie jako hash — samego hasła nie znamy), język interfejsu, potwierdzenie e-maila, firmy i role w nich, akceptacja warunków i jej data; jeśli rejestracja nastąpiła z linku z tagami UTM (na przykład z reklamy) — te tagi, kopiowane także do utworzonej kliniki.

Klinika: nazwa, adres, telefon, współrzędne dla mapy, język, strefa czasowa, godziny wysyłania wiadomości; numer WhatsApp i nazwa profilu, jeśli klinika go podłączyła.

Subskrypcja i płatność: plan, okres obowiązywania, status subskrypcji, historia płatności i linki do faktur. Dane płatnicze (numer karty itp.) są wprowadzane po stronie Paddle — nie mamy ich.

Korzystanie z serwisu: dziennik działań (kto i kiedy utworzył, zmienił lub usunął wpis — z wprowadzonymi danymi, bez haseł), dzienniki techniczne i sesje (adres IP i przeglądarka przy logowaniu do panelu zarządzania), centrum powiadomień.

Dane pacjentów (jako podmiot przetwarzający): imię, data urodzenia, płeć, telefon, adres; ostrzeżenia medyczne (alergie, przeciwwskazania, choroby przewlekłe, leki) i notatki; schemat zębów; wizyty, zabiegi, ceny, notatki lekarzy; pliki (zdjęcia rentgenowskie, fotografie, dokumenty); zgoda na wiadomości WhatsApp i jej data; treści i statusy wiadomości. Część tych danych to dane dotyczące zdrowia (szczególna kategoria, art. 9 RODO): przetwarza je klinika na własnej podstawie prawnej (udzielanie świadczeń zdrowotnych), a my wyłącznie na jej polecenie.

Zgłoszenia do wsparcia: przez formularz na stronie — imię, e-mail, klinika (jeśli podana), temat i treść; z aplikacji — temat i treść, a imię, e-mail, klinika, język i platforma (web, iOS, Android) są pobierane z konta. Kopia zgłoszenia trafia na nasz adres wsparcia.

Odwiedzający stronę: serwer WWW prowadzi techniczny dziennik żądań (adres IP, przeglądarka, adres strony, czas) i przechowuje go przez 30 dni — dla bezpieczeństwa i wyszukiwania błędów. Statystyki odwiedzin liczy Umami — na naszym własnym serwerze, bez cookies i bez przechowywania adresu IP: wyświetlenia stron, skąd przyszedł odwiedzający (w tym tagi UTM), kraj, przeglądarka, system i typ urządzenia, kliknięcia w główne przyciski, głębokość przewinięcia i obejrzane bloki (bez danych osobowych). Tak samo liczone są strony serwisu przed zalogowaniem (wersja webowa): logowanie, rejestracja, odzyskiwanie hasła, potwierdzenie e-maila; ich adresy są zapisywane bez parametrów poza tagami UTM (e-maile i kody z linków w wiadomościach nie trafiają do statystyk). Wewnątrz serwisu, po zalogowaniu, statystyk nie ma. Na podstawie tych danych nie da się ustalić, kto odwiedził stronę; patrzymy tylko na ogólne liczby, aby zrozumieć, które strony są przydatne. Czcionki i skrypty strony są ładowane z naszego serwera; na stronie nie ma liczników firm trzecich ani sieci reklamowych.

4. Cele i podstawy prawne

Cel	Podstawa prawna (RODO, art. 6)
Rejestracja, logowanie, działanie serwisu, wsparcie	wykonanie umowy
Odpowiedzi na zgłoszenia do wsparcia	prawnie uzasadniony interes (odpowiedź na pytanie); dla klientów — wykonanie umowy
Potwierdzenie e-maila, odzyskiwanie hasła, wiadomości serwisowe (zaproszenia, stan subskrypcji, odłączenie WhatsApp, usunięcie danych)	wykonanie umowy
Opłacanie subskrypcji, faktury, księgowość	wykonanie umowy; obowiązek prawny (ewidencja podatkowa)
Bezpieczeństwo, dziennik działań, dziennik serwera WWW, zapobieganie nadużyciom	prawnie uzasadniony interes
Statystyki odwiedzin strony i stron serwisu przed zalogowaniem (bez cookies, zanonimizowane)	prawnie uzasadniony interes
Źródło rejestracji (tagi UTM): która reklama przyprowadza klientów	prawnie uzasadniony interes
Przypomnienia dla pacjentów na WhatsApp	polecenie kliniki; klinika uzyskuje zgodę pacjenta — bez zaznaczonej zgody wiadomości nie są wysyłane

Imię, e-mail i hasło są niezbędne do zawarcia i wykonania umowy: bez nich nie można korzystać z serwisu. Pozostałe dane są dobrowolne. Nie podejmujemy zautomatyzowanych decyzji wywołujących wobec Państwa skutki prawne i nie stosujemy profilowania.

Nie sprzedajemy danych, nie wykorzystujemy ich do reklamy i nie wyświetlamy reklam. Dane pacjentów nie są wykorzystywane do żadnych naszych celów poza działaniem serwisu dla kliniki.

5. Komu przekazywane są dane

Tylko tym, którzy są niezbędni do działania serwisu (podmiotom podprzetwarzającym):

• Hosting: Hetzner Online GmbH, Niemcy i Finlandia — serwery, przechowywanie plików i kopie zapasowe.
• Poczta: mailbox.org (Heinlein Hosting GmbH) (Niemcy) — wysyłanie wiadomości serwisowych i odbieranie wiadomości na nasze adresy (wsparcie, pytania o dane).
• Paddle (Paddle.com Market Ltd, Wielka Brytania) — sprzedawca subskrypcji (Merchant of Record): płatności, podatki, faktury, zwroty. Paddle jest samodzielnym administratorem swoich danych płatniczych; jego polityka: paddle.com/legal/privacy.
• W przyszłości — Firebase Cloud Messaging (Google) — powiadomienia push w aplikacjach, jeśli są włączone. Powiadomienia push nie zawierają danych pacjentów.

WhatsApp to usługa samej kliniki, a nie nasz podmiot podprzetwarzający. Klinika podłącza swoje konto WhatsApp; na jej polecenie serwis przekazuje na to konto numer pacjenta i treść przypomnienia, które następnie przetwarza WhatsApp Ireland Ltd (Meta) zgodnie ze swoimi warunkami i polityką prywatności, akceptowanymi przez klinikę.

Wsparcie: tylko jeśli właściciel kliniki włączył „Dostęp wsparcia” (na 7 dni), pracownik Odonto Flow może wejść na konto w imieniu użytkownika (przez jednorazowy link, zapisywany w dzienniku, który klinika widzi) i widzi dziennik wysłanych wiadomości (numer, treść, status). Karty pacjentów nie są wyświetlane w panelu zarządzania.

Dane są ujawniane organom władzy wyłącznie na podstawie zgodnego z prawem żądania.

Przekazywanie poza EOG: główne dane są przechowywane w UE (Niemcy i Finlandia). Paddle (Wielka Brytania) — decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony; Google — standardowe klauzule umowne UE; przekazywanie danych przez WhatsApp zapewnia Meta na własnych warunkach.

6. Okresy przechowywania

• Konto — dopóki istnieje. Konto, które nie należy do żadnej kliniki, po usunięciu jest kasowane od razu i w całości. Usunięte konto, które należy do kliniki, zostaje dezaktywowane (można je przywrócić, rejestrując się ponownie tym samym e-mailem) i jest kasowane w całości, gdy nie będzie już należeć do żadnej kliniki. Rejestracja niepotwierdzona w ciągu 30 dni jest kasowana.
• Dane kliniki i jej pacjentów — dopóki subskrypcja jest aktywna. Po jej zakończeniu konto zostaje zamknięte, a dane są przechowywane przez 12 miesięcy (30 i 7 dni przed usunięciem — przypomnienie dla właściciela i administratorów), a następnie usuwane w całości, łącznie z plikami. Na prośbę kliniki — wcześniej.
• Pacjent usunięty przez klinikę na zawsze („Usuń na zawsze”) jest usuwany od razu i w całości: karta, wizyty, wiadomości, pliki; w dzienniku działań pozostają tylko wpisy bez danych.
• Kopie zapasowe — usunięte dane znikają z nich po 30 dniach.
• Płatności i faktury — tak długo, jak wymagają przepisy podatkowe (w Portugalii 10 lat; faktury przechowuje Paddle).
• Dziennik działań — 24 miesiące.
• Zgłoszenia do wsparcia i korespondencja w ich sprawie — 24 miesiące.
• Dziennik serwera WWW — 30 dni.

7. Bezpieczeństwo

Szyfrowane połączenia (HTTPS), hasła wyłącznie jako hash, klucze systemu płatności przechowywane w postaci zaszyfrowanej; dane każdej kliniki są odizolowane od innych (sprawdzane testami automatycznymi); dostęp w klinice według ról (właściciel, administrator, lekarz: lekarz widzi swoje wizyty); pliki są udostępniane przez tymczasowe podpisane linki; kopie zapasowe — codziennie, do osobnego magazynu w UE (nie na tym samym serwerze). Żaden środek nie daje pełnej gwarancji; o naruszeniu dotyczącym Państwa danych poinformujemy w terminach RODO.

8. Państwa prawa

Dostęp do danych, sprostowanie, usunięcie, ograniczenie przetwarzania, przenoszenie, sprzeciw wobec przetwarzania na podstawie prawnie uzasadnionego interesu, wycofanie zgody. Większość można zrobić w aplikacji (profil: dane, hasło, wyjście z firmy, usunięcie konta — jak usunąć konto); pozostałe — na wniosek na privacy@odontoflow.io, odpowiemy w ciągu miesiąca. Można złożyć skargę do organu nadzorczego — w Portugalii jest to CNPD (www.cnpd.pt), w Polsce Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), lub organ Państwa kraju UE.

Pacjenci klinik realizują swoje prawa za pośrednictwem kliniki: może ona wydrukować lub zapisać jako PDF wszystko o pacjencie (eksport) i usunąć jego dane.

9. Cookies i przechowywanie w przeglądarce

Nie używamy reklamowych ani analitycznych plików cookies (statystyki Umami działają bez nich), dlatego strona nie prosi o zgodę na nie. W przeglądarce przechowywane są tylko dane niezbędne do działania: token logowania, wybrany język i motyw, tagi UTM wejścia (na stronie — do zamknięcia karty, w serwisie — do rejestracji, aby zapisać je z kontem); w aplikacjach na iOS i Androida token jest przechowywany w bezpiecznym magazynie urządzenia (Keychain / Keystore). Panel zarządzania serwisu korzysta z sesyjnego pliku cookie.

10. Dzieci

Serwis jest przeznaczony dla specjalistów i nie jest skierowany do użytkowników poniżej 16 lat. Dane małoletnich pacjentów wprowadza klinika jako ich administrator.

11. Zmiany

O istotnych zmianach polityki poinformujemy właścicieli klinik e-mailem i w aplikacji co najmniej 30 dni wcześniej. Uprzedzimy również z wyprzedzeniem, jeśli serwis przejdzie do innego dostawcy — na przykład do spółki, którą utworzymy dla serwisu: będzie on nadal przetwarzał dane zgodnie z tą polityką. Obowiązująca wersja znajduje się zawsze na tej stronie; data wejścia w życie jest na jej początku.

12. Kontakt

Tymofii Shevchenko, R. Tenente Coronel Jorge Vargas Mogo 3DT, 8375-129 São Bartolomeu de Messines (Silves, Faro), Portugal, privacy@odontoflow.io.