Política de privacidade
1. Quem somos
Odonto Flow é um serviço na nuvem para consultórios e clínicas dentárias privadas: pacientes, odontograma, agenda de visitas, ficheiros e lembretes aos pacientes no WhatsApp.
O serviço e este site são disponibilizados por Tymofii Shevchenko, trabalhador independente, NIF 309697107, R. Tenente Coronel Jorge Vargas Mogo 3DT, 8375-129 São Bartolomeu de Messines (Silves, Faro), Portugal («nós»). Questões sobre dados: privacy@odontoflow.io. Encarregado da proteção de dados (EPD/DPO): não designado.
2. Dois papéis: de quem são os dados
- Dados das contas e das clínicas — dados das pessoas que trabalham no serviço (proprietários, administradores, médicos) e informações sobre a clínica. Para estes dados somos o responsável pelo tratamento: decidimos para que e como são tratados. Esta política descreve sobretudo estes dados.
- Dados dos pacientes das clínicas (fichas, visitas, imagens, mensagens) são introduzidos e usados pela clínica. O responsável por estes dados é a clínica e nós somos o subcontratante: tratamo-los apenas por instrução da clínica e apenas para o funcionamento do serviço. As condições constam do acordo de tratamento de dados. Um paciente com questões sobre os seus dados deve contactar a sua clínica; se o pedido chegar até nós, encaminhamo-lo para a clínica.
3. Que dados tratamos
Conta: nome e apelido, e-mail, telefone (se indicado), palavra-passe (apenas em forma de hash — não conhecemos a palavra-passe), idioma da interface, confirmação do e-mail, empresas e funções nelas, aceitação dos termos e a respetiva data; se o registo veio de uma ligação com etiquetas UTM (por exemplo, de um anúncio), essas etiquetas — que são também copiadas para a clínica criada.
Clínica: nome, morada, telefone, coordenadas para o mapa, idioma, fuso horário, horário de envio de mensagens; o número de WhatsApp e o nome do perfil, se a clínica o tiver ligado.
Subscrição e pagamento: plano, prazo, estado da subscrição, histórico de pagamentos e ligações para as faturas. Os dados de pagamento (número do cartão, etc.) são introduzidos do lado da Paddle — não os temos.
Utilização do serviço: registo de ações (quem criou, alterou ou eliminou um registo e quando — com os dados introduzidos, sem palavras-passe), registos técnicos e sessões (endereço IP e navegador ao entrar no painel de gestão), centro de notificações.
Dados dos pacientes (como subcontratante): nome, data de nascimento, sexo, telefone, morada; alertas médicos (alergias, contraindicações, doenças crónicas, medicação) e notas; odontograma; visitas, procedimentos, preços, notas dos médicos; ficheiros (radiografias, fotografias, documentos); consentimento para mensagens no WhatsApp e a respetiva data; textos e estados das mensagens. Parte destes dados são dados de saúde (categoria especial, art. 9.º do RGPD): são tratados pela clínica com o seu próprio fundamento legal (prestação de cuidados de saúde), e por nós apenas por instrução dela.
Pedidos ao suporte: através do formulário do site — nome, e-mail, clínica (se indicada), assunto e texto; a partir da aplicação — assunto e texto, sendo o nome, o e-mail, a clínica, o idioma e a plataforma (web, iOS, Android) obtidos da conta. Uma cópia do pedido é enviada para o nosso endereço de suporte.
Visitantes do site: o servidor web regista um histórico técnico dos pedidos (endereço IP, navegador, endereço da página, hora) e conserva-o durante 30 dias — para segurança e deteção de erros. As estatísticas de visitas são calculadas pelo Umami — no nosso próprio servidor, sem cookies e sem guardar o endereço IP: visualizações de páginas, de onde veio o visitante (incluindo etiquetas UTM), país, navegador, sistema e tipo de dispositivo, cliques nos botões principais, profundidade de deslocamento e blocos vistos (sem dados pessoais). Da mesma forma são contadas as páginas do serviço antes da entrada (versão web): entrada, registo, recuperação da palavra-passe, confirmação do e-mail; os seus endereços são registados sem parâmetros além das etiquetas UTM (os e-mails e os códigos das ligações enviadas por e-mail não são incluídos). Dentro do serviço, depois da entrada, não há estatísticas. Estes dados não permitem saber quem visitou; vemos apenas números globais, para perceber que páginas são úteis. Os tipos de letra e os scripts do site são carregados do nosso servidor; no site não há contadores de terceiros nem redes de publicidade.
4. Finalidades e fundamentos
| Finalidade | Fundamento (RGPD, art. 6.º) |
|---|---|
| Registo, início de sessão, funcionamento do serviço, suporte | execução do contrato |
| Resposta a pedidos ao suporte | interesse legítimo (responder à questão); para clientes — execução do contrato |
| Confirmação do e-mail, recuperação da palavra-passe, e-mails de serviço (convites, estado da subscrição, desligamento do WhatsApp, eliminação de dados) | execução do contrato |
| Pagamento da subscrição, faturas, contabilidade | execução do contrato; obrigação legal (contabilidade fiscal) |
| Segurança, registo de ações, registo do servidor web, prevenção de abusos | interesse legítimo |
| Estatísticas de visitas ao site e às páginas do serviço antes da entrada (sem cookies, anonimizadas) | interesse legítimo |
| Origem do registo (etiquetas UTM): que publicidade traz clientes | interesse legítimo |
| Lembretes aos pacientes no WhatsApp | instrução da clínica; a clínica obtém o consentimento do paciente — sem registo de consentimento as mensagens não são enviadas |
O nome, o e-mail e a palavra-passe são necessários para celebrar e executar o contrato: sem eles não é possível usar o serviço. Os restantes dados são facultativos. Não tomamos decisões automatizadas que produzam efeitos jurídicos para si, nem fazemos definição de perfis.
Não vendemos dados, não os usamos para publicidade e não mostramos publicidade. Os dados dos pacientes não são usados para nenhum fim nosso além do funcionamento do serviço para a clínica.
5. A quem são transmitidos os dados
Apenas a quem é necessário para o funcionamento do serviço (subcontratantes ulteriores):
- Alojamento: Hetzner Online GmbH, Alemanha e Finlândia — servidores, armazenamento de ficheiros e cópias de segurança.
- E-mail: mailbox.org (Heinlein Hosting GmbH) (Alemanha) — envio de e-mails de serviço e receção de e-mails nos nossos endereços (suporte, questões sobre dados).
- Paddle (Paddle.com Market Ltd, Reino Unido) — vendedor da subscrição (Merchant of Record): pagamento, impostos, faturas, reembolsos. A Paddle é responsável autónomo pelos seus dados de pagamento; a sua política: paddle.com/legal/privacy.
- Mais tarde — Firebase Cloud Messaging (Google) — notificações push nas aplicações, se ativadas. As notificações push não contêm dados de pacientes.
O WhatsApp é um serviço da própria clínica, não um subcontratante nosso. A clínica liga a sua conta de WhatsApp; por instrução dela, o serviço transmite para essa conta o número do paciente e o texto do lembrete, que passam depois a ser tratados pela WhatsApp Ireland Ltd (Meta) nos termos das suas condições e da sua política de privacidade, que a clínica aceita.
Suporte: apenas se o proprietário da clínica tiver ativado o «Acesso do suporte» (durante 7 dias), um colaborador da Odonto Flow pode entrar na conta em nome de um utilizador (através de uma ligação de uso único, registada num histórico que a clínica vê) e vê o registo das mensagens enviadas (número, texto, estado). As fichas dos pacientes não são mostradas no painel de gestão.
Os dados só são divulgados às autoridades mediante pedido legal.
Transferências para fora do EEE: os dados principais são guardados na UE (Alemanha e Finlândia). Paddle (Reino Unido) — decisão de adequação da Comissão Europeia; Google — cláusulas contratuais-tipo da UE; as transferências de dados do WhatsApp são asseguradas pela Meta nos termos das suas condições.
6. Prazos de conservação
- Conta — enquanto existir. Uma conta que não pertence a nenhuma clínica é apagada de imediato e por completo quando eliminada. Uma conta eliminada que pertence a uma clínica é desativada (pode ser recuperada com um novo registo com o mesmo e-mail) e apagada por completo logo que deixe de ter clínicas. Um registo não confirmado em 30 dias é apagado.
- Dados da clínica e dos seus pacientes — enquanto a subscrição estiver ativa. Após o seu fim a conta fecha e os dados são guardados durante 12 meses (30 e 7 dias antes da eliminação — lembrete ao proprietário e aos administradores), sendo depois eliminados por completo, incluindo os ficheiros. A pedido da clínica — mais cedo.
- Um paciente eliminado pela clínica («Eliminar para sempre») é eliminado de imediato e por completo: ficha, visitas, mensagens, ficheiros; no registo de ações ficam apenas marcas sem dados.
- Cópias de segurança — os dados eliminados desaparecem delas ao fim de 30 dias.
- Pagamentos e faturas — durante o tempo exigido pela legislação fiscal (em Portugal, 10 anos; as faturas são guardadas pela Paddle).
- Registo de ações — 24 meses.
- Pedidos ao suporte e a correspondência sobre eles — 24 meses.
- Registo do servidor web — 30 dias.
7. Segurança
Ligações cifradas (HTTPS), palavras-passe apenas em hash, chaves do sistema de pagamento guardadas cifradas; os dados de cada clínica estão isolados dos restantes (verificado por testes automáticos); o acesso dentro da clínica é por funções (proprietário, administrador, médico: o médico vê as suas visitas); os ficheiros são disponibilizados através de ligações assinadas temporárias; cópias de segurança — diariamente, para um armazenamento separado na UE (não no mesmo servidor). Nenhuma medida dá garantia total; comunicaremos uma violação que afete os seus dados nos prazos do RGPD.
8. Os seus direitos
Acesso aos dados, retificação, apagamento, limitação do tratamento, portabilidade, oposição ao tratamento com base em interesse legítimo, retirada do consentimento. A maior parte pode ser feita na aplicação (perfil: dados, palavra-passe, sair da empresa, eliminar a conta — como eliminar a conta); o resto — a pedido para privacy@odontoflow.io, respondemos no prazo de um mês. Pode apresentar reclamação à autoridade de controlo — em Portugal é a CNPD (www.cnpd.pt), ou à autoridade do seu país da UE.
Os pacientes das clínicas exercem os seus direitos através da clínica: esta pode imprimir ou guardar em PDF tudo sobre o paciente (exportação) e apagar os seus dados.
9. Cookies e armazenamento no navegador
Não usamos cookies de publicidade nem de análise (as estatísticas do Umami funcionam sem eles), por isso o site não pede consentimento para eles. No navegador guardam-se apenas os dados necessários ao funcionamento: o token de sessão, o idioma e o tema escolhidos, as etiquetas UTM da chegada (no site — até fechar o separador, no serviço — até ao registo, para as guardar com a conta); nas aplicações iOS e Android o token é guardado no armazenamento seguro do dispositivo (Keychain / Keystore). O painel de gestão do serviço usa um cookie de sessão.
10. Crianças
O serviço destina-se a profissionais e não se dirige a utilizadores com menos de 16 anos. Os dados de pacientes menores são introduzidos pela clínica, enquanto responsável pelo seu tratamento.
11. Alterações
Comunicaremos as alterações relevantes desta política aos proprietários das clínicas por e-mail e na aplicação com pelo menos 30 dias de antecedência. Também avisaremos com antecedência se o serviço passar para outro fornecedor — por exemplo, para uma empresa que venhamos a criar para o serviço: este continuará a tratar os dados nos termos desta política. A versão em vigor está sempre nesta página; a data de entrada em vigor está no seu início.
12. Contactos
Tymofii Shevchenko, R. Tenente Coronel Jorge Vargas Mogo 3DT, 8375-129 São Bartolomeu de Messines (Silves, Faro), Portugal, privacy@odontoflow.io.