Politica de confidențialitate

1. Cine suntem

Odonto Flow este un serviciu în cloud pentru cabinete și clinici stomatologice private: pacienți, schemă dentară, calendarul vizitelor, fișiere și remindere pentru pacienți pe WhatsApp.

Serviciul și acest site sunt furnizate de Tymofii Shevchenko, trabalhador independente, NIF 309697107, R. Tenente Coronel Jorge Vargas Mogo 3DT, 8375-129 São Bartolomeu de Messines (Silves, Faro), Portugal („noi”). Întrebări despre date: privacy@odontoflow.io. Responsabil cu protecția datelor (DPO): nedesemnat.

2. Două roluri: ale cui sunt datele

Datele conturilor și ale clinicilor — datele persoanelor care lucrează în serviciu (proprietari, administratori, medici) și informațiile despre clinică. Pentru aceste date suntem operatorul: decidem în ce scop și cum sunt prelucrate. Această politică descrie în primul rând aceste date.
Datele pacienților clinicilor (fișe, vizite, imagini, mesaje) sunt introduse și folosite de clinică. Operatorul acestor date este clinica, iar noi suntem persoana împuternicită de operator: le prelucrăm doar la instrucțiunea clinicii și doar pentru funcționarea serviciului. Condițiile sunt în acordul de prelucrare a datelor. Un pacient cu întrebări despre datele sale se adresează clinicii sale; dacă cererea ajunge la noi, o transmitem clinicii.

3. Ce date prelucrăm

Cont: nume și prenume, e-mail, telefon (dacă este indicat), parolă (doar ca hash — nu cunoaștem parola), limba interfeței, confirmarea e-mailului, companiile și rolurile din ele, acceptarea condițiilor și data acesteia; dacă înregistrarea a venit printr-un link cu etichete UTM (de exemplu, dintr-o reclamă), aceste etichete — ele sunt copiate și în clinica creată.

Clinică: denumire, adresă, telefon, coordonate pentru hartă, limbă, fus orar, orele de trimitere a mesajelor; numărul de WhatsApp și numele profilului, dacă clinica l-a conectat.

Abonament și plată: plan, valabilitate, starea abonamentului, istoricul plăților și linkuri către facturi. Datele de plată (numărul cardului etc.) se introduc la Paddle — noi nu le avem.

Utilizarea serviciului: jurnalul de acțiuni (cine și când a creat, a modificat sau a șters o înregistrare — cu datele introduse, fără parole), jurnale tehnice și sesiuni (adresa IP și browserul la autentificarea în panoul de administrare), centrul de notificări.

Datele pacienților (ca persoană împuternicită): nume, data nașterii, sex, telefon, adresă; alerte medicale (alergii, contraindicații, boli cronice, medicamente) și notițe; schemă dentară; vizite, proceduri, prețuri, notițele medicilor; fișiere (radiografii, fotografii, documente); consimțământul pentru mesaje WhatsApp și data acestuia; textele și stările mesajelor. O parte din aceste date sunt date privind sănătatea (categorie specială, art. 9 RGPD): clinica le prelucrează pe propriul temei juridic (acordarea de îngrijiri medicale), iar noi doar la instrucțiunea ei.

Solicitări către asistență: prin formularul de pe site — nume, e-mail, clinică (dacă este indicată), subiect și text; din aplicație — subiect și text, iar numele, e-mailul, clinica, limba și platforma (web, iOS, Android) sunt preluate din cont. O copie a solicitării ajunge la adresa noastră de asistență.

Vizitatorii site-ului: serverul web ține un jurnal tehnic al cererilor (adresa IP, browser, adresa paginii, ora) și îl păstrează 30 de zile — pentru securitate și depistarea erorilor. Statisticile vizitelor sunt calculate de Umami — pe propriul nostru server, fără cookie-uri și fără a păstra adresa IP: pagini vizualizate, de unde a venit vizitatorul (inclusiv etichetele UTM), țara, browserul, sistemul și tipul dispozitivului, clicurile pe butoanele principale, adâncimea derulării și blocurile văzute (fără date personale). La fel sunt numărate paginile serviciului înainte de autentificare (versiunea web): autentificare, înregistrare, recuperarea parolei, confirmarea e-mailului; adresele lor sunt înregistrate fără parametri, în afară de etichetele UTM (adresele de e-mail și codurile din linkurile din e-mailuri nu sunt incluse). În interiorul serviciului, după autentificare, nu există statistici. Din aceste date nu se poate afla cine a vizitat site-ul; ne uităm doar la cifrele totale, ca să înțelegem ce pagini sunt utile. Fonturile și scripturile site-ului se încarcă de pe serverul nostru; pe site nu există contoare ale terților și nici rețele de publicitate.

4. Scopuri și temeiuri juridice

Scop	Temei juridic (RGPD, art. 6)
Înregistrare, autentificare, funcționarea serviciului, asistență	executarea contractului
Răspunsuri la solicitările către asistență	interes legitim (a răspunde la întrebare); pentru clienți — executarea contractului
Confirmarea e-mailului, recuperarea parolei, e-mailuri de serviciu (invitații, starea abonamentului, deconectarea WhatsApp, ștergerea datelor)	executarea contractului
Plata abonamentului, facturi, contabilitate	executarea contractului; obligație legală (evidența fiscală)
Securitate, jurnalul de acțiuni, jurnalul serverului web, prevenirea abuzurilor	interes legitim
Statistici ale vizitelor pe site și pe paginile serviciului înainte de autentificare (fără cookie-uri, anonimizate)	interes legitim
Sursa înregistrării (etichete UTM): ce publicitate aduce clienți	interes legitim
Remindere pentru pacienți pe WhatsApp	instrucțiunea clinicii; clinica obține consimțământul pacientului — fără marcarea consimțământului, mesajele nu se trimit

Numele, e-mailul și parola sunt necesare pentru încheierea și executarea contractului: fără ele serviciul nu poate fi folosit. Celelalte date sunt opționale. Nu luăm decizii automatizate care produc efecte juridice asupra dumneavoastră și nu creăm profiluri.

Nu vindem date, nu le folosim pentru publicitate și nu afișăm reclame. Datele pacienților nu sunt folosite în niciun scop propriu, în afară de funcționarea serviciului pentru clinică.

5. Cui sunt transmise datele

Doar celor necesari pentru funcționarea serviciului (subîmputerniciți):

Găzduire: Hetzner Online GmbH, Germania și Finlanda — servere, stocarea fișierelor și copii de rezervă.
E-mail: mailbox.org (Heinlein Hosting GmbH) (Germania) — trimiterea e-mailurilor de serviciu și primirea e-mailurilor la adresele noastre (asistență, întrebări despre date).
Paddle (Paddle.com Market Ltd, Regatul Unit) — vânzătorul abonamentului (Merchant of Record): plată, taxe, facturi, rambursări. Paddle este operator independent pentru datele sale de plată; politica sa: paddle.com/legal/privacy.
Ulterior — Firebase Cloud Messaging (Google) — notificări push în aplicații, dacă sunt activate. Notificările push nu conțin date ale pacienților.

WhatsApp este un serviciu al clinicii înseși, nu un subîmputernicit al nostru. Clinica își conectează contul de WhatsApp; la instrucțiunea ei, serviciul transmite în acel cont numărul pacientului și textul reminderului, care sunt apoi prelucrate de WhatsApp Ireland Ltd (Meta) conform propriilor condiții și propriei politici de confidențialitate, acceptate de clinică.

Asistență: doar dacă proprietarul clinicii a activat „Acces pentru asistență” (pentru 7 zile), un angajat Odonto Flow poate intra în cont în numele unui utilizator (printr-un link de unică folosință, înregistrat într-un jurnal pe care clinica îl vede) și vede jurnalul mesajelor trimise (număr, text, stare). Fișele pacienților nu sunt afișate în panoul de administrare.

Datele sunt dezvăluite autorităților doar la o cerere legală.

Transferuri în afara SEE: datele principale sunt păstrate în UE (Germania și Finlanda). Paddle (Regatul Unit) — decizie de adecvare a Comisiei Europene; Google — clauze contractuale standard ale UE; transferurile de date ale WhatsApp sunt asigurate de Meta conform propriilor condiții.

6. Termene de păstrare

Contul — cât timp există. Un cont care nu face parte din nicio clinică este șters imediat și complet la ștergere. Un cont șters care face parte dintr-o clinică este dezactivat (poate fi restabilit printr-o nouă înregistrare cu același e-mail) și este șters complet de îndată ce nu mai face parte din nicio clinică. O înregistrare neconfirmată în 30 de zile este ștearsă.
Datele clinicii și ale pacienților ei — cât timp abonamentul este activ. După încheierea lui, contul se închide, iar datele se păstrează 12 luni (cu 30 și 7 zile înainte de ștergere — reminder pentru proprietar și administratori), apoi se șterg complet, inclusiv fișierele. La cererea clinicii — mai devreme.
Un pacient șters definitiv de clinică („Șterge definitiv”) este șters imediat și complet: fișă, vizite, mesaje, fișiere; în jurnalul de acțiuni rămân doar mențiuni fără date.
Copii de rezervă — datele șterse dispar din ele după 30 de zile.
Plăți și facturi — cât timp cere legislația fiscală (în Portugalia, 10 ani; facturile sunt păstrate de Paddle).
Jurnalul de acțiuni — 24 de luni.
Solicitările către asistență și corespondența aferentă — 24 de luni.
Jurnalul serverului web — 30 de zile.

7. Securitate

Conexiuni criptate (HTTPS), parole doar ca hash, cheile sistemului de plată păstrate criptat; datele fiecărei clinici sunt izolate de celelalte (verificat prin teste automate); accesul în cadrul clinicii este pe roluri (proprietar, administrator, medic: medicul își vede propriile vizite); fișierele se oferă prin linkuri semnate temporare; copii de rezervă — zilnic, într-un spațiu de stocare separat în UE (nu pe același server). Nicio măsură nu oferă o garanție totală; vom raporta o încălcare care vă afectează datele în termenele RGPD.

8. Drepturile dumneavoastră

Acces la date, rectificare, ștergere, restricționarea prelucrării, portabilitate, opoziție la prelucrarea bazată pe interesul legitim, retragerea consimțământului. Cea mai mare parte se poate face în aplicație (profil: date, parolă, ieșirea dintr-o companie, ștergerea contului — cum se șterge contul); restul — la cerere la privacy@odontoflow.io, răspundem în termen de o lună. Puteți depune o plângere la o autoritate de supraveghere — în Portugalia este CNPD (www.cnpd.pt), în România ANSPDCP, sau autoritatea țării dumneavoastră din UE.

Pacienții clinicilor își exercită drepturile prin intermediul clinicii: aceasta poate tipări sau salva în PDF tot ce privește pacientul (export) și îi poate șterge datele.

Nu folosim cookie-uri de publicitate sau de analiză (statisticile Umami funcționează fără ele), de aceea site-ul nu cere consimțământ pentru ele. În browser se păstrează doar datele necesare funcționării: tokenul de autentificare, limba și tema alese, etichetele UTM ale sosirii (pe site — până la închiderea filei, în serviciu — până la înregistrare, pentru a le salva împreună cu contul); în aplicațiile iOS și Android, tokenul se păstrează în spațiul de stocare securizat al dispozitivului (Keychain / Keystore). Panoul de administrare al serviciului folosește un cookie de sesiune.

10. Copii

Serviciul este destinat specialiștilor și nu se adresează utilizatorilor sub 16 ani. Datele pacienților minori sunt introduse de clinică, în calitate de operator al acestora.

11. Modificări

Vom anunța proprietarii clinicilor despre modificările importante ale acestei politici prin e-mail și în aplicație cu cel puțin 30 de zile înainte. Vom anunța din timp și dacă serviciul trece la un alt furnizor — de exemplu, la o companie pe care o vom înființa pentru serviciu: acesta va continua să prelucreze datele conform acestei politici. Versiunea în vigoare se află întotdeauna pe această pagină; data intrării în vigoare este la începutul ei.

12. Contact

Tymofii Shevchenko, R. Tenente Coronel Jorge Vargas Mogo 3DT, 8375-129 São Bartolomeu de Messines (Silves, Faro), Portugal, privacy@odontoflow.io.