Politique de confidentialité

1. Qui sommes-nous

Odonto Flow est un service en ligne pour les cabinets et cliniques dentaires privés : patients, schéma dentaire, agenda des visites, fichiers et rappels WhatsApp aux patients.

Le service et ce site sont fournis par Tymofii Shevchenko, trabalhador independente, NIF 309697107, R. Tenente Coronel Jorge Vargas Mogo 3DT, 8375-129 São Bartolomeu de Messines (Silves, Faro), Portugal (« nous »). Questions sur les données : privacy@odontoflow.io. Délégué à la protection des données (DPO) : non désigné.

2. Deux rôles : à qui appartiennent les données

Données des comptes et des cliniques — données des personnes qui travaillent dans le service (propriétaires, administrateurs, médecins) et informations sur la clinique. Pour ces données, nous sommes le responsable du traitement : nous décidons pourquoi et comment elles sont traitées. Cette politique décrit avant tout ces données.
Données des patients des cliniques (fiches, visites, images, messages) : la clinique les saisit et les utilise. Le responsable de ces données est la clinique, et nous sommes le sous-traitant : nous les traitons uniquement sur instruction de la clinique et uniquement pour le fonctionnement du service. Les conditions figurent dans l’accord de traitement des données. Un patient qui a une question sur ses données s’adresse à sa clinique ; si la demande nous parvient, nous la transmettons à la clinique.

3. Quelles données nous traitons

Compte : nom et prénom, e-mail, téléphone (s’il est indiqué), mot de passe (uniquement sous forme de hash — nous ne connaissons pas le mot de passe lui-même), langue de l’interface, confirmation de l’e-mail, entreprises et rôles dans celles-ci, acceptation des conditions et sa date ; si l’inscription provient d’un lien avec des balises UTM (par exemple, d’une publicité), ces balises — elles sont aussi copiées dans la clinique créée.

Clinique : nom, adresse, téléphone, coordonnées pour la carte, langue, fuseau horaire, horaires d’envoi des messages ; le numéro WhatsApp et le nom du profil, si la clinique l’a connecté.

Abonnement et paiement : formule, durée, statut de l’abonnement, historique des paiements et liens vers les factures. Les données de paiement (numéro de carte, etc.) sont saisies chez Paddle — nous ne les avons pas.

Utilisation du service : journal des actions (qui a créé, modifié ou supprimé un enregistrement et quand — avec les données saisies, sans mots de passe), journaux techniques et sessions (adresse IP et navigateur lors de la connexion au panneau d’administration), centre de notifications.

Données des patients (en tant que sous-traitant) : nom, date de naissance, sexe, téléphone, adresse ; alertes médicales (allergies, contre-indications, maladies chroniques, médicaments) et notes ; schéma dentaire ; visites, actes, prix, notes des médecins ; fichiers (radiographies, photos, documents) ; consentement aux messages WhatsApp et sa date ; textes et statuts des messages. Une partie de ces données sont des données de santé (catégorie particulière, art. 9 RGPD) : la clinique les traite sur sa propre base légale (soins de santé), et nous uniquement sur ses instructions.

Demandes au support : via le formulaire du site — nom, e-mail, clinique (si indiquée), sujet et texte ; depuis l’application — sujet et texte, le nom, l’e-mail, la clinique, la langue et la plateforme (web, iOS, Android) étant repris du compte. Une copie de la demande est envoyée à notre adresse de support.

Visiteurs du site : le serveur web tient un journal technique des requêtes (adresse IP, navigateur, adresse de la page, heure) et le conserve 30 jours — pour la sécurité et la recherche d’erreurs. Les statistiques de visites sont calculées par Umami — sur notre propre serveur, sans cookies et sans conserver l’adresse IP : pages vues, provenance du visiteur (y compris les balises UTM), pays, navigateur, système et type d’appareil, clics sur les boutons principaux, profondeur de défilement et blocs vus (sans données personnelles). Les pages du service avant la connexion (version web) sont comptées de la même façon : connexion, inscription, récupération du mot de passe, confirmation de l’e-mail ; leurs adresses sont enregistrées sans paramètres autres que les balises UTM (les e-mails et les codes des liens envoyés par e-mail n’y figurent pas). À l’intérieur du service, après la connexion, il n’y a pas de statistiques. Ces données ne permettent pas de savoir qui a visité le site ; nous ne regardons que des chiffres globaux pour savoir quelles pages sont utiles. Les polices et les scripts du site sont chargés depuis notre serveur ; il n’y a sur le site ni traceurs tiers ni régies publicitaires.

4. Finalités et bases légales

Finalité	Base légale (RGPD, art. 6)
Inscription, connexion, fonctionnement du service, support	exécution du contrat
Réponses aux demandes au support	intérêt légitime (répondre à la question) ; pour les clients — exécution du contrat
Confirmation de l’e-mail, récupération du mot de passe, e-mails de service (invitations, état de l’abonnement, déconnexion de WhatsApp, suppression de données)	exécution du contrat
Paiement de l’abonnement, factures, comptabilité	exécution du contrat ; obligation légale (comptabilité fiscale)
Sécurité, journal des actions, journal du serveur web, prévention des abus	intérêt légitime
Statistiques de visites du site et des pages du service avant la connexion (sans cookies, anonymisées)	intérêt légitime
Origine de l’inscription (balises UTM) : quelle publicité amène des clients	intérêt légitime
Rappels WhatsApp aux patients	instruction de la clinique ; la clinique recueille le consentement du patient — sans indication du consentement, les messages ne sont pas envoyés

Le nom, l’e-mail et le mot de passe sont nécessaires pour conclure et exécuter le contrat : sans eux, le service ne peut pas être utilisé. Les autres données sont facultatives. Nous ne prenons pas de décisions automatisées produisant des effets juridiques à votre égard et ne procédons à aucun profilage.

Nous ne vendons pas les données, ne les utilisons pas à des fins publicitaires et n’affichons pas de publicité. Les données des patients ne sont utilisées à aucune fin propre, en dehors du fonctionnement du service pour la clinique.

5. À qui les données sont transmises

Uniquement à ceux qui sont nécessaires au fonctionnement du service (sous-traitants ultérieurs) :

Hébergement : Hetzner Online GmbH, Allemagne et Finlande — serveurs, stockage des fichiers et sauvegardes.
Messagerie : mailbox.org (Heinlein Hosting GmbH) (Allemagne) — envoi des e-mails de service et réception des e-mails à nos adresses (support, questions sur les données).
Paddle (Paddle.com Market Ltd, Royaume-Uni) — vendeur de l’abonnement (Merchant of Record) : paiement, taxes, factures, remboursements. Paddle est responsable indépendant de ses données de paiement ; sa politique : paddle.com/legal/privacy.
Plus tard — Firebase Cloud Messaging (Google) — notifications push dans les applications, si elles sont activées. Les notifications push ne contiennent pas de données de patients.

WhatsApp est un service de la clinique elle-même, et non notre sous-traitant. La clinique connecte son compte WhatsApp ; sur ses instructions, le service transmet à ce compte le numéro du patient et le texte du rappel, qui sont ensuite traités par WhatsApp Ireland Ltd (Meta) selon ses conditions et sa politique de confidentialité, acceptées par la clinique.

Support : uniquement si le propriétaire de la clinique a activé l’« Accès du support » (pour 7 jours), un employé de Odonto Flow peut entrer dans le compte au nom d’un utilisateur (via un lien à usage unique, inscrit dans un journal que la clinique voit) et voit le journal des messages envoyés (numéro, texte, statut). Les fiches patients ne sont pas affichées dans le panneau d’administration.

Les données ne sont communiquées aux autorités que sur demande légale.

Transferts hors de l’EEE : les données principales sont stockées dans l’UE (Allemagne et Finlande). Paddle (Royaume-Uni) — décision d’adéquation de la Commission européenne ; Google — clauses contractuelles types de l’UE ; les transferts de données de WhatsApp sont assurés par Meta selon ses conditions.

6. Durées de conservation

Compte — tant qu’il existe. Un compte qui n’appartient à aucune clinique est effacé immédiatement et entièrement lors de sa suppression. Un compte supprimé qui appartient à une clinique est désactivé (il peut être rétabli par une nouvelle inscription avec le même e-mail) et effacé entièrement dès qu’il n’a plus de clinique. Une inscription non confirmée dans les 30 jours est effacée.
Données de la clinique et de ses patients — tant que l’abonnement est actif. Après sa fin, le compte est fermé et les données sont conservées 12 mois (30 et 7 jours avant la suppression — rappel au propriétaire et aux administrateurs), puis supprimées entièrement, fichiers compris. À la demande de la clinique — plus tôt.
Un patient supprimé par la clinique (« Supprimer définitivement ») est supprimé immédiatement et entièrement : fiche, visites, messages, fichiers ; dans le journal des actions ne restent que des mentions sans données.
Sauvegardes — les données supprimées en disparaissent au bout de 30 jours.
Paiements et factures — aussi longtemps que l’exige la législation fiscale (au Portugal, 10 ans ; les factures sont conservées par Paddle).
Journal des actions — 24 mois.
Demandes au support et la correspondance à leur sujet — 24 mois.
Journal du serveur web — 30 jours.

7. Sécurité

Connexions chiffrées (HTTPS), mots de passe uniquement sous forme de hash, clés du système de paiement stockées chiffrées ; les données de chaque clinique sont isolées des autres (vérifié par des tests automatisés) ; l’accès au sein de la clinique se fait par rôles (propriétaire, administrateur, médecin : le médecin voit ses visites) ; les fichiers sont fournis par des liens signés temporaires ; sauvegardes — chaque jour, vers un stockage séparé dans l'UE (pas sur le même serveur). Aucune mesure n’offre une garantie totale ; nous signalerons une violation touchant vos données dans les délais du RGPD.

8. Vos droits

Accès aux données, rectification, effacement, limitation du traitement, portabilité, opposition au traitement fondé sur l’intérêt légitime, retrait du consentement. La plupart de ces actions peuvent être effectuées dans l’application (profil : données, mot de passe, quitter une entreprise, supprimer le compte — comment supprimer le compte) ; le reste — sur demande à privacy@odontoflow.io, nous répondrons sous un mois. Vous pouvez introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle — au Portugal, la CNPD (www.cnpd.pt) ; en France, la CNIL ; ou l’autorité de votre pays de l’UE.

Les patients des cliniques exercent leurs droits auprès de la clinique : celle-ci peut imprimer ou enregistrer en PDF tout ce qui concerne le patient (export) et effacer ses données.

9. Cookies et stockage dans le navigateur

Nous n’utilisons pas de cookies publicitaires ni analytiques (les statistiques Umami fonctionnent sans eux), le site ne demande donc pas de consentement à leur égard. Seules les données nécessaires au fonctionnement sont stockées dans le navigateur : le jeton de connexion, la langue et le thème choisis, les balises UTM de l’arrivée (sur le site — jusqu’à la fermeture de l’onglet, dans le service — jusqu’à l’inscription, pour les enregistrer avec le compte) ; dans les applications iOS et Android, le jeton est stocké dans le stockage sécurisé de l’appareil (Keychain / Keystore). Le panneau d’administration du service utilise un cookie de session.

10. Enfants

Le service est destiné aux professionnels et n’est pas conçu pour les utilisateurs de moins de 16 ans. Les données des patients mineurs sont saisies par la clinique, en tant que responsable de leur traitement.

11. Modifications

Nous informerons les propriétaires des cliniques des modifications importantes de cette politique par e-mail et dans l’application au moins 30 jours à l’avance. Nous préviendrons aussi à l’avance si le service passe à un autre fournisseur — par exemple à une société que nous créerons pour le service : celui-ci continuera de traiter les données selon cette politique. La version en vigueur est toujours sur cette page ; la date d’entrée en vigueur figure en haut de celle-ci.

12. Contact

Tymofii Shevchenko, R. Tenente Coronel Jorge Vargas Mogo 3DT, 8375-129 São Bartolomeu de Messines (Silves, Faro), Portugal, privacy@odontoflow.io.