Umowa powierzenia przetwarzania danych

1. Strony i zawarcie umowy

Umowę zawierają klinika zarejestrowana w Odonto Flow („klinika”, administrator danych) oraz Tymofii Shevchenko, trabalhador independente, NIF 309697107, R. Tenente Coronel Jorge Vargas Mogo 3DT, 8375-129 São Bartolomeu de Messines (Silves, Faro), Portugal („my”, podmiot przetwarzający).

Jeśli umowa z kliniką przejdzie na nowego dostawcę (warunki korzystania, punkt 16), przechodzi wraz z nią także niniejsza umowa: nowy dostawca staje się podmiotem przetwarzającym na tych samych warunkach, a klinika dowiaduje się o tym z wyprzedzeniem.

Umowa stanowi część warunków korzystania. Klinika akceptuje ją przy rejestracji; obowiązuje ona, dopóki przetwarzamy dane kliniki. Podpisaną kopię można zamówić pod adresem privacy@odontoflow.io.

2. Przedmiot

Przetwarzamy dane osobowe, które klinika wprowadza do serwisu, wyłącznie w celu świadczenia jej serwisu: przechowujemy je, pokazujemy jej personelowi, wysyłamy wiadomości do pacjentów na jej polecenie, wykonujemy kopie zapasowe i pomagamy w ramach wsparcia. Szczegóły w załączniku 1.

3. Polecenia kliniki

• Przetwarzamy dane wyłącznie na udokumentowane polecenie kliniki. Poleceniami są warunki korzystania, niniejsza umowa oraz działania personelu kliniki w serwisie (wprowadzenie, zmiana, wysłanie, usunięcie).
• Jeśli prawo zobowiązuje nas do innego przetwarzania danych, uprzedzimy o tym klinikę, o ile prawo tego nie zabrania.
• Jeśli naszym zdaniem polecenie narusza RODO, poinformujemy o tym klinikę.

4. Obowiązki kliniki

Klinika odpowiada za zgodność przetwarzania z prawem: podstawę prawną (także dla danych dotyczących zdrowia — art. 9 RODO), informowanie pacjentów, zgodę na wiadomości WhatsApp, prawidłowość danych, okresy przechowywania dokumentacji medycznej i dostęp swojego personelu.

5. Poufność

Dostęp do danych kliniki mają tylko pracownicy, którzy potrzebują go do działania serwisu. Wszyscy są zobowiązani do zachowania poufności.

Dostęp wsparcia — tylko za zgodą kliniki. Bez zgody wsparcie nie wchodzi na konto kliniki. Właściciel kliniki może włączyć „Dostęp wsparcia” w ustawieniach na 7 dni i wyłączyć go wcześniej. Dopóki dostęp jest włączony, pracownik wsparcia może wejść na konto w imieniu użytkownika kliniki — przez jednorazowy link, na ograniczony czas; każde wejście jest zapisywane w dzienniku (kto, jako kto, kiedy), który klinika widzi. Po 7 dniach dostęp zamyka się sam. W panelu zarządzania serwisu widoczny jest dziennik wysłanych wiadomości (numer, treść, status) — na potrzeby wsparcia doręczania. Karty pacjentów nie są wyświetlane w panelu zarządzania.

6. Bezpieczeństwo

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne z art. 32 RODO — wymienione w załączniku 2 — i rozwijamy je wraz z serwisem, nie obniżając ogólnego poziomu ochrony.

7. Podmioty podprzetwarzające

• Klinika udziela ogólnej zgody na korzystanie z podmiotów podprzetwarzających z załącznika 3.
• O nowym lub zastąpionym podmiocie podprzetwarzającym poinformujemy właściciela kliniki e-mailem co najmniej 30 dni wcześniej. Klinika może zgłosić uzasadniony sprzeciw; jeśli nie dojdziemy do porozumienia, może rozwiązać umowę i otrzymać zwrot za niewykorzystany opłacony okres.
• Z każdym podmiotem podprzetwarzającym mamy umowę z obowiązkami w zakresie ochrony danych nie niższymi niż niniejsze. Za jego pracę odpowiadamy wobec kliniki.

8. Przekazywanie poza EOG

Dane kliniki są przechowywane w UE (Niemcy i Finlandia). Jeśli podmiot podprzetwarzający przekazuje dane poza EOG, jest to dopuszczalne wyłącznie na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony lub standardowych klauzul umownych UE z dodatkowymi środkami.

9. Pomoc dla kliniki

• Wnioski pacjentów (dostęp, sprostowanie, usunięcie, ograniczenie, przenoszenie): jeśli wniosek trafi do nas, przekażemy go klinice i nie będziemy sami odpowiadać pacjentowi. Narzędzia w serwisie: kartę pacjenta można w całości wydrukować lub zapisać jako PDF (eksport), a pacjenta można usunąć na zawsze („Usuń na zawsze”: karta, wizyty, wiadomości, pliki).
• Pomagamy klinice w zakresie środków bezpieczeństwa, oceny skutków dla ochrony danych (DPIA) i konsultacji z organem nadzorczym — w części dotyczącej serwisu.

10. Incydenty

O naruszeniu ochrony danych lub innym incydencie bezpieczeństwa dotyczącym danych kliniki informujemy właściciela kliniki bez zbędnej zwłoki — nie później niż w ciągu 72 godzin od chwili, gdy się o nim dowiedzieliśmy: co się stało, jakie dane i ile rekordów jest objętych, co zrobiliśmy i co zalecamy. Zgłoszenie organowi nadzorczemu i powiadomienie pacjentów, jeśli jest to wymagane, należy do kliniki; pomagamy.

11. Zakończenie umowy

• Po zakończeniu subskrypcji dane kliniki są przechowywane przez 12 miesięcy (aby klinika mogła wrócić), a następnie usuwane w całości, łącznie z plikami. Na prośbę kliniki — wcześniej.
• Przed usunięciem klinika może odzyskać swoje dane (art. 28 ust. 3 lit. g RODO): właściciel eksportuje wszystkie dane kliniki — CSV i archiwum plików — na koncie, także po zakończeniu subskrypcji, lub na wniosek do wsparcia w ciągu 30 dni (warunki korzystania, punkt 7). Kartę pojedynczego pacjenta można wydrukować lub zapisać jako PDF.
• Z kopii zapasowych dane znikają w miarę ich odnawiania — w ciągu 30 dni.
• Dłużej przechowujemy tylko to, czego wymaga prawo — na przykład dokumenty płatnicze (przechowuje je także Paddle).

12. Audyty

Na wniosek kliniki udostępniamy informacje niezbędne do wykazania przestrzegania niniejszej umowy — opis środków, odpowiedzi na ankiety bezpieczeństwa. Audyt na miejscu klinika lub jej audytor mogą przeprowadzić nie częściej niż raz w roku, z 30-dniowym wyprzedzeniem, na własny koszt i z obowiązkiem zachowania poufności.

13. Odpowiedzialność i pierwszeństwo

Odpowiedzialność stron określają warunki korzystania i RODO (art. 82). Jeśli niniejsza umowa jest sprzeczna z warunkami korzystania w zakresie ochrony danych, pierwszeństwo ma niniejsza umowa.

Załącznik 1. Opis przetwarzania

Osoby, których dane dotyczą	pacjenci kliniki; personel kliniki (użytkownicy serwisu)
Kategorie danych	pacjenci: imię, nazwisko, data urodzenia, płeć, telefon, adres, notatki, wizyty, zabiegi, kwoty, pliki (zdjęcia rentgenowskie, fotografie, dokumenty), zgoda na wiadomości WhatsApp i jej data, treści i statusy wiadomości; personel: imię i nazwisko, e-mail, rola, działania w serwisie
Szczególne kategorie	dane dotyczące zdrowia: ostrzeżenia medyczne (alergie, przeciwwskazania, choroby przewlekłe, leki), schemat zębów, historia leczenia, zdjęcia rentgenowskie
Operacje	przechowywanie, wyświetlanie personelowi kliniki, wyszukiwanie i sortowanie, wysyłanie wiadomości do pacjentów przez WhatsApp na polecenie kliniki, kopie zapasowe, usuwanie
Cel	świadczenie serwisu na rzecz kliniki
Czas trwania	dopóki subskrypcja jest aktywna, następnie 12 miesięcy przechowywania i usunięcie

Załącznik 2. Środki bezpieczeństwa

• szyfrowane połączenia (HTTPS); hasła wyłącznie jako hash; klucze systemu płatności przechowywane w postaci zaszyfrowanej;
• dane każdej kliniki są odizolowane od innych, a izolacja jest sprawdzana testami automatycznymi;
• dostęp w klinice według ról (właściciel, administrator, lekarz; lekarz widzi swoje wizyty i wizyty bez lekarza);
• pliki pacjentów nie są publicznie dostępne: są udostępniane przez tymczasowe podpisane linki;
• serwery w UE; baza danych i usługi wewnętrzne nie są dostępne z internetu; zapora przepuszcza tylko HTTPS i SSH;
• kopie zapasowe: codziennie, do osobnego magazynu w UE (nie na tym samym serwerze); kopie są szyfrowane już na serwerze i przechowywane w innym centrum danych, a odtwarzanie z nich jest automatycznie sprawdzane raz w miesiącu;
• automatyczna instalacja aktualizacji bezpieczeństwa na serwerach;
• całodobowy monitoring dostępności serwisu i wysyłania kopii zapasowych — z powiadomieniem o awarii;
• dziennik działań użytkowników, dziennik wejść wsparcia i dziennik działań w panelu zarządzania;
• dostęp do serwerów tylko dla odpowiedzialnych pracowników, za pomocą kluczy SSH, bez logowania hasłem; liczba prób logowania do panelu zarządzania jest ograniczona;
• uwierzytelnianie dwuskładnikowe na kontach hostingu, domeny, poczty i systemu płatności.

Załącznik 3. Podmioty podprzetwarzające

Kto	W jakim celu	Gdzie
Hetzner Online GmbH	serwery, baza danych, przechowywanie plików, kopie zapasowe	Niemcy i Finlandia
mailbox.org (Heinlein Hosting GmbH)	wiadomości serwisowe do personelu kliniki (bez danych pacjentów w wiadomościach)	Niemcy

WhatsApp nie jest podmiotem podprzetwarzającym, lecz usługą samej kliniki. Klinika podłącza swoje konto WhatsApp i sama akceptuje warunki Meta; nie mamy umowy z Meta. Na polecenie kliniki przekazujemy na jej konto numer pacjenta i treść wiadomości, które następnie przetwarza Meta (WhatsApp Ireland Ltd) na własnych warunkach jako dostawca kliniki. Połączenie działa jako połączone urządzenie, a nie przez oficjalną platformę WhatsApp Business (warunki korzystania, punkt 9).

Paddle nie jest podmiotem podprzetwarzającym: nie otrzymuje danych pacjentów, a dane płatnicze kliniki przetwarza jako samodzielny administrator.

Firebase Cloud Messaging (Google, powiadomienia push w aplikacjach) pojawi się na tej liście, gdy powiadomienia push zostaną włączone — z uprzedzeniem zgodnie z punktem 7.