Договір про обробку даних

1. Сторони та порядок укладення

Договір укладають клініка, зареєстрована в Odonto Flow («клініка», контролер), і Tymofii Shevchenko, trabalhador independente, NIF 309697107, R. Tenente Coronel Jorge Vargas Mogo 3DT, 8375-129 São Bartolomeu de Messines (Silves, Faro), Portugal («ми», обробник).

Якщо договір із клінікою переходить до нового постачальника (умови використання, розділ 16), разом із ним переходить і цей договір: новий постачальник стає обробником на тих самих умовах, клініка дізнається про це заздалегідь.

Договір — частина умов використання. Клініка приймає його під час реєстрації; він діє, доки ми обробляємо дані клініки. Підписану копію можна запросити на privacy@odontoflow.io.

2. Предмет

Ми обробляємо персональні дані, які клініка вносить у сервіс, лише щоб надавати їй сервіс: зберігати, показувати її співробітникам, надсилати повідомлення пацієнтам за її вказівкою, робити резервні копії та допомагати в підтримці. Подробиці — у додатку 1.

3. Інструкції клініки

Ми обробляємо дані лише за документованими інструкціями клініки. Інструкції — це умови використання, цей договір і дії співробітників клініки в сервісі (внести, змінити, надіслати, видалити).
Якщо закон зобов’язує нас обробити дані інакше, ми попередимо клініку заздалегідь, якщо закон цього не забороняє.
Якщо інструкція, на нашу думку, порушує GDPR, ми повідомимо клініку.

4. Обов’язки клініки

Клініка відповідає за законність обробки: підставу (зокрема для даних про здоров’я — ст. 9 GDPR), інформування пацієнтів, згоду на повідомлення WhatsApp, точність даних, строки зберігання медичної документації та доступ своїх співробітників.

5. Конфіденційність

Доступ до даних клініки мають лише співробітники, яким він потрібен для роботи сервісу. Усі вони зобов’язані зберігати конфіденційність.

Доступ підтримки — лише з дозволу клініки. Без дозволу підтримка в кабінет клініки не входить. Власник клініки може ввімкнути в налаштуваннях «Доступ підтримки» на 7 днів і вимкнути його раніше. Поки доступ увімкнений, співробітник підтримки може увійти в кабінет від імені користувача клініки — за одноразовим посиланням, на обмежений час; кожен вхід записується в журнал (хто, під ким, коли), і клініка бачить цей журнал. Через 7 днів доступ закривається сам. У панелі керування сервісу видно журнал надісланих повідомлень (номер, текст, статус) — для підтримки доставки. Картки пацієнтів у панелі керування не показуються.

6. Безпека

Ми вживаємо технічних та організаційних заходів за ст. 32 GDPR — їх перелічено в додатку 2 — і розвиваємо їх разом із сервісом, не знижуючи загальний рівень захисту.

7. Субобробники

Клініка дає загальний дозвіл залучати субобробників із додатка 3.
Про нового або заміненого субобробника ми повідомимо власника клініки e-mail не пізніше ніж за 30 днів. Клініка може обґрунтовано заперечити; якщо домовитися не вдалося, вона може розірвати договір і отримати повернення за невикористаний оплачений період.
З кожним субобробником у нас є договір із зобов’язаннями щодо захисту даних не нижчими за ці. За його роботу перед клінікою відповідаємо ми.

8. Передача за межі ЄЕЗ

Дані клініки зберігаються в ЄС (Німеччина та Фінляндія). Якщо субобробник передає дані за межі ЄЕЗ, це допускається лише за наявності рішення Єврокомісії про адекватність або на підставі стандартних договірних положень ЄС із додатковими заходами.

9. Допомога клініці

Запити пацієнтів (доступ, виправлення, видалення, обмеження, перенесення): якщо запит надійде до нас, ми передамо його клініці й самі відповідати пацієнтові не будемо. Інструменти в сервісі: картку пацієнта можна роздрукувати або зберегти в PDF повністю (експорт), пацієнта можна видалити назавжди («Видалити назавжди»: картка, візити, повідомлення, файли).
Ми допомагаємо клініці із заходами безпеки, оцінкою впливу на захист даних (DPIA) і консультаціями з наглядовим органом — у частині, що стосується сервісу.

10. Інциденти

Про витік або інше порушення безпеки, що зачіпає дані клініки, ми повідомляємо власника клініки без невиправданої затримки — не пізніше ніж за 72 години з моменту, коли дізналися про нього: що сталося, які дані і скільки записів зачеплено, що ми зробили і що рекомендуємо. Повідомити наглядовий орган і пацієнтів, якщо потрібно, — обов’язок клініки; ми допомагаємо.

11. Закінчення договору

Після закінчення підписки дані клініки зберігаються 12 місяців (щоб клініка могла повернутися), потім видаляються повністю, включно з файлами. На запит клініки — раніше.
До видалення клініка може отримати свої дані назад (ст. 28(3)(g) GDPR): власник вивантажує всі дані клініки — CSV і архів файлів — у кабінеті, зокрема після закінчення підписки, або на запит до підтримки протягом 30 днів (умови використання, розділ 7). Картку окремого пацієнта можна роздрукувати або зберегти в PDF.
Із резервних копій дані зникають у міру їх оновлення — протягом 30 днів.
Довше зберігаємо лише те, чого вимагає закон, — наприклад, платіжні документи (їх зберігає і Paddle).

12. Перевірки

На запит клініки ми надаємо відомості, потрібні, щоб показати виконання цього договору, — опис заходів, відповіді на анкети з безпеки. Перевірку на місці клініка або її аудитор можуть провести не частіше ніж раз на рік, попередивши за 30 днів, за свій рахунок і із зобов’язанням конфіденційності.

13. Відповідальність і пріоритет

Відповідальність сторін — за умовами використання і GDPR (ст. 82). Якщо цей договір суперечить умовам використання в питаннях захисту даних, діє цей договір.

Додаток 1. Опис обробки


Суб’єкти даних	пацієнти клініки; співробітники клініки (користувачі сервісу)
Категорії даних	пацієнти: ім’я, прізвище, дата народження, стать, телефон, адреса, нотатки, візити, процедури, суми, файли (знімки, фото, документи), згода на повідомлення WhatsApp та її дата, тексти й статуси повідомлень; співробітники: ім’я, e-mail, роль, дії в сервісі
Особливі категорії	дані про здоров’я: медичні попередження (алергії, протипоказання, хронічні захворювання, препарати), зубна формула, історія лікування, знімки
Дії з даними	зберігання, показ співробітникам клініки, пошук і сортування, надсилання повідомлень пацієнтам через WhatsApp за вказівкою клініки, резервне копіювання, видалення
Мета	надання сервісу клініці
Строк	доки діє підписка, потім 12 місяців зберігання і видалення

Додаток 2. Заходи безпеки

шифрування з’єднань (HTTPS); паролі — лише хешами; ключі платіжної системи — у зашифрованому вигляді;
дані кожної клініки ізольовані від інших, ізоляція перевіряється автоматичними тестами;
доступ усередині клініки — за ролями (власник, адміністратор, лікар; лікар бачить свої візити й візити без лікаря);
файли пацієнтів не лежать у відкритому доступі: видаються за тимчасовими підписаними посиланнями;
сервери в ЄС; база даних і службові сервіси не відкриті в інтернет; файрвол пропускає лише HTTPS і SSH;
резервні копії: щодня, в окреме сховище в ЄС (не на тому самому сервері); копії шифруються ще на сервері та зберігаються в іншому дата-центрі, відновлення з них перевіряється автоматично раз на місяць;
автоматичне встановлення оновлень безпеки на серверах;
цілодобовий моніторинг доступності сервісу та надсилання резервних копій — зі сповіщенням про збій;
журнал дій користувачів, журнал входів підтримки і журнал дій у панелі керування;
доступ до серверів — лише у відповідальних співробітників, за SSH-ключами, без входу за паролем; вхід у панель керування обмежений за кількістю спроб;
двофакторний вхід в акаунти хостингу, домену, пошти та платіжної системи.

Додаток 3. Субобробники

Хто	Навіщо	Де
Hetzner Online GmbH	сервери, база даних, сховище файлів, резервні копії	Німеччина та Фінляндія
mailbox.org (Heinlein Hosting GmbH)	службові листи співробітникам клініки (даних пацієнтів у листах немає)	Німеччина

WhatsApp — не субобробник, а сервіс самої клініки. Клініка підключає свій акаунт WhatsApp і приймає умови Meta сама; договору з Meta в нас немає. За вказівкою клініки ми передаємо в її акаунт номер пацієнта і текст повідомлення, далі їх обробляє Meta (WhatsApp Ireland Ltd) за своїми умовами як постачальник клініки. Підключення — як пов’язаний пристрій, не через офіційну платформу WhatsApp Business (умови використання, розділ 9).

Paddle — не субобробник: даних пацієнтів не отримує, платіжні дані клініки обробляє як самостійний контролер.

Firebase Cloud Messaging (Google, push-сповіщення в застосунках) з’явиться в цьому списку, коли push буде ввімкнено, — з повідомленням за розділом 7.