Gebruiksvoorwaarden — Odonto Flow

1. Wie de overeenkomst sluiten

Deze voorwaarden zijn een overeenkomst tussen Tymofii Shevchenko (trabalhador independente, NIF 309697107, R. Tenente Coronel Jorge Vargas Mogo 3DT, 8375-129 São Bartolomeu de Messines (Silves, Faro), Portugal; „wij”) en de organisatie of professional die zijn praktijk registreert in de dienst Odonto Flow („de praktijk”, „u”).

Door een praktijk te registreren of de dienst te gebruiken, aanvaardt u deze voorwaarden, het privacybeleid en de verwerkersovereenkomst, die deel uitmaakt van deze voorwaarden. Wie de praktijk registreert, bevestigt bevoegd te zijn namens haar te handelen.

De dienst is alleen voor professionals. Hij is bedoeld voor tandartspraktijken, klinieken en tandartsen in hun beroepsuitoefening, niet voor consumenten. Gebruikers moeten minstens 16 jaar oud zijn.

2. Wat de dienst is

Odonto Flow is een cloud-CRM voor tandheelkunde: patiëntkaarten met tandenschema en bestanden, afspraken en agenda, medewerkers met rollen, WhatsApp-herinneringen aan patiënten. Het werkt in de browser en in de apps voor iOS en Android.

Niet inbegrepen in de dienst: het ontvangen van betalingen van patiënten, online afspraken maken en toegang van patiënten tot hun kaarten. Functies kunnen veranderen: wij ontwikkelen de dienst en kunnen functies wijzigen of verwijderen, zonder wezenlijk te beperken waarvoor u al hebt betaald.

3. Accounts

Een gebruiker registreert zich met e-mail en wachtwoord en bevestigt het e-mailadres. Eén gebruiker kan bij meerdere praktijken horen.
Een praktijk heeft drie rollen: eigenaar (alles, ook het abonnement), beheerder (alles behalve het verwijderen van de praktijk; het abonnement, als de eigenaar dat toestaat), tandarts (de eigen afspraken en afspraken zonder tandarts, de patiënten van de praktijk). Medewerkers worden uitgenodigd door de eigenaar of een beheerder.
U bent verantwoordelijk voor wie u uitnodigt, welke rollen u toekent en wat zij in het account van de praktijk doen, en voor het veilig bewaren van wachtwoorden. Vermoedt u ongeoorloofde toegang, schrijf dan naar support@odontoflow.io.

4. Proefperiode

Een nieuwe praktijk krijgt een proefperiode van 14 dagen met alle functies — gratis en zonder kaart. Daarna wordt het account gesloten totdat een abonnement is afgesloten; de gegevens blijven bewaard (artikel 7).

5. Abonnement, prijzen en betaling

Abonnement	Prijs	Periode
Maandelijks	25 €	1 maand
Jaarlijks	250 €	12 maanden

De prijzen zijn exclusief btw. De btw van uw land wordt bij de betaling toegevoegd; voor bedrijven met een geldig EU-btw-nummer geldt de verleggingsregeling (reverse charge). Het abonnement wordt per praktijk betaald; het aantal tandartsen, medewerkers en patiënten is onbeperkt.

De verkoper is Paddle. Bestellingen worden afgehandeld door onze online wederverkoper Paddle.com Market Ltd. Paddle is de verkoper (Merchant of Record) van alle bestellingen: Paddle ontvangt de betaling, stelt facturen op, berekent belastingen en handelt terugbetalingen en betaalvragen af. In het origineel: „Our order process is conducted by our online reseller Paddle.com. Paddle.com is the Merchant of Record for all our orders. Paddle provides all customer service inquiries and handles returns.” Door te betalen aanvaardt u ook de kopersvoorwaarden van Paddle.
Automatische verlenging. Het abonnement wordt automatisch verlengd voor dezelfde periode en afgeschreven via de betaalmethode die in Paddle is opgeslagen, totdat u het opzegt.
Een wijziging van abonnement (maandelijks ↔ jaarlijks) gaat direct in, naar rato: het verschil voor de rest van de periode wordt in rekening gebracht of verrekend.
Mislukte afschrijving. Paddle probeert het enkele dagen opnieuw; de toegang blijft tot het einde van de al betaalde periode. Lukt de betaling niet, dan wordt het account gesloten (artikel 7).
Prijswijzigingen gelden voor de volgende perioden: wij laten het de eigenaar ten minste 30 dagen van tevoren per e-mail weten. Gaat u niet akkoord, zeg het abonnement dan op vóór de verlenging.

6. Opzegging van het abonnement

U kunt het abonnement op elk moment opzeggen via „Instellingen → Abonnement” (beheer via het portaal van Paddle). De opzegging gaat in aan het einde van de betaalde periode: tot die datum werkt het account, daarna wordt het niet verlengd. Tot het einde van de periode kunt u de opzegging ongedaan maken met de knop „Hervatten”. Terugbetalingen volgens het terugbetalingsbeleid.

7. Einde van de toegang en gegevens

Als de proefperiode of het abonnement afloopt, wordt het account volledig gesloten (er is geen alleen-lezen-modus); alleen de abonnementspagina blijft open. Geplande berichten aan patiënten worden niet verstuurd.
De gegevens van de praktijk worden na het einde van de toegang 12 maanden bewaard. Betaalt u, dan is alles weer zoals het was. Vóór de verwijdering ontvangt de eigenaar herinneringen (30 en 7 dagen van tevoren).
Na 12 maanden worden de gegevens van de praktijk volledig verwijderd: patiënten, afspraken, berichten, bestanden, actielogboek, WhatsApp-koppeling. Op verzoek van de eigenaar kunnen ze eerder worden verwijderd.
Gegevensexport. De eigenaar van de praktijk kan alle gegevens van de praktijk exporteren — zolang het abonnement actief is en tot 12 maanden na het einde ervan (via de abonnementspagina): patiënten, afspraken, tandenschema, behandelingen en berichten als CSV-tabellen, patiëntbestanden als archief. Is de export niet beschikbaar in het account, schrijf dan naar support — wij maken hem binnen 30 dagen klaar.
Daarnaast kan de kaart van één patiënt volledig worden afgedrukt of als PDF worden opgeslagen.

8. Gegevens van de praktijk en de patiënten

De gegevens die de praktijk in de dienst invoert, zijn van de praktijk. Voor patiëntgegevens is de praktijk verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker (art. 28 AVG); de voorwaarden staan in de verwerkersovereenkomst.
De praktijk is verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van de verwerking van patiëntgegevens: de grondslag, de informatie aan patiënten, het medisch beroepsgeheim en de bewaartermijnen van medische dossiers volgens de wetgeving van haar land.
WhatsApp-berichten mogen alleen worden verstuurd naar patiënten die toestemming hebben gegeven; het vastleggen van de toestemming op de kaart is de plicht van de praktijk. Zonder deze vermelding verstuurt de dienst geen berichten.
Wij gebruiken de gegevens van de praktijk en de patiënten niet voor eigen doeleinden, verkopen ze niet en tonen geen advertenties.

9. WhatsApp

WhatsApp-herinneringen zijn een extra functie: de dienst werkt ook zonder. Of er een nummer wordt gekoppeld, beslist de praktijk.
Berichten worden verstuurd vanaf het eigen WhatsApp-nummer van de praktijk, dat zij koppelt via QR-code of een code voor het nummer. Het WhatsApp-account is van de praktijk, en de relatie met WhatsApp bestaat tussen de praktijk en Meta: de praktijk aanvaardt de voorwaarden van WhatsApp en leeft ze na.
Hoe de koppeling werkt. De dienst koppelt zich aan het account van de praktijk als gekoppeld apparaat (net als WhatsApp Web) via software van derden. Dit is niet het officiële WhatsApp Business Platform (Cloud API), en Meta ondersteunt deze methode niet. De regels van WhatsApp beperken onofficiële en geautomatiseerde clients, daarom kan WhatsApp het gekoppelde nummer op elk moment beperken of blokkeren — ook zonder overtreding door de praktijk.
Wij raden aan een apart zakelijk nummer te koppelen, niet het privénummer van een medewerker, en alleen berichten te sturen aan patiënten die ermee hebben ingestemd ze te ontvangen.
Wij beperken het risico (verschillende formuleringen van de sjablonen, verzendtijden, alleen patiënten met vastgelegde toestemming), maar kunnen het niet uitsluiten. Door een nummer te koppelen aanvaardt de praktijk dit risico. Wij zijn niet aansprakelijk voor de beperking of blokkering van het nummer, het verlies van het WhatsApp-account of de geschiedenis ervan, voor berichten die niet of te laat aankomen, en voor de gevolgen daarvan.
De inhoud van de berichten, de toestemming van patiënten en het naleven van de regels van WhatsApp zijn de verantwoordelijkheid van de praktijk.
Als WhatsApp zijn regels wijzigt of deze manier van koppelen technisch afsluit, kunnen wij deze functie opschorten of beëindigen; de rest van de dienst blijft werken.

10. Toegestaan gebruik

Het is niet toegestaan: de dienst te gebruiken voor spam en berichten zonder toestemming; gegevens in te voeren zonder grondslag; te proberen toegang te krijgen tot gegevens van anderen of beperkingen te omzeilen; de dienst te belasten met geautomatiseerde verzoeken boven normaal gebruik; toegang door te verkopen; de dienst te kopiëren of te decompileren, behalve waar de wet dat toestaat.

11. Beschikbaarheid en support

Wij streven ernaar dat de dienst zonder onderbrekingen werkt, maar garanderen dat niet: er kan gepland onderhoud zijn (zo mogelijk buiten werktijd en met aankondiging) en storingen bij leveranciers.
Back-ups: dagelijks, naar aparte opslag in de EU (niet op dezelfde server).
Support per e-mail via support@odontoflow.io op werkdagen, in het Engels. Meestal antwoorden wij binnen 3 werkdagen, maar reactie- en hersteltijden zijn niet gegarandeerd.
Wettelijke termijnen houden wij aan: verzoeken over persoonsgegevens binnen een maand (privacybeleid, artikel 8), melding van een datalek volgens de verwerkersovereenkomst, artikel 10.
Support komt alleen met uw toestemming in het account van de praktijk: de eigenaar schakelt „Toegang voor support” in de instellingen in voor 7 dagen (en kan het eerder uitschakelen). Elke toegang wordt vastgelegd in een logboek dat u kunt inzien.

12. Rechten op de dienst

De dienst, de code, het ontwerp en het merk zijn van ons. Het abonnement geeft de praktijk het recht de dienst te gebruiken zolang het abonnement loopt — en meer niet. Ideeën en feedback over de dienst mogen wij gebruiken zonder verplichtingen tegenover u.

13. Aansprakelijkheid

De dienst wordt geleverd „zoals hij is”. Wij zijn niet aansprakelijk voor medische beslissingen die met zijn hulp worden genomen, voor de inhoud van de door de praktijk ingevoerde gegevens en voor storingen van diensten van derden (WhatsApp, betaalsystemen, e-mail, internetproviders).
Wij zijn niet aansprakelijk voor gederfde winst en indirecte schade. Onze totale aansprakelijkheid uit de overeenkomst is beperkt tot het bedrag dat de praktijk in de 12 maanden vóór de gebeurtenis heeft betaald.
Deze beperkingen gelden niet bij opzet of grove nalatigheid en in andere gevallen waarin de wet ze verbiedt.

14. Opschorting en beëindiging

U kunt op elk moment stoppen met het gebruik van de dienst: het abonnement opzeggen en desgewenst de gegevens van de praktijk (op verzoek) en uw account (in het profiel) verwijderen.
Wij kunnen de toegang van een praktijk opschorten of beëindigen bij een ernstige schending van deze voorwaarden, op wettelijke vordering of als de dienst wordt gebruikt om anderen te schaden. Waar mogelijk waarschuwen wij vooraf en geven wij tijd om de schending te herstellen.

15. Mobiele apps

De apps voor iOS en Android zijn gratis en geven met hetzelfde account toegang tot het account van de praktijk. De praktijk registreert en betaalt op de website. Apple en Google zijn geen partij bij deze overeenkomst en zijn niet verantwoordelijk voor de dienst.

16. Wijzigingen van deze voorwaarden

Wij kunnen deze voorwaarden wijzigen. Over wezenlijke wijzigingen informeren wij de eigenaren van de praktijken per e-mail en in de app ten minste 30 dagen van tevoren. Gaat u niet akkoord, dan kunt u het abonnement opzeggen voordat de wijzigingen ingaan.

De dienst wordt momenteel verleend door een natuurlijk persoon. Wij kunnen deze overeenkomst overdragen aan een bedrijf dat wij voor de dienst oprichten, of aan een andere aanbieder die de dienst onder dezelfde voorwaarden voortzet. Over de overdracht informeren wij de eigenaren van de praktijken per e-mail ten minste 30 dagen van tevoren en noemen wij de nieuwe aanbieder; uw gegevens, het abonnement en de betaalde periode blijven behouden. Gaat u niet akkoord, dan kunt u het abonnement opzeggen en de gegevens exporteren vóór de overdracht.

17. Toepasselijk recht en geschillen

Op deze overeenkomst is het recht van Portugal van toepassing. Geschillen die niet in onderling overleg worden opgelost, worden voorgelegd aan de rechtbanken van de Comarca de Faro (Portugal).

18. Contact

Tymofii Shevchenko, R. Tenente Coronel Jorge Vargas Mogo 3DT, 8375-129 São Bartolomeu de Messines (Silves, Faro), Portugal, support@odontoflow.io.