Condizioni d'uso — Odonto Flow

1. Chi conclude il contratto

Queste condizioni sono un contratto tra Tymofii Shevchenko (trabalhador independente, NIF 309697107, R. Tenente Coronel Jorge Vargas Mogo 3DT, 8375-129 São Bartolomeu de Messines (Silves, Faro), Portugal; «noi») e l’organizzazione o il professionista che registra la propria clinica nel servizio Odonto Flow («la clinica», «voi»).

Registrando una clinica o usando il servizio, accettate queste condizioni, l’informativa sulla privacy e l’accordo sul trattamento dei dati, che fa parte di queste condizioni. Chi registra la clinica conferma di essere autorizzato ad agire per suo conto.

Il servizio è riservato ai professionisti. È destinato a studi e cliniche odontoiatriche e a odontoiatri nella loro attività professionale, non ai consumatori. L’utente deve avere almeno 16 anni.

2. Che cos’è il servizio

Odonto Flow è un CRM in cloud per l’odontoiatria: schede dei pazienti con schema dentale e file, visite e agenda, personale con ruoli, promemoria ai pazienti su WhatsApp. Funziona nel browser e nelle app per iOS e Android.

Il servizio non comprende: incasso dei pagamenti dei pazienti, prenotazione online, accesso dei pazienti alle proprie schede. Le funzionalità possono cambiare: sviluppiamo il servizio e possiamo modificare o eliminare funzioni, senza ridurre in modo sostanziale ciò che avete già pagato.

3. Account

L’utente si registra con e-mail e password e conferma l’e-mail. Un utente può appartenere a più cliniche.
La clinica ha tre ruoli: titolare (tutto, compreso l’abbonamento), amministratore (tutto tranne l’eliminazione della clinica; l’abbonamento, se il titolare lo consente), medico (le proprie visite e le visite senza medico, i pazienti della clinica). Il personale viene invitato dal titolare o da un amministratore.
Siete responsabili di chi invitate, dei ruoli che assegnate e di ciò che fanno nell’account della clinica, nonché della custodia delle password. In caso di sospetto accesso non autorizzato, scrivete a support@odontoflow.io.

4. Periodo di prova

Una nuova clinica riceve 14 giorni di prova con tutte le funzionalità, gratis e senza carta. Al termine, l’account viene chiuso fino alla sottoscrizione dell’abbonamento; i dati vengono conservati (sezione 7).

5. Abbonamento, prezzi e pagamento

Piano	Prezzo	Periodo
Mensile	25 €	1 mese
Annuale	250 €	12 mesi

I prezzi sono indicati IVA esclusa. L’IVA del vostro paese viene aggiunta al pagamento; per le aziende con partita IVA UE valida si applica l’inversione contabile (reverse charge). L’abbonamento si paga per clinica; il numero di medici, collaboratori e pazienti è illimitato.

Il venditore è Paddle. Gli ordini sono gestiti dal nostro rivenditore online Paddle.com Market Ltd. Paddle è il venditore (Merchant of Record) di tutti gli ordini: incassa il pagamento, emette le fatture, calcola le imposte e gestisce i rimborsi e le domande sui pagamenti. Nell’originale: «Our order process is conducted by our online reseller Paddle.com. Paddle.com is the Merchant of Record for all our orders. Paddle provides all customer service inquiries and handles returns.» Pagando, accettate anche le condizioni di Paddle per gli acquirenti.
Rinnovo automatico. L’abbonamento si rinnova automaticamente per lo stesso periodo e viene addebitato sul metodo di pagamento registrato in Paddle, finché non lo annullate.
Il cambio di piano (mensile ↔ annuale) ha effetto subito, con ricalcolo: la differenza per il resto del periodo viene addebitata o accreditata.
Addebito non riuscito. Paddle riprova per alcuni giorni; l’accesso resta attivo fino alla fine del periodo già pagato. Se il pagamento non riesce, l’account viene chiuso (sezione 7).
Le variazioni di prezzo valgono per i periodi successivi: ne informeremo il titolare via e-mail con almeno 30 giorni di anticipo. Se non siete d’accordo, annullate l’abbonamento prima del rinnovo.

6. Annullamento dell’abbonamento

Potete annullare l’abbonamento in qualsiasi momento in «Impostazioni → Abbonamento» (gestione tramite il portale Paddle). L’annullamento ha effetto alla fine del periodo pagato: fino a quella data l’account funziona, poi non viene rinnovato. Prima della fine del periodo potete revocare l’annullamento con il pulsante «Riprendi». Rimborsi: secondo la politica di rimborso.

7. Fine dell’accesso e dati

Al termine del periodo di prova o dell’abbonamento, l’account viene chiuso completamente (non esiste la modalità «sola lettura»); resta aperta solo la pagina dell’abbonamento. I messaggi programmati ai pazienti non vengono inviati.
I dati della clinica sono conservati per 12 mesi dopo la fine dell’accesso. Se pagate, tutto torna come prima. Prima dell’eliminazione, il titolare riceve promemoria (30 e 7 giorni prima).
Trascorsi 12 mesi, i dati della clinica vengono eliminati completamente: pazienti, visite, messaggi, file, registro delle azioni, collegamento a WhatsApp. Possono essere eliminati prima su richiesta del titolare.
Esportazione dati. Il titolare della clinica può esportare tutti i dati della clinica, finché l’abbonamento è attivo e per 12 mesi dopo la sua fine (dalla pagina dell’abbonamento): pazienti, visite, schema dentale, prestazioni e messaggi in tabelle CSV, file dei pazienti in un archivio. Se l’esportazione non è disponibile nell’account, scrivete all’assistenza: la prepareremo entro 30 giorni.
Inoltre, la scheda di un singolo paziente può essere stampata o salvata integralmente in PDF.

8. Dati della clinica e dei pazienti

I dati che la clinica inserisce nel servizio appartengono alla clinica. Per i dati dei pazienti, la clinica è il titolare del trattamento e noi siamo il responsabile del trattamento (art. 28 GDPR); le condizioni sono nell’accordo sul trattamento dei dati.
La clinica risponde della liceità del trattamento dei dati dei pazienti: base giuridica, informativa ai pazienti, segreto professionale medico e tempi di conservazione della documentazione clinica secondo le leggi del proprio paese.
I messaggi WhatsApp possono essere inviati solo ai pazienti che hanno dato il consenso; segnare il consenso nella scheda è un obbligo della clinica. Senza questa indicazione, il servizio non invia messaggi.
Non usiamo i dati della clinica e dei pazienti per scopi nostri, non li vendiamo e non mostriamo pubblicità.

9. WhatsApp

I promemoria WhatsApp sono una funzione aggiuntiva: il servizio funziona anche senza. Collegare o meno un numero è una decisione della clinica.
I messaggi vengono inviati dal numero WhatsApp della clinica stessa, che la clinica collega tramite codice QR o codice del numero. L’account WhatsApp appartiene alla clinica, e il rapporto con WhatsApp intercorre tra la clinica e Meta: la clinica accetta le condizioni di WhatsApp e le rispetta.
Come funziona il collegamento. Il servizio si collega all’account della clinica come dispositivo collegato (come WhatsApp Web) tramite software di terzi. Non si tratta della piattaforma ufficiale WhatsApp Business (Cloud API), e Meta non supporta questo metodo. Le regole di WhatsApp limitano i client non ufficiali e automatizzati, per cui WhatsApp può in qualsiasi momento limitare o bloccare il numero collegato, anche senza alcuna violazione da parte della clinica.
Consigliamo di collegare un numero di lavoro separato, non il numero personale di un dipendente, e di inviare messaggi solo ai pazienti che hanno accettato di riceverli.
Riduciamo il rischio (formulazioni diverse dei modelli, orari di invio, solo pazienti con consenso segnato), ma non possiamo eliminarlo. Collegando un numero, la clinica accetta questo rischio. Non rispondiamo della limitazione o del blocco del numero, della perdita dell’account WhatsApp o della sua cronologia, di messaggi non consegnati o consegnati in ritardo, né delle relative conseguenze.
Il contenuto dei messaggi, il consenso dei pazienti e il rispetto delle regole di WhatsApp sono responsabilità della clinica.
Se WhatsApp cambia le regole o chiude tecnicamente questo tipo di collegamento, possiamo sospendere o interrompere questa funzione; il resto del servizio continuerà a funzionare.

10. Uso consentito

Non è consentito: usare il servizio per spam e invii senza consenso; inserire dati senza base giuridica; tentare di accedere a dati altrui o aggirare le limitazioni; sovraccaricare il servizio con richieste automatiche oltre l’uso normale; rivendere l’accesso; copiare o decompilare il servizio, salvo nei casi consentiti dalla legge.

11. Disponibilità e assistenza

Facciamo in modo che il servizio funzioni senza interruzioni, ma non lo garantiamo: possono esserci manutenzioni programmate (se possibile fuori dall’orario di lavoro e con preavviso) e guasti presso i fornitori.
Backup: ogni giorno, in uno storage separato nell'UE (non sullo stesso server).
L’assistenza è via e-mail all’indirizzo support@odontoflow.io nei giorni lavorativi, in inglese. Di solito rispondiamo entro 3 giorni lavorativi, ma i tempi di risposta e di correzione degli errori non sono garantiti.
Rispettiamo i termini previsti dalla legge: richieste sui dati personali entro un mese (informativa sulla privacy, sezione 8), notifica di una violazione dei dati secondo l’accordo sul trattamento dei dati, sezione 10.
L’assistenza entra nell’account della clinica solo con il vostro permesso: il titolare attiva l’«Accesso dell’assistenza» nelle impostazioni per 7 giorni (può disattivarlo prima). Ogni accesso viene registrato in un registro che potete vedere.

12. Diritti sul servizio

Il servizio, il suo codice, il design e il marchio appartengono a noi. L’abbonamento dà alla clinica il diritto di usare il servizio per la durata dell’abbonamento, e nient’altro. Possiamo usare idee e opinioni sul servizio senza obblighi nei vostri confronti.

13. Responsabilità

Il servizio è fornito «così com’è». Non rispondiamo delle decisioni mediche prese con il suo aiuto, del contenuto dei dati inseriti dalla clinica né dei malfunzionamenti di servizi di terzi (WhatsApp, sistemi di pagamento, posta elettronica, fornitori di internet).
Non rispondiamo del mancato guadagno né dei danni indiretti. La nostra responsabilità complessiva ai sensi del contratto è limitata all'importo pagato dalla clinica nei 12 mesi precedenti l'evento.
Queste limitazioni non si applicano in caso di dolo o colpa grave, né negli altri casi in cui la legge le vieta.

14. Sospensione e cessazione

Potete smettere di usare il servizio in qualsiasi momento: annullare l’abbonamento e, se lo desiderate, eliminare i dati della clinica (su richiesta) e il vostro account (nel profilo).
Possiamo sospendere o chiudere l’accesso di una clinica in caso di grave violazione di queste condizioni, per obbligo di legge o se il servizio viene usato per danneggiare altri. Ove possibile, avviseremo prima e daremo il tempo di rimediare alla violazione.

15. App mobili

Le app per iOS e Android sono gratuite e danno accesso all’account della clinica con lo stesso account. La clinica si registra e paga sul sito. Apple e Google non sono parti di questo contratto e non rispondono del servizio.

16. Modifiche alle condizioni

Possiamo modificare queste condizioni. Comunicheremo le modifiche sostanziali ai titolari delle cliniche via e-mail e nell’app con almeno 30 giorni di anticipo. Se non siete d’accordo, potete annullare l’abbonamento prima che entrino in vigore.

Attualmente il servizio è fornito da una persona fisica. Possiamo cedere questo contratto a una società che costituiremo per il servizio o a un altro fornitore che proseguirà il servizio alle stesse condizioni. Comunicheremo la cessione ai titolari delle cliniche via e-mail con almeno 30 giorni di anticipo e indicheremo il nuovo fornitore; i vostri dati, l’abbonamento e il periodo pagato restano invariati. Se non siete d’accordo, potete annullare l’abbonamento ed esportare i dati prima della cessione.

17. Legge applicabile e controversie

Questo contratto è regolato dalla legge del Portogallo. Per le controversie non risolte in via negoziale sono competenti i tribunali della Comarca de Faro (Portogallo).

18. Contatti

Tymofii Shevchenko, R. Tenente Coronel Jorge Vargas Mogo 3DT, 8375-129 São Bartolomeu de Messines (Silves, Faro), Portugal, support@odontoflow.io.